Le Programme d’Appui au sous-secteur de l’Irrigation de Proximité (PASSIP), dans sa phase IV est financé par le ministère Fédéral Allemand de la Coopération économique et du Développement (BMZ). Il est mis en œuvre par la Coopération Technique Allemande sous une convention d’exécution avec le Ministère de l’Agriculture, de l’Elevage et de la Pêche (tutelle politique du projet). La responsabilité de la mise en œuvre de la convention est déléguée à la Direction Nationale du Génie Rural (DNGR). Dans ce contexte, le PASSIP entrepris à Kayes des actions visant la promotion des chaines de valeurs maraichère et piscicole en vue d’atténuer les impacts du Covid 19 sur les populations vulnérables.

Dans le cadre des activités du dit Programme, le Bureau de la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) à Bamako, lance l’avis de recrutement pour : Un (e) Assistant (e) Administratif / ve et Financier / ière. 

• Localisation du poste: Kayes
• Nature du contrat : CDD (du 1er mars au 31 décembre 2021), 10 mois avec possibilité de renouvellement
• Classification: Bande 2

Domaine de responsabilité

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

• Assurer une bonne gestion de la trésorerie (Caisse et Banque) et les tâches de secrétariat
• Gestion de l’administration en générale (voyages, évènements, etc…)
• Gestion de la logistique

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

Attributions

Domaine d’attributions : Secrétariat

Le/la titulaire du poste assurera les activités suivantes :

• Accueillir les visiteurs et répondre à leurs demandes ;
• Traiter les courriers, les dossiers et les documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage) ;
• Planifier les réunions internes et externes et réserver les salles de réunion ;
• Rédiger les comptes rendus des réunions ;
• Reproduire & classer les documents ;
• Rédiger ou préparer les correspondances à adresser aux partenaires ;
• Assurer les achats conformément aux besoins de l’antenne ; 

Domaine d’attributions : Gestion de la trésorerie

Le/la titulaire du poste assurera les activités suivantes :

• Préparer les appels de fonds de l’antenne ;
• Préparer les approvisionnements de la caisse ;
• Tenir la caisse et le journal de caisse ;
• Effectuer les dépenses ;
• Remplir le journal de caisse et suivre le solde en lien avec la Coordinatrice de l’antenne et la Responsable financière ;
• Réceptionner et vérifier la conformité des factures ;
• Contrôler le solde de la caisse ;
• Effectuer le rapprochement de la caisse en lien avec la Coordinatrice de l’antenne et le Responsable du programme ;
• Saisir les libellés, coller et classer les factures chronologiquement et rigoureusement avec les codes KOMP ou d’activité selon les besoins du programme ;
• Saisir les journaux de caisse dans le logiciel cash book ;
• Imputer les factures selon le plan comptable du Programme ;
• Effectuer le classement et l’archivage des documents ;
• Garantir la sécurité de la caisse et la confidentialité des informations ;
• Assurer la remise des titres de paiement (chèques au prestataires et fournisseurs) ;
• Assurer le lien avec les autres antennes et le Bureau central du PASSIP à Bamako. 

Domaine d’attributions : Gestion des évènements et des voyages

Le/la titulaire du poste assurera les activités suivantes :

Gestion et coordination des événements (ateliers, formations, séminaires) :

• Organiser les ateliers, formations, séminaires, réceptions, conférence, etc… ;
• Développer un portefeuille de fournisseurs, prestataires et prospects fiables ;
• Établir un cahier des charges (TDR) adapté à chaque évènement en collaboration avec les conseillers (ères) techniques
• Proposer des salles de conférence adaptées et organiser une prestation de traiteur (restauration) ;
• Réaliser la gestion des aspects administratifs liés à l’organisation de l’évènement ;
• Procéder au paiement des indemnités pour les participants conformément aux listes de présence journalières liées à l’évènement ;
• Recevoir et vérifier les justificatifs liés à l’événement tout en veillant au respect des exigences de la GIZ en termes de la recevabilité des pièces justificatives.

Gestion des voyages

• Recevoir les demandes de mission de terrain et les ordres de mission validés ;
• Réserver les hôtels pour les missionnaires conformément à la liste des hôtels partenaires validés par le SRMO de la GIZ ;
• Suivre de près et avec les moyens donnés par le cluster les créances et assurer des décomptes dans les plus brefs délais.

Autres attributions : Gestion logistique

Le/la titulaire du poste assurera les activités suivantes :

Gestion de la chaîne d’approvisionnement

• Réaliser les achats localement et appuyer conformément aux P&R les chargés d’approvisionnement des autres Programmes sur les achats locaux, régionaux de biens et services : identification du besoin, consultation du marché, commande, suivi, réception, contrôle de la conformité ;

Gestion du parc de véhicule et des déplacements

• Superviser l’optimisation du planning d’utilisation des véhicules tout en tenant compte des règles de sécurité : affectation des véhicules pour missions et courses intra-muros ;
• Gérer avec rigueur et équité le pool des chauffeurs, concernant les courses en ville et les missions en dehors de la ville ;
• Renforcer les procédures de gestion du parc automobile depuis l’utilisation jusqu’à la maintenance et les réparations, superviser en lien avec la Responsable logistique les opérations d’entretien (entretien préventif) et de réparations du parc de véhicules ;
• En étroite collaboration avec la Responsable logistique, contrôler et analyser mensuellement les chiffres de consommation de carburant ; s’assurer qu’ils sont corrects et conformes à l’utilisation qui est faite des véhicules, sur base des données issues des carnets de bord.

Gestion du bâtiment

• Collaborer avec le SRMO et l’administration à Bamako au contrôle, mutualisation et renforcement des services de gardiennage dans les bâtiments du programme,
• Superviser la bonne gestion des locaux : gestion du personnel de nettoyage, aménagement, entretien & maintenance, sécurisation, suivi du mobilier,

Gestion des équipements et des stocks

• S’assurer de la bonne utilisation des équipements (ordinateurs, matériels informatiques, téléphones-satellites, etc. …) ainsi que de la régularité de leur entretien et de leur maintenance ;
• Réaliser les contrôles (inventaires) pour assurer la bonne gestion des équipements avec l’appui de la Responsable logistique ;
• Organiser / appuyer à la remise des équipements à des partenaires ou à des groupes cibles conformément aux procédures de la GIZ ; assurer l’établissement des attestations de remise etc… ;
• Vérifier la qualité, la quantité et la conformité des produits, articles et consommables lors de leur réception ;
• Stocker les produits, articles et consommables ;
• Réaliser des inventaires de stocks ;
• Gérer les entrées et les sorties de stocks à travers des fiches de stocks ;
• Garantir la disponibilité des produits, articles et consommables.

Qualifications, compétences et expérience requises

Qualification :

• Maîtrise en gestion, comptabilité, commerce, droit, finance-contrôle de gestion-audit, ou en communication d’entreprise ; autres diplômes connexes

Expérience professionnelle :

• Expérience probante minimale de 3 ans dans un poste similaire

Autres connaissances/compétences :

• Personnalité affirmée pour faire respecter les règles de la GIZ
• Gestion commerciale
• Techniques de communication
• Organisation d’évènements
• Gestion budgétaire
• Maîtrise d’Excel et d’Outlook
• Sens de l’organisation et curiosité de questionner sur les données sensibles
• Forte réactivité et surtout proactivité, et goût de la précision
• Capacité à développer et entretenir un réseau professionnel sectoriel
• Maîtrise des techniques du transport, du transit et de la gestion du parc de véhicules
• Connaissance en gestion des risques (déplacements en zone en conflit, incendie, 1er secours)
• Connaissance en gestion de stocks
• Connaissance des lois fiscales et juridiques en matière de transport
• Connaissances générales en informatique (maîtrise du MS pack office, Excel, Outlook, Onsite Asset, etc.)

Les dossiers de candidature doivent comprendre : une lettre de motivation, un curriculum vitae, des copies certifiées conformes des diplômes et attestations, les coordonnées de trois personnes de référence.

Dépôt des dossiers :  Tout dossier de candidature comportant la mention de l’intitulé complet du poste : « Candidature au poste « Un (e) Assistant (e) Administratif / ve et Financier / ière », doit être : envoyé par mail à : recrutementmali@giz.de

La date de clôture des soumissions est fixée au 24 février 2021 à 17h00. Si vous avez besoin de renseignements complémentaires, adressez-vous par mail à recrutementmali@giz.de.

La GIZ encourage les candidatures féminines et celles des personnes en situation de handicap. 

Seules les candidatures présélectionnées sur dossiers seront contactées