MINISTERE DES MINES L’ENERGIE ET DE L’EAU 

PROJET SYSTEMES HYBRIDES D’ELECTRIFICATION RURALE (SHER) 

 Financement : CRÉDIT IDA N° 6472-ML  

APPEL A MANIFESTATION D’INTERET 

SERVICES DE CONSULTANT POUR LA MISE EN PLACE D’UN SYSTEME D’ARCHIVAGE NUMERIQUE DES FONDS DOCUMENTAIRES DE PASSATION DES MARCHES      

Référence dans le plan de passation de marché (mise à jour N°11)

L’Agence Malienne pour le Développement de l’Energie Domestique et de l’Electrification Rurale (AMADER), Etablissement Public à caractère Administratif doté de la personnalité morale et de l’autonomie financière a été créée en mai 2003.  L’AMADER a pour mission principale la maîtrise de la consommation d’énergie domestique et le développement de l’accès à l’électricité en milieu rural et périurbain.

L’objectif général de l’AMADER est d’aider le Gouvernement Malien dans ses efforts pour améliorer l’accès des populations rurales défavorisées à des services énergétiques de base qui permettront d’atteindre les objectifs de croissance économique et de réduction de la pauvreté y compris ceux découlant des objectifs du Millénaire pour le Développement.

Au cours des dernières années, sur financements de bailleurs de fonds multilatéraux et des partenaires techniques et financiers, l’AMADER a mis en œuvre de nombreux projets d’électrification rurale, entre autres :

• Systèmes Hybrides d’Electrification Rurale (SHER) dans 50 localités sur financement de la Banque mondiale.
• Projet hybride et accès rural à l’électrification dans 60 villages sur financement de l’AFD.
• Electrification de quelques villages par l’énergie solaire hybride sur financement de la BADEA/ADFD.
• Projet Energie solaire pour le Developpement Rural dans 24 villages, sur financement de la Banque Islamique de Developpement (BID)

La planification et la mise en œuvre effective des différents Projets a donné lieu à la production d’une importante masse de documents (Passation de marchés, Etudes, Travaux & Contrôle des travaux, Suivi-évaluation, Gestion financière, Audits financiers et techniques, mesures environnementales, etc.,).

Ces différents documents représentent la mémoire informationnelle, financière et technique du des projets qui doit être préservée durablement à des fins de preuves, d’exploitation ultérieure et de capitalisation.

A ce jour, les fonds documentaires accumulés sont très volumineux et un traitement global à la clôture des projets serait fastidieux. De ce fait, la prestation de numérisation est nécessaire.

L’objectif global est de mettre en place un système de numérisation des documents (Passation de marchés, Etudes, Travaux & Contrôle des travaux, Suivi-évaluation, Gestion financière, Audits financiers et techniques, mesures environnementales, etc.,) produits et stockés sous forme papier afin de faciliter l’accès, l’échange et la préservation des originaux de la dégradation.

Une fois dématérialisé, tout document pourra être transmis et mis à disposition sous format numérique. Ainsi plusieurs personnes pourront accéder aux documents simultanément, depuis des lieux géographiquement éloignés ou non sans qu’il soit nécessaire de se soucier s’il est déjà consulté ou de devoir le dupliquer à nouveau.

Les objectifs spécifiques de la consultation sont :

• Recenser, organiser, classer l’ensemble des Dossiers de Passation de Marchés produits de 2014 à 2021 et stockés dans les bureaux de la passation des marchés.
• Procéder à la dématérialisation des supports papiers à travers les techniques de Numérisation.
• Verser les documents numériques dans un support informatique fiable et sécurisé pour les rendre disponibles tout au long de la vie de l’AMADER.

La numérisation des fonds documentaires financiers permettra d’atteindre les résultats attendus ci-après :

• Disposer sur un support informatique sécurisé toute la documentation des marchés et contrats exécutés ;
•  L’accès aux documents par les instances de contrôle interne ou externe est facilité par la mise en ligne de documents numériques disponibles immédiatement et en permanence ;
• Disponibilité d’une copie numérique qui selon le cas devra assurer la pérennité des données.

Afin de déterminer son niveau d’effort, chaque prestataire est tenu de visiter et apprécier l’état des documents physiques. 

L’inventaire des documents par les prestataires s’effectuera dans les locaux de l’AMADER sis à Badalabougou, Ex CRES et portera sur l’ensemble des documents (Passation de marchés, Etudes, Travaux & Contrôle des travaux, Suivi-évaluation, Gestion financière, Audits financiers et techniques, mesures environnementales, etc.,) produits de 2014-2021

Compte tenu des volumes stockés, les prestations de numérisation des documents inventoriés et de sauvegarde informatique se feront dans un délai minimum de 90 Jours.

Il doit décrire avec clarté sa Méthodologie de numérisation pour atteindre les résultats attendus.

Le consultant doit avoir les qualifications suivantes :

• Etre un cabinet spécialisé dans le domaine de l’ingénierie documentaire et l’archivage ayant au moins 5 ans d’expérience dans la réalisation de projets similaires au Mali. ;
• Ayant au moins 10 années d’expérience en études, contrôle des travaux de construction de bâtiment
• Ayant réalisé au moins cinq (05) prestations similaires.

NB : Par similarité on entend archivage numérique de documents d’une structure similaire (administration, projets etc…)  

Disposer d’un personnel permanent composé au moins de :

• Un archiviste ayant 10 ans d’expérience professionnelle ;
• Un ingénieur informaticien ayant 10 ans d’expérience professionnelle ;
• Un spécialiste en numérisation de document ayant 05 ans d’expérience professionnelle.

L’Agence Malienne pour le Développement de l’Energie Domestique et de l’Electrification Rurale (AMADER) invite les firmes de consultants (« Consultants ») admissibles à manifester leur intérêt à fournir les services décrits ci-dessus. Les Consultants intéressés doivent fournir les informations démontrant qu’ils possèdent les qualifications requises et une expérience pertinente pour l’exécution des Services. ; à ce titre, ils justifieront qu’ils possèdent des références récentes de prestations similaires à la mission.

NB : Les attestations de services faits/ou de bonne exécution ainsi que les pages de gardes et de signatures des contrats similaires doivent être fournies. La non-fourniture de ces documents entraine le rejet systématique du dossier.

Il est porté à l’attention des Consultants que les dispositions de la clause 3.15 d) du « Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs sollicitant le Financement de Projets (FPI) » datées de Juillet 2016 relatives aux règles de la Banque mondiale en matière de conflit d’intérêts sont applicables.

Un Consultant sera sélectionné selon la méthode de Sélection « Qualifications des consultants (QC) »

Les consultants intéressés peuvent obtenir des informations complémentaires pendant les jours ouvrables à l’adresse ci-dessous de 08 heures à 16 heures TU.

Les manifestations d’intérêt doivent être déposées par courrier ou transmises par courrier électronique à l’adresse ci-dessous au plus tard le 24mars 2021 avec la mention suivante :

Agence Malienne pour le Développement de l’Energie Domestique et de l’Electrification Rurale (AMADER)
Offre de Manifestation d’intérêt pour le « Mise en place d’un système d’archivage numérique des fonds documentaires de passation des marches ».

L’adresse dont il est fait référence ci-dessus est : Agence Malienne pour le Développement de l’Energie Domestique et de l’Electrification Rurale (AMADER) : Secrétariat de l’AMADER : Mme SISSOKO Sékoba SISSOKO, secrétaire, Colline de Badalabougou immeuble N°02 de l’ex CRES BP E 715 Tél : (00223) 20 23 85 67, Fax : (00223) 2023 82 39, Email : amader@amadermali.net ; aomaiga2014@gmail.com , Bamako, République du Mali.