Titre du poste: Assistant(e) Administratif (ve)
Niveau: À déterminer
Superviseur: Conseiller Technique Principal (CTP)
Lieu: Bamako, Mali
Niveau d’effort:  Plein temps
Code d’activité:  A395/SBCC
CONTEXTE:     
Management Sciences for Health (MSH) recherche des candidats pour aider le projet  Communication et Promotion de la Santé/Kenya Jemu Kan (KJK), financé par USAID pour renforcer les capacités des organisations de la société civile (OSC) et les organisations locales non-gouvernementales (ONG) au Mali dans les domaines de gouvernance; planification organisationnelle et mobilisation des ressources; gestion financière et management; ressources humaines; gestion des projets; plaidoyer, communications, suivi et évaluation et les systèmes d’informations. 
RESPONSABILITES EN GENERAL:
L’Assistant (e) Administratif (ve) aide à la mise en œuvre des activités du  projet en fournissant un soutien administratif  au bureau de Bamako du projet Kenya Jemu Kan.  Il/elle sera sous l’autorité du Conseiller Technique Principal (CTP). Il/ elle fournit toute l’assistance administrative: Accomplir les tâches administratives et aider à maintenir de manière efficace les opérations du projet soutenu par le bureau: copier/déposer les documents dans les archives, gestion des rapports et des ressources, planification et coordination de réunions, rédaction des comptes rendus.  L’Assistant(e) Administratif (ve) veille à ce que les activités de support soient menées conformément aux politiques et procédures de MSH et en conformité avec les règlements de l’USAID.  Il/elle connait, adhère et veille au respect des normes de l’institution et des bailleurs en matière d’intégrité. 
RESPONSABILITES SPECIFIQUES :
Répondre aux appels provenant des partenaires et l’accueil des visiteurs aux bureaux. 
Servir comme le point du contact du poste, en aide avec la distribution des correspondances par email et le courrier. 
Sous la supervision du CTP, aider avec l’achat et la documentation des provisions du bureau, y compris la rédaction des bons d’achat, servir comme point de contact pour les vendeurs et prestataires de services et maintenir une documentation Excel des achats et demandes provisoires du projet. 
Maintenir un calendrier du projet avec les dates des ateliers et réunions avec les partenaires, les jours  fériés (maliens et américains), liste des contacts et les autres à définir. 
Appuyer et fournir l’assistance administratif nécessaires à la planification, la mise en œuvre et la documentation des activités de support au projet en vue d’atteindre les objectifs du projet en utilisant les programmes comme Microsoft Word, Excel et PowerPoint. 
Fournir un appui administratif pour l’organisation des ateliers et autres réunions, y compris les arrangements des voyages (staff et partenaires), trouver et réserver les lieux pour les ateliers, aider avec la détermination des besoins de restaurations, assister avec le remboursement des partenaires et le paiement des vendeurs et prestataires de services.
Sous la supervision du CTP, aider avec le suivi du traitement des  demandes de remboursement/paiement du CTP et les autres voyageurs sur la charge du projet. 
Fournir un appui et en coordination avec le siège, préparer les contrats des consultants (si nécessaire) dans les formats Word et PDF. 
Maintenir une connaissance avancée du projet et de ses activités. 
Suivre des décisions prises et des actions arrêtées, ainsi que les requêtes présentées par les partenaires et le personnel de terrain.
Programmer, préparer et coordonner des déplacements des membres de l’équipe et des partenaires.
Sous la supervision du CTP, aider avec la production et distribution des déverbales (rapports hebdomadaires, mensuels, rapports des ateliers, etc.). 
Assister avec la distribution des chèques aux fournisseurs et les prestataires de service, notamment en informant les fournisseurs et prestataires de service que les chèques sont prêts pour collecter / retirer.
Avoir et maintenir une connaissance avancé du français et intermédiaire de l’anglais (parlant/écrit). Soyez capable de suivre la correspondance en anglais, et de répondre aux questions posées en anglais. 
Participer et fournir une assistance à la préparation des présentations du bureau.
Gérer régulièrement des dossiers et des archives des bureaux régionaux, et suivre des éventuelles correspondances reçues avec élaboration des ébauches de réponses.
Maintenir de façon journalière un système de rappel et de suivi des activités en cours ou pendantes, des appels à faire, des requêtes faites en provenance du terrain en particulier.
Coordonner la soumission opportune des feuilles de temps du staff du projet.
Servir de personne-ressource et appui administratif aux activités techniques à mener sur le terrain, sur demande.
Servir de liaison avec les autres unités administratives pour le suivi de la recommandation sous engagements pris envers les partenaires.
Participer à l’élaboration des plans techniques et à leur mise en œuvre.
Maintenir un système efficace de classement de bureau, mettre en ordre et commander les fournitures de bureau, gérer le service de courrier entre le bureau et les partenaires.
Préparer et gérer le calendrier et les agendas des réunions, et les rencontres avec les partenaires du projet.
QUALIFICATIONS :
DUT/BTS en Administration/Assistant de Direction d’une institution reconnue, avec une expérience professionnelle d’au moins deux (02) ans dont au moins une (01) année continue auprès d’une institution internationale et vous êtes parfaitement bilingue. D’une excellente présentation, vous avez une bonne élocution et une bonne capacité à communiquer tant à l’oral qu’à l’écrit : Français (requis), Anglais (préférable).
Au moins deux (2) ans d’expériences dans une capacité administrative.  
Bonne connaissance et pratique de Microsoft Office: Word, Excel, Access PowerPoint, Outlook et recherches sur Internet.
Capacité à travailler de façon autonome, à prendre des initiatives, prioriser les tâches et respecter les délais.
Aptitude avérée à faire preuve de discrétion, de confidentialité, de tact, de bon jugement et à maintenir un haut niveau de professionnalisme.
Aptitude à travailler en équipe.
Les détails des TDR sont disponibles sur le site www.msh.org. Les candidatures seront soumises en ligne sur le site www.msh.org dans la section «  careers  » du Mali ou envoyées à  Email : mshmali.hr@msh.org en indiquant dans l’Objet :  » Candidature au poste d’Assistant administrative KJK ”, ou déposer directement sous pli fermé à l’adresse ci-dessous :
Délai de soumission : 15 Janvier 2016 à 17 h00 GMT (Heure Locale)
Management Sciences for Health, BAMAKO, Hamdallaye ACI 2000 Immeuble SONIT Rue 252 Porte 1170 2ème Etage (USAID/ SIAPS Mali) – Tel : +223 20 29 39 83 – www.msh.org    Email : mshmali.hr@gmail.com