SOS VILLAGES D'ENFANTS MALI recrute: Secrétaire de direction

L’offre a expiré.

NOUS RECRUTONS POUR NOTRE PROGRAMME DE KITA UNE (01) SECRETAIRE

SOS Villages d’Enfants Mali agit en tant qu’organisation non-gouvernementale à vocation sociale. Indépendants, respectueux des différentes religions et cultures, nous intervenons dans des pays et communautés où notre mission peut contribuer au développement. Nous œuvrons dans l’esprit de la Convention des Nations Unies pour les Droits de l’Enfant et nous soutenons ces droits à travers le monde.

Dans le cadre du renforcement de son équipe, SOS Villages d’Enfant Mali recherche pour le :

Programme SOSVE de Kita : Une (01) Secrétaire de direction
Lieu du poste : Basé à Kita
Durée du contrat : un (01) an renouvelable.
Date de début souhaité : dès que possible

RESUME DU POSTE

Sous la supervision du Manager Village d’Enfants (VE) et basé à Kita, le (la) Secrétaire Réceptionniste appuiera les différents collaborateurs du bureau du Programme à Kita à la bonne gestion des travaux du Secrétariat, de l’administration.

PRINCIPALES RESPONSABILITES ET TACHES

GESTION DES TRAVAUX DE SECRETARIAT

Accueillir les partenaires et visiteurs et les orienter vers les personnes concernées (les faire patienter au besoin) ;
Recevoir, filtrer et dispatcher les appels téléphoniques ;
Rédiger des notes ou correspondances à partir des consignes orales ou manuscrites ;
Recevoir, traiter et expédier le courrier conformément au fonctionnement interne ;
Saisir, Scanner, photocopier, relier et faxer des documents ;
S’assurer que les stocks de fournitures de bureau et produits divers (d’entretien et alimentaires) sont bien utilisés et ne sont pas en rupture ;

ASSISTANCE DANS LA GESTION ADMNISTRATIVE

Gérer l’agenda des responsables hiérarchiques à leur demande (prise de rendez-vous) ;
Assister le Manager Village d’Enfants dans les procédures d’achat/approvisionnement/stock de biens de fournitures du bureau ;
Elaborer et assurer un suivi correct des ordres de missions ;
Assister le Programme dans l’organisation des voyages et déplacements du personnel et des partenaires ;
Appuyer dans l’organisation des mouvements des véhicules du bureau de Kita et faire le suivi des véhicules en collaboration avec les chauffeurs ;
Apporter un appui logistique aux missionnaires : personnel et partenaires de SOSVE (accueil, réservation d’hôtel, déplacements, etc.) ;
Aider à l’organisation des ateliers et de séminaires ou des rencontres du personnel du programme ;
Veiller/superviser l’entretien et le nettoyage des bureaux et des chambres des hôtes fait par les femmes de ménage;
Etablir les procès-verbaux/compte rendus/rapports des rencontres nationales et les envoyer aux participants ;
Gérer la petite caisse ;
Agir promptement et positivement en donnant un appui nécessaire aux autres collègues pour le bon fonctionnement du service ;
Accomplir toute tâche qui lui sera confiée par son superviseur.

PROFIL

Formation:

Diplôme en Secrétariat/ Bureautique ou tout autre diplôme équivalent.

Expérience professionnelle:

Avoir au moins 3 ans d’expérience professionnelle, dans un poste relatif (au sein des ONG ou Agences internationales de développement serait fortement appréciée) ;

Compétences:

Être capable de travailler en équipe et sous pression;
Excellentes qualités dans les relations interpersonnelles, en matière de communication et dans la construction des relations ;
Etre accueillant, courtois et discret ;
Excellentes connaissances informatiques (Word, Excel, Outlook, Power point, Internet…).

Langues: Parfaite maîtrise du français à l’écrit comme à l’oral.

Si vous êtes intéressé par ce poste, veuillez envoyer votre candidature (CV actualisé, incluant au moins les contacts de trois (03) personnes de références (professionnelles) + lettre de motivation adressée au Directeur National de SOS Villages d’Enfants Mali) au plus tard le 03 mai 2021 à 16 H 00 à l’adresse électronique suivante : recrutement@sos-mali.org; en indiquant le titre du poste à l’objet du courrier électronique “ Secrétaire Kita“ condition pour que votre candidature soit considérée.

Conformément à la politique de protection de l’Enfant de l’organisation, les candidats à un emploi seront soumis à des vérifications y compris celui du casier judiciaire.

NB : Les dossiers reçus de candidatures ne seront pas retournés. Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s.