AVIS DE RECRUTEMENT
L’organisation Muso recrute : 1 Coordinateur de la chaîne d’approvisionnement
Titre du poste: Coordinateur de la chaîne d’approvisionnement
Supervisé par: Le Directeur Général des Opérations
Superviser pour : Pas de subordonnés directs pour le moment, possibilité d’extension
Durée du contrat: Contrat de deux ans renouvelable sous réserve d’un essai réussi de 6 mois
I. Contexte et justification
Muso est une organisation de santé mondiale sans but lucratif. En collaboration avec des partenaires gouvernementaux, nous construisons des systèmes de santé pour sauver des vies en atteignant les patients plus rapidement, dans les heures suivant la maladie et dans les communautés les plus pauvres. Muso croit fermement que personne dans le monde ne devrait mourir par manque de soins et nous travaillons donc à en faire une réalité. Vous pouvez en apprendre davantage sur notre travail en visitant notre site web : www.musohealth.org
Au cours des 5 dernières années, Muso a connu une croissance exponentielle : d’une équipe de 20 personnes à un effectif de plus de 100 personnes. Notre budget annuel a augmenté de 500%. Nous sommes passés d’une population de 100 000 personnes à plus de 350 000, et nous fournissons maintenant aussi une assistance technique aux gouvernements du Mali et de la Côte d’Ivoire à l’échelle nationale. Avec une croissance d’une telle ampleur, le besoin de médicaments, de fournitures médicales et d’équipement a augmenté de façon significative, de sorte que chaque année nos besoins opérationnels sont beaucoup plus importants que les besoins de l’année précédente. Dans ce contexte, nous cherchons à renforcer nos systèmes d’approvisionnement et de gestion de la chaîne d’approvisionnement afin de répondre efficacement aux besoins de nos patients.
II. Résumé du poste
Le Coordinateur de la chaîne d’approvisionnement sera chargé de concevoir et de mettre en oeuvre un système d’approvisionnement et d’une chaîne d’approvisionnement efficace et transparent pour les médicaments, les fournitures médicales et les équipements médicaux, puis de gérer notre chaîne d’approvisionnement de la phase de planification jusqu’à l’utilisateur final. Il/Elle coordonnera la planification, l’organisation et la mise en oeuvre du système et de la chaîne d’approvisionnement de Muso.
III. Les tâches principales comprennent :
1. Concevoir et mettre en oeuvre un système d’achat et de chaîne d’approvisionnement efficace et efficient :
– Améliorer la chaîne d’approvisionnement existante de Muso en examinant d’abord la méthodologie et les processus actuels, puis en développant et en mettant en oeuvre un plan de chaîne d’approvisionnement efficace et de haute qualité : de l’approvisionnement à la gestion des stocks en passant par la distribution.
– Créer et mettre en oeuvre de nouveaux protocoles de chaîne d’approvisionnement et des procédures opérationnelles pour renforcer l’efficacité, les normes de conformité, assurer la qualité des produits, assurer des prévisions précises, éviter les ruptures de stock et garantir les meilleures pratiques et prix.
– Développer et mettre en oeuvre un système pour identifier, comparer et sélectionner les opportunités d’approvisionnement nationales, régionales et internationales afin de garantir un approvisionnement rapide et rentable de produits de qualité qui répondent à la demande et empêchent les ruptures de stock.
– Identifier les itinéraires / méthodes d’expédition et de transport optimaux, en accordant une attention particulière à la sensibilité au prix des différents délais et quantités et au coût d’entreposage et de distribution.
– Développer et mettre en oeuvre des systèmes pour suivre et gérer les stocks nécessaires, commandés, achetés, arrivés, libérés des douanes, stockés et à différents niveaux du système de santé en temps réel pour répondre de manière proactive aux besoins programmatiques.
– Travailler en étroite collaboration avec l’équipe des innovations technologiques pour créer de nouvelles bases de données et / ou mieux utiliser les bases de données existantes et les outils de collecte de données électroniques (y compris les dossiers médicaux électroniques et les applications pour téléphones intelligents des ASC) afin de gérer, organiser et suivre l’inventaire et prévoir et prévenir les ruptures des stocks.
– Assurer la préparation aux situations d’urgence et l’élaboration de plans de contingence de la chaîne d’approvisionnement afin d’atténuer les perturbations de l’approvisionnement ; procéder à des réévaluations régulières de la capacité logistique et au pré-positionnement des stocks, au besoin.
2. Gérer l’amélioration continue de la qualité du système de chaîne d’approvisionnement :
– Établir des mesures de performance pour la mesure, la comparaison et l’évaluation des facteurs affectant la chaîne d’approvisionnement
– Collaborer avec l’équipe de suivi et d’évaluation et / ou avec l’équipe de données pour suivre et rendre compte de ces mesures de performance au moins une fois par mois.
– Examiner régulièrement les données pour adopter des plans afin d’améliorer continuellement le système de la chaîne d’approvisionnement.
– Organiser et animer des réunions régulières d’examen de la chaîne d’approvisionnement de l’équipe avec les responsables des finances, des programmes et des services médicaux
– Préparer et soumettre des mises à jour hebdomadaires et des rapports mensuels sur l’approvisionnement et les opérations de la chaîne d’approvisionnement au directeur des Finances, au chef de l’exploitation et à l’AGC.
3. Coordination
– Appuyer les équipes de tous les départements afin de faciliter l’amélioration du flux du travail entre les départements.
– Gérer le recrutement de nouveaux employés au besoin.
4. Élaborer des budgets et des prévisions des dépenses
– Participer à des séances annuelles de planification opérationnelle et à des cycles de prévision plus fréquents (p. ex., mensuels et trimestriels) pour s’assurer que les besoins financiers de Muso sont régulièrement compris et planifiés.
– Fournir des données aux équipes de développement et de finance pour appuyer l’élaboration des nouvelles propositions de financement.
– Élaborer un plan annuel d’approvisionnement et de chaîne d’approvisionnement à intégrer au plan opérationnel annuel de l’organisation.
5. Renforcer le contrôle interne et la collaboration :
– S’assurer que les systèmes et procédures d’approvisionnement appropriés sont en place et respectés.
– Mener des activités pour assurer le respect des normes et de la qualité internationale les plus élevées.
– Mettre en oeuvre et gérer de nouvelles procédures de passation des marchés afin de garantir la conformité aux meilleures pratiques internationales, y compris l’acquisition concurrentielle de biens et de services de qualité au meilleur prix possible – cela implique un examen continu des politiques et procédures opérationnelles normalisées en matière d’approvisionnement et la présentation de propositions de mise à jour en vue d’un approvisionnement et d’une gestion rapides et de qualité processus.
– Fournir l’information nécessaire à une collaboration interdépartementale efficace, en particulier veiller à ce que des systèmes robustes soient en place pour les vérifications et contre-vérification entre les équipes des finances et des opérations.
– Travailler régulièrement avec l’équipe des Finances/Comptabilité, l’équipe de développement, les départements et les sites pour organiser des vérifications régulières de la conformité avec les contrôles internes et les procédures opérationnelles standard, et assurer une préparation en temps opportun pour les audits internes et externes.
– Participer à des réunions d’équipe interdépartementales deux fois par mois pour présenter des mises à jour et coordonner les besoins en matière de chaîne d’approvisionnement avec d’autres départements
IV. Il est à noter que ce poste n’est pas responsable de ce qui suit :
– Gestion de l’approvisionnement ou de la chaîne d’approvisionnement des articles non médicaux tels que l’équipement de bureau Muso, l’électronique, les véhicules Muso, etc.
– Embaucher ou gérer des consultants ou des services.
V. Compétences requises :
– Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement, y compris avec des produits médicaux
– Expérience de la gestion et de l’amélioration des données, de l’information et des processus de la chaîne d’approvisionnement
– Au moins trois ans d’expérience de la vie avec des communautés marginalisées ou de la collaboration étroite avec celles-ci.
– Solides compétences analytiques et stratégiques, y compris une forte capacité à conceptualiser de nouveaux systèmes et à prévoir les défis et les besoins à résoudre
– Solides compétences en matière de communication et de gestion des parties prenantes
– Expérience de la gestion de projets et d’équipes
– Maîtrise du français requise
– La connaissance de Bamanankan est un atout
– La connaissance de l’anglais est un atout
Pour postuler
Veuillez soumettre une lettre de motivation et un CV avec en objet « Supply Chain Manager » à l’adresse « careers@musohealth.org ». Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.
La date limite de candidature est avancée, mais les candidats intéressés sont fortement encouragés à postuler dès que possible.
Muso est un employeur garantissant l’égalité des chances.