DESCRIPTION DU POSTE 

Le Coordinateur des opérations d’appui est responsable de la gestion, de la supervision et du développement de toutes les fonctions et de tous les systèmes des services d’appui, y compris les domaines des achats, de la logistique, des TIC, de l’archivage et de l’administration.

Sous la responsabilité du Directeur pays, le titulaire du poste veillera à ce que la qualité du soutien à la mise en œuvre du programme pays au Mali soit maintenue conformément aux politiques d’Islamic Relief Worldwide, aux meilleures pratiques, aux règlements des donateurs et aux lois applicables.

Responsabilités hiérarchiques : Il a sous sa responsabilité les Équipes d’achat et de logistique, personnel TIC et personnel administratif.

Domaines de responsabilité

• Gestion globale des fonctions de soutien afin d’apporter un soutien opérationnel à la mise en œuvre du programme national.
• Veiller à ce que les directives de IRW en matière d’approvisionnement, de logistique, de TIC et d’archivage soient respectées à tout moment.
• Participer activement aux réunions de l’équipe de Direction, y compris la surveillance collaborative de la mise en œuvre du programme, de l’administration, des opérations et des communications.
• Assurer un suivi et des examens de routine de toutes les opérations et de tous les systèmes administratifs afin qu’ils soient conformes aux politiques et aux meilleures pratiques d’IRW.
• Assurer la coordination interdépartementale entre les équipes de soutien et de programme pour le développement d’outils de planification et de gestion tels que les termes de référence de la mission sur le terrain, le plan d’approvisionnement et les prévisions d’équipement, entre autres.
• S’assurer que le paiement des salaires, des taxes, des assurances et autres contributions déductibles sont comptabilisés, payés et réconciliés en conformité avec les règlements du pays et les politiques de IRW
• Examiner toutes les demandes d’approvisionnement faites par les équipes du programme et du personnel de soutien, en s’assurant de leur conformité avec les politiques d’approvisionnement de IRW et qu’elles s’inscrivent dans le cadre du budget et du plan d’approvisionnement.
• Assurer une mise en œuvre efficace, opportune et de qualité des achats, de la gestion de flotte, de la gestion des actifs et de tous les autres domaines pertinents de la logistique.
• S’assurer que la revue annuelle du registre des actifs et la vérification physique sont effectuées.
• Assurer la liaison avec les équipes logistiques des sous-bureaux et les autres parties prenantes concernées, au besoin, pour les questions liées à la logistique.
• Gérer le processus d’obtention des visas, des permis de travail et des autorisations de voyage pour le personnel et aider le bureau de pays à entretenir des relations positives et fructueuses avec tous les bureaux administratifs et de coordination des affaires humanitaires du gouvernement.
• S’assurer que tous les documents de sauvegarde sont correctement organisés et classés pour une transparence totale et à des fins d’audit.
• Se tenir au courant des pratiques actuelles et des meilleures pratiques dans les domaines de l’aide humanitaire et du développement pour les opérations.
• Identifier les risques de fraude et de corruption et assurer la mise en œuvre d’actions de prévention et de contrôle
• Assurer le renforcement des capacités du personnel national : soutien technique, organisation de formations, et préparation d’un calendrier de formation pour le personnel des opérations dans leur domaine de travail.
• Assurer la gestion du bureau en surveillant et en maintenant la propreté générale du bureau, l’ordre, les fournitures et les articles de bureau.

Profil de la personne

Qualifications, compétences et expérience

• Être de préférence titulaire d’un diplôme en gestion des organisations à but non lucratif, en finances, en relations internationales, en droit humanitaire, en économie ou des domaines connexes.
• Expérience significative (au moins 5 ans) au sein d’une ONG dans des domaines opérationnels, dans des postes à responsabilité croissante.
• Expérience (5 ans) dans l’élaboration et  la mise en œuvre d’activités de gestion opérationnelle et administrative pour une ONG.
• Solides compétences en matière de planification logistique et de résolution de problèmes.
• Hautement organisé et orienté vers les systèmes.
• Expérience de vie et de travail dans des environnements dynamiques et instables et avec des communautés locales.
• Capacité à fonctionner à un niveau élevé au sein d’une structure organisationnelle collaborative.
• Capacité à travailler à partir d’un poste éloigné.
• Compétences informatiques avérées avec MS Office au minimum.

Les candidatures féminines et des personnes vivant avec un handicap sont vivement encouragées

Dossier à fournir

Les dossiers à fournir comprenant :

• Un Curriculum Vitae détaillé
• Une copie légalisée du diplôme Universitaire
• Une lettre de motivation
• Un Casier judiciaire (après le recrutement)

Les dossiers de candidature doivent être envoyer email à l’adresse suivante : Ayo.Bouare@islamic-relief.org.ml  avec la mention « Recrutement d’un Coordinateur des opérations d’appui» au plus tard le 19 juillet à 16h00.