Poste: Chargé (e) de l’administration

Heures :  Temps plein, 40 heures par semaine      

Lieu :  Bamako, Sikasso, Ségou ou Mopti, Mali

Un salaire :  Selon l’expérience et les qualifications requises

Reportage à :  Directeur administratif et financier

University Research Co., LLC (URC) 

URC est une Société de portée mondiale dédiée à l’amélioration de la qualité des soins de santé, des services sociaux et de l’éducation pour la santé à travers le monde. Avec une filiale à but non lucratif, le Centre pour les Services Humains (CHS), URC gère des projets dans plus de 45 pays, y compris les États-Unis.

Fondée en 1965, URC offre une gamme d’assistance technique pour renforcer les systèmes socio-sanitaires et la qualité des services par l’autonomisation des communautés et des travailleurs de la santé à identifier et localement porter à l’échelle des solutions appropriées aux situations critiques. À l’échelle internationale, nous accroissons l’accès et améliorons la qualité des services liés à la santé maternelle, néonatale et infantile, aux maladies infectieuses, notamment le VIH / SIDA, la tuberculose et la malaria, la santé de la reproduction et la planification familiale, l’alimentation et la nutrition ; les enfants et les familles vulnérables. Aux États-Unis, nous nous concentrons sur l’amélioration de la communication liée aux problèmes comme la toxicomanie, avec un accent particulier sur les populations défavorisées.

La mission de l’URC est de fournir des solutions innovantes basées sur l’évidence pour la santé et les défis sociaux à travers le monde. Veuillez-vous joindre à nous dans la réalisation de notre mission (http://www.urc-chs.com/).

Projet

URC va mettre en œuvre le Projet Santé des Ménages et des Communautés (HCH) de l’USAID Mali. Le but de cette intervention est de réduire durablement la mortalité maternelle, néonatale et infantile (MNC) et d’augmenter l’adoption par les individus et les ménages de comportements sains ainsi que la demande et l’utilisation des services de santé dans les régions de Sikasso, Mopti et Ségou par le renforcement des capacités des Maliens à planifier, financer et gérer leur propre santé aux niveaux individuel, des ménages et communautaire. Cette activité ciblera 26 districts des régions de Sikasso, Mopti et Ségou sur une période de cinq (5) ans.

Rôles et responsabilités 

Le chargé (e) de l’administration appuiera la gestion du bureau et fournira un appui administratif aux départements des achats et des opérations.

• Superviser le personnel de nettoyage du bureau. Supervisez également tous les services externalisés qui soutiennent les opérations quotidiennes du bureau, au besoin.
• Surveillance approfondie de la fonction administrative du bureau, y compris la gestion des réunions et des événements, le respect des politiques et procédures de sûreté et de sécurité, ainsi que l’entretien et les réparations des installations.
• Demande d’exonération fiscale et suivi avec l’USAID
• Maintenir le suivi des exemptions pour les exemptions qui ont été soumises et celles qui ont été reçues de l’USAID.
• Suivi des contrats de location et de leur renouvellement.
• Assurer la liaison avec le projet HSS, pour le remboursement des coûts associés à la sous-location des bureaux régionaux.
• Travailler avec le responsable des achats, créer et maintenir une base de données à jour des vendeurs / fournisseurs auprès desquels les achats doivent être effectués.
• Soutenir le responsable des achats dans la préparation des journaux des bons de commande et des suivis BPA sur une base mensuelle et de les soumettre au siège social.
• Suivi avec les entrepreneurs pour assurer un service et un entretien appropriés du matériel de bureau, c’est-à-dire des générateurs, des photocopieurs, des imprimantes, des climatiseurs, etc.
• Gérer l’inventaire des installations de bureau pour assurer l’étiquetage et la marque des actifs.
• Avec le responsable des achats, prendre les dispositions logistiques (réservations d’hôtel) et assurer la liaison avec le gestionnaire de flotte pour le transport du personnel du projet voyageant en dehors de leur région ou pour les visiteurs internationaux.
• Assurer la liaison avec les achats pour recevoir le stock acheté pour toutes les fournitures de bureau générales et assurer la garde et l’utilisation et l’entretien appropriés des fournitures de bureau.
• Être responsable de l’organisation des magasins; il / elle recevra, délivrera et s’assurera que tous les stocks dans les magasins sont sûrs et correctement enregistrés sur une base quotidienne.
• Superviser l’entretien régulier et la maintenance du magasin, en s’assurant de la disponibilité d’une quantité adéquate de papeterie de bureau, de matériel de nettoyage et d’autres produits dans les magasins.
• Effectuer des inventaires mensuels des stocks et s’assurer que les fiches de stock sont créées, à jour et exactes.
• Faciliter les arrangements et préparer tous les envois et documents d’expédition (bon de livraison, lettre de voiture, etc.) pour l’inventaire à transporter dans les régions.
• Maintenir la confidentialité dans le traitement de toutes les questions de personnel.
• Effectuer d’autres tâches comme assignées.

Qualifications minimales 

Expérience et qualifications requises

• Baccalauréat en administration des affaires ou diplôme connexe
• Au moins 3 ans d’expérience en administration et en gestion de bureau.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale et en relations interpersonnelles
• Maîtrise des produits Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
• Souci du détail, capacité à prioriser et à gérer plusieurs tâches

Expérience & qualifications souhaitées  

• Une expérience de travail antérieure sur un projet de l’USAID ou un autre projet de développement est souhaitable.
• Bonnes aptitudes interpersonnelles et de communication
• Capacité à maintenir un haut niveau d’intégrité et de confidentialité
• Compétences fonctionnelles en anglais

Nota Bienne : Seuls les candidats admissibles pour travailler au Mali pour une durée indéterminée sans besoin de sponsorisation seront pris en compte pour ce poste.

Dépôt de candidature 

Pour une prise en considération immédiate, veuillez visiter la page web des Opportunités de carrière d’URC à  www.urc-chs.com/careers.

Vous devez télécharger votre CV et votre Lettre de présentation à l’adresse indiquée. Veuillez aussi remplir le formulaire de candidature et aussi joindre le Formulaire USAID Form 1420 Contractor Employee Biographical Data Sheet (Formulaire USAID 1420 de données biographiques de l’entrepreneur et de l’employé).

En raison du grand nombre de demandes que nous recevons, seuls les candidats qui remplissent les conditions d’expérience et de qualifications requises pour ce poste seront contactés. N’appelez pas, s’il vous plaît. Cependant, puisque nous sommes actifs dans le monde entier dans le domaine de la santé publique, nous pourrions souhaiter conserver votre CV dans notre base de données pour d’autres opportunités, sauf si vous nous indiquez autrement. Merci beaucoup de votre intérêt. 

URC est fier d’être un Employeur Offrant des Chances égales à l’emploi.

Nous apprécions et recherchons la diversité dans nos rangs.