1. Introduction

Une nouvelle entreprise opérant dans le domaine de la Biotechnologie Médicale recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve).

2. Aperçu du poste à pourvoir

Titre : Assistant(e) Administratif(ve)
Le rôle principal de l’Assistant(e) Administratif(ve) est d’aider à la coordination des opérations administratives et financières de l’Entreprise. La personne sera également chargée d’aider le personnel de la société au suivi des différentes activités. L’Assistant(e) Administratif(ve) apportera son assistance au Directeur et au Comptable Principal. L’Assistant(e) Administratif(ve) travaillera dans une équipe multidisciplinaire et devra être doté d’un excellent esprit d’équipe.

3. Taches spécifiques

• Gestion opérationnelle au jour – le – jour des activités administratives du programme par l’organisation du flux de travail et la hiérarchisation des demandes entrantes et le suivi afin d’assurer des réponses rapides ;
• Coordination de la circulation de l’information entre la Société et les partenaires en assurant le suivi des taches selon les besoins ;
• Maintenir un système d’archivage physique et électronique et assurer la conservation de divers documents administratifs ;
• Coordonner les arrangements administratifs et logistiques pour les visiteurs, y compris l’organisation des rendez-vous, la compilation et la fourniture d’informations ou les documents pertinents nécessaires ;
• Préparer et communiquer avec les Finances et l’Administration sur l’approbation des achats dans le respect des procédures de passation des marchés ;
• Assurer la liaison avec les agences de voyages pour gérer la logistique de voyage locaux et internationaux, y compris, les horaires de voyage, la billetterie, les demandes de visa, l’hébergement et le traitement des frais de voyage pour le personnel du programme ;
• Prendre les dispositions nécessaires pour les réunions, ateliers et conférences, et s’assurer que les réservations et les ressources connexes sont fournis y compris la documentation préliminaire ;
• Conseiller et aider les visiteurs internationaux et nationaux sur tous les aspects des indemnités, des réclamations de voyage et d’autres questions financières et calculer les paiements dus pour les réclamations et les services ;
• Participer à des réunions et prendre les minutes ou résumés de réunion ;

4. Diplômes et qualifications

4.1. Diplômes
Licence ou Maitrise dans une discipline appropriée avec une formation formelle en Secrétariat

4.2. Qualifications essentielles
• Maitrise de l’outil informatique
• La capacité à travailler de façon autonome, d’organiser et de hiérarchiser les tâches pour respecter les délais
• Souci du détail, de la précision et de bonnes compétences en matière de tenue de dossier
• Avoir d’excellentes compétences de communication et la capacité de communiquer efficacement avec un large éventail de personnel et de fournisseurs dans la courtoisie, la patience le tact
• La capacité à travailler efficacement en équipe
• Une excellente maitrise de l’Anglais et du Français
• Capacité à travailler après formation avec un minimum de supervision
• Capacité à prendre des initiatives
• Capacité à respecter des délais serrés
• Capacité à anticiper les besoins

4.3. Qualifications souhaitables
• Posséder un diplôme ou un certificat supérieur en administration ou en gestion d’entreprise.
• Une expérience dans la finance et le travail administratif
• Le désir et la capacité de participer à des formations continues et le perfectionnement professionnel.
• Notions en biologie médicale

Les dossiers de candidatures comportant un CV, une copie du ou des diplôme(s) et une lettre de motivation devrons être envoyés par e-mail au contact.us@biomed-rtc.net
Date limite de réception le 30 juin 2021