Termes De Référence pour la fourniture, installation et formation à la prise en main d’un (01) logiciel de gestion des Ressources Humaines (RH)

Objet : Fourniture, installation et formation à la prise en main d’un logiciel de gestion des ressources humaines

La présente prestation est en un (01) lot.

I – Contexte et justification

Help – Hilfe zur Selbsthilfe, est une organisation non gouvernementale, qui apporte son aide aux peuples en détresse indépendamment de leurs origines ethniques et sociales, de leur nationalité, de leur sexe et de leurs convictions religieuses. Elle intervient au Mali depuis novembre 2013 à la suite de la crise au nord du pays de 2012.

Actuellement, Help évolue dans les domaines du relèvement économique, la santé nutrition, la sécurité alimentaire, urgence, plaidoyer, les violences basées sur le genre (VBG) et le WASH.

Pour gérer au mieux le personnel, Help voudrait se doter d’un logiciel de gestion des Ressources Humaines adapté à ses besoins spécifiques.

II – Objectifs :

Objectif général :

Doter Help d’un logiciel de gestion des ressources humaines qui répondra à ses besoins spécifiques.

Objectifs spécifiques :

Spécifiquement, le logiciel doit pouvoir prendre en compte :

• Une centaine de salariés extensible.
• Plusieurs projets et codes budgétaires dans une seule base de données,
• Prise en charge des variables mensuelles de paie (congés, arrêt maladie, suivi ancienneté, heures supplémentaires, primes, indemnités, calcul du solde de tout compte, avance sur salaire, etc.), avant l’élaboration des bulletins et pouvoir ajuster en fonction des cas individuels,
• Pouvoir prendre en compte les planifications des congés,
• Pouvoir générer les virements et déclarations sociales (INPS, Impôt, Amo) automatiquement et par projet (format PDF et Excel),
• La personnalisation des fiches de paie par salarié,
• Capable d’ajouter/supprimer des fonctions dans la grille de fonction et de salaire et de pouvoir exporter ces grilles sous format Excel,
• Pouvoir créer/supprimer des salariés avec la possibilité de créer les contrats systématiquement,
• Garder la traçabilité des modifications faites dans les transactions ;
• Pouvoir automatiser les différents modes de paiement (chèque, espèce, virement),
• Pouvoir générer le solde de tout compte automatiquement,
• Possibilité de prendre en compte les prestataires et stagiaires (création / honoraire / IBIC),
• Pouvoir donner la possibilité de ressortir le coût total mensuel, les taxes et cotisations etc. d’un poste avant de décider pour d’éventuelle budgétisation (recrutement, ou changement de salaires),
• La possibilité d’importer (Les primes, Les avances, Les retenues fixes, Les heures travaillées, Les congés, La liste du personnel, Etc.),
• Pouvoir importer / exporter un salarié d’un projet à un autre,
• Possibilité de partager les couts d’un salarié entre plusieurs projets ;
• Pouvoir planifier et prendre en charge les formations,
• Pouvoir éditer le rapport staff et les statistiques,
• Et aussi pouvoir clôturer/déclôturer le mois au besoin,
• Le logiciel doit pouvoir faire interface avec le logiciel comptable Winpaccs (de préférence). 

NB : le logiciel doit être en multi-post et fonctionnel en hors connexion.

III – Méthodologie suggérée

L’adjudicateur réalisera :

• Une formation à l’utilisation de cinq (05) personnes,
• Le suivi à distance nécessaire (A préciser par le soumissionnaire),
• Un accompagnement jusqu’à la prise en main totale (Temps à préciser par le soumissionnaire), 

IV – Soumission et Méthodologie de sélection :

Soumission des offres :

Les entreprises intéressées peuvent passer retirer les documents de soumission et remplir le formulaire de retrait des offres tous les jours de 8H à 16H00 au secrétariat de Help à Bamako à l’adresse ci-dessous indiquée.

La sélection des prestataires se fera selon la méthode « qualité technique – coût ».

Vous pouvez obtenir des renseignements supplémentaires au bureau de Help à Bamako sis à ACI 2000, rue 382, près du Conseil Malien des Chargeurs, Email : maliprocurement@help-ev.de – Tel : 20 29 10 76, personne de contact : 223 99 66 97 39/66 75 79 71

Par ailleurs, vous devez joindre à votre proposition :

• Copie certifiée conforme du Registre de Commerce ;
• Copie certifiée conforme du NIF (Numéro d’Identification Fiscal) ;
• Copie certifiée conforme du Quitus Fiscale en cours de validité ;
• Copie certifiée conforme de l’Attestation de l’INPS en cours de validité
• Attestation de domiciliation bancaire (Relevé d’identité bancaire) ;
• Code de conduite des fournisseurs de Help
• Conditions générales pour les contrats de Services de Help
• Déclaration pour les candidats, les soumissionnaires et les fournisseurs de Help
• Confirmation de conformité

Aussi, veuillez noter que :

• Les dépenses afférentes à l’établissement des propositions et aux négociations relatives au contrat, y compris celles liées aux visites auprès des services de l’Autorité Contractante, ne constituent pas un coût direct de la Mission et, à ce titre, ne sont pas remboursables ;
• La Direction de Help-Hilfe zur selbsthilfe au Mali se réserve le droit de ne donner aucune suite à toute ou partie de la présente consultation.

Vos offres restent valables pour une période de cent vingt (120) jours, accompagnées des différentes pièces citées ci-dessus, devront parvenir au plus tard le 12 Mai 2021 à 17 h00mn au Bureau de Help à Bamako sis à ACI 2000, Tel : 20 29 10 76 ou par mail : maliprocurement@help-ev.de

Comparaison et évaluation des offres

L’analyse des offres se fera en deux phases : l’analyse des offres techniques et celle des offres financières.

La note définitive (note totale pondérée) est égale à la somme de la note technique et financière.

Evaluation des offres techniques: (notée sur 60 points)

• L’expérience du prestataire soutenue par des preuves (PV ou certificat) : 30 points
• La méthodologie de travail : 10 points
• L’expérience du personnel proposé (CV et copies légalisées des diplômes) : 15 points
• Planning de travail : 5 points

Evaluation des offres financières: (notée sur 40 points) 

La pondération:

La formule utilisée pour établir les scores financiers est la suivante :

Sf = 40 x Fm/F,

Sf étant le score financier,

Fm la proposition la moins disante

et F le montant de la proposition considérée.

NB : L’offre la moins disante obtient automatiquement le maximum (40) points

Les points respectifs attribués aux propositions technique et financière sont :

La proposition technique = 0,6 et la proposition financière = 0,40.

LE SOUMISSIONNAIRE QUI AURA LA NOTE FINALE (TF) LA PLUS ELEVEE SERA RETENU.

EN CAS D’ÉGALITÉ LA PREFERENCE SERA ACCORDÉE AU SOUMISSIONNAIRE QUI AURA OBTENU LA MEILLEURE NOTE TECHNIQUE. 

Un soumissionnaire dont l’offre n’est pas retenue, ne peut contester pour quelque motif que ce soit le bien-fondé de la préférence donnée aux propositions d’un concurrent, ni être indemnisé de ce fait.

Les offres financières des soumissionnaires n’ayant pas obtenu la note de qualification technique (60/100) ne sont pas ouvertes.