Avis de vacance de poste (Cadre organique) N°: FRMLI/2017/004
Titre fonctionnel: Assistant (e) de la Représentante de la FAO (Secrétaire)
Unité administrative: Représentants de la FAO
Classe: G-5
Lieu affectation: Bamako
Durée: de durée déterminée (1 an renouvelable
N° du poste: 0131970
Code CCGP: 2 1.02
Date de publication: 29 mai 2017
Date limite de dépôt des candidatures: 16 juin 2017
* Pour les candidats internes de la FAO, la durée de l’engagement sera établie en fonction des politiques en vigueur sur la prolongation des engagements.
Les femmes possédant les qualifications requises sont encouragées à présenter leur candidature.
Nous encourageons de même les personnes handicapées à postuler.
Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
Le titulaire du poste pourra être réaffecté à d’autres activités en fonction des besoins de l’Organisation.
Cadre organisationnel
Par l’intermédiaire de ses bureaux de pays, ou des bureaux de ses Représentants, la FAO aide les gouvernements à élaborer des politiques, programmes et projets afin de réduire la faim et la malnutrition et fournit un appui technique au développement durable des secteurs de l’agriculture, de la pêche et des forêts. Les activités des bureaux de pays de la FAO comprennent la conception et la mise en œuvre de programmes de terrain adaptés au pays, la liaison avec les représentants locaux donateurs et les activités de sensibilisation du public et de diffusion de l’information concernant les initiatives de la FAO, par exemple la Journée mondiale de l’alimentation.
Le/la titulaire du poste travaille au sein du Bureau de la FAO à Bamako.
Fonctions et responsabilités du poste
L’assistant (e) de bureau  rend compte au Représentant de la FAO et peut recevoir des orientations de la part d’un (e) fonctionnaire adjoint (e)   secrétaire d’un grand supérieur. Le ou la titulaire du poste agit en toute indépendance, décide des priorités de travail et fait preuve d’initiative pour traiter des dossiers sans précédents. La supervision dont il ou elle fait l’objet est axée sur la qualité de travail effectué. Il  ou elle fournit des orientations et des conseils à d’autres membres du personnel d’appui administratif.
L’assistant (e) apporte un soutien en termes de secrétariat et de travail de bureau à la Représentation de la FAO. Il/elle travaille sous la responsabilité générale du Représentant de la FAO, avec une certaine marge d’autonomie et peut traiter les questions et des documents confidentiels et sensibles. Le (la) titulaire du poste devra accomplir les tâches spécifiques suivantes:
– Recevoir, analyser, distribuer, rédiger, formater et suivre la correspondance et la documentation, à l’arrivée et au départ; trier analyser et identifier les domaines nécessaires une action de la part du Représentant, identifier les dossiers complexes ou sensibles pour un traitement particulier;
– Examiner la correspondance et la documentation au départ pour s’assurer que le format, la grammaire, l’orthographe sont corrects et conformes avec les politiques et procédures du pays; joindre les informations de base nécessaires; entretenir un système de suivi.
– Filtrer et effectuer les appels téléphoniques; répondre au téléphone, aux courriels et aux demandes personnelles; renvoyer les demandes inhabituelles et les questions complexes aux unités concernées, au sein de la FAO et à l’extérieur.
– Gérer le programme et le calendrier du Représentant de la FAO par la planification des réunions et ou leur programmation en raison d’une perturbation ou d’évènements imprévus, réorienter des visiteurs et des personnes qui appellent en cas de besoin, organiser les rendez-vous; préparer des dossiers d’information pour la Représentante et son Assistant sur les questions qui seront abordées lors des réunions et des voyages.
– Dactylographier et formater les rapports, présentations, publications et autres matériaux documentaires pour le FAOR et son Assistant.
– Assurer le contrôle des archives et les dossiers; assurer le suivi des échéances du superviseur et des fonctionnaires et veiller à ce qu’ils respectent les délais prescrits;
– Sélectionner diverses informations provenant de sources variées, (comme l’Intra/Internet, les dossiers des bureaux, l’information et la documentation de la FAO); compiler l’information de base et les matériaux de référence de façon appropriée.
– Assurer les liens protocolaires avec le gouvernement hôte.
– Recevoir avec tact et discrétion les visiteurs de la Représentante de la FAO /Chef du bureau du Mali, et agir selon la situation y compris les réorienter le cas échéant
– Organiser les voyages.
– Organiser les réunions et les évènements tenus dans le pays, en veillant aux équipements, à la restauration, aux voyages, à la logistique, etc.;
– Préparer les correspondances et réunir les documents préparatoires destinés aux participants; apporter un soutien d’administratif pendant les réunions et en assurer le secrétariat.
– Prendre des notes et rédiger les minutes des réunions dans le bureau du superviseur, des réunions de bureau et/ou des réunions officielles.
– Organiser la fourniture de services administratifs centraux, comme les fournitures de bureau, les traductions, les impressions, les services aux bâtiments, etc.
– S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.
Qualifications requises
Domaine de spécialisation
Education secondaire. Formation en secrétariat, en gestion de bureau et/ou en administration générale.
Expérience professionnelle:
Cinq années d’expérience en secrétariat et/ou administration.
Langues:
Une connaissance courante (niveau C) de la langue officielle de la FAO (anglais, français ou espagnol) utilisée comme langue de communication internationale dans le pays et une connaissance courante de la (des) langue(s) locale(s) sont indispensables.
Compétences en TI:
Capacité à utiliser efficacement les logiciels courants de bureau, comme MS Office (Windows, Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Exchange etc.). Très bonnes compétences en matière de dactylographie.
Compétences en gestion de bureau:
Etre capable d’organiser le travail de façon systématique, de définir des priorités et de respecter les délais. Etre capable de structurer et de transmettre l’information dans le format adéquat, avec précision et cohérence.
Compétences en matière de communication interpersonnelle et de travail en équipe:
Etre doté d’un esprit coopératif, flexible, d’une ouverture au travail dans un environnement international. Tact, discrétion, courtoisie et loyauté sont des qualités personnelles essentielles.
Remuneration
Veuillez noter que tous les candidats doivent adhérer aux valeurs de la FAO – Engagement envers l’Organisation, Respect de tous et Intégrité et transparence.
Renseignements complémentaires
Les candidats doivent posséder une bonne connaissance de l’informatique et des logiciels de traitement de textes.
Dans le cadre de la procédure d’évaluation, les candidats pourront être soumis à un examen, qui sera suivi d’un entretien axé sur les compétences.
Il est fortement recommandé aux candidats de s’assurer que les renseignements indiqués sont exacts et complets, notamment en ce qui concerne les emplois occupés, les diplômes et les connaissances linguistiques.
Prière de noter que la FAO ne prend en considération que les titres universitaires et diplômes délivrés par un établissement reconnu figurant sur la liste de l’Association internationale des Universités/UNESCO.
Des postes analogues de la même classe pourront être pourvus au moyen du présent avis de vacance et les candidats retenus pourront être inscrits dans le fichier de candidats de la FAO pendant une période de deux ans.
Il pourra être demandé aux candidats de fournir des évaluations de leurs résultats professionnels.
Comment  présenter sa candidature
Pour présenter une candidature, veuillez remplir le formulaire en ligne (PPF) que vous trouverez sur le site iRecruitment  https://www.fao.org/employment/irecruitment-access/fr/.
Il est demandé aux candidats de joindre une lettre de motivation au formulaire en ligne.
Les dossiers de candidature (le PPF, la lettre de motivation le diplôme et attestation de travail) sont à déposer à la Représentation de la FAO au Mali à Darsalam route de Koulouba BP 1820 Bamako – Mali.
Les dossiers peuvent aussi être transmis par courrier électronique à l’adresse ; FAO-ML@fao.org.
Pour toute question ou toute demande d’aide, s’adresser à: FAO-ML@fao.org
LA FAO EST UN ESPACE NON FUMEUR