AVIS DE RECRUTEMENT D’EXPERT(E)S EN ARCHIVAGE

I. Informations générales

Intitulé de la mission	Appuyer le Haut Conseil National de Lutte contre le Sida (HCNLS) et ARCAD-Santé PLUS dans leurs capacités d’archivage
Composante	Subvention VIH
Thématique(s)	Capacités de gestion
Bénéficiaire(s)	HCNLS pour le compte du sous-bénéficiaire ARCAD-Santé PLUS
Pays	Mali
Durée totale des jours prévus	A déterminer

II. Justification de la mission

Le Fonds Mondial (FM) accompagne le Mali depuis 2005. Le pays a bénéficié de 3 cycles de subvention de 5 ans : le round 4, round 8 et le Nouveau modèle de financement (phase 1 et 2).

Le HCNLS dispose d’un Secrétariat Exécutif (SE/HCNLS) créé en 2005 et rattaché à la Présidence de la République. Ce SE/HCNLS assure la coordination nationale de la lutte contre le VIH et le sida. Il a été PR du volet VIH des subventions du Fonds dans le cadre du Round 4, de la 1^ère phase du Round 8 du volet VIH. Il est également PR de la composante prise en charge du VIH de la subvention du Fonds Mondial subvention pour la période 2018-2021.L’ONG ARCAD-Santé PLUS, acteur clé dans le paysage de la lutte contre le VIH et le sida au Mali et en Afrique de l’Ouest, a toujours été bénéficiaire secondaire (SR) sur la composante VIH. Elle a coordonné la riposte communautaire avec la création des sites de prise en charge et le renforcement des associations de personnes vivant avec le VIH (PVVIH) satellites des sites, pour le continuum de soins. Elle assure le suivi régulier de plus de 50% des PVVIH du pays et a le statut d’association d’utilité publique depuis avril 2016. Sur la présente subvention VIH, elle est SR des deux PR (le SE/HCNLS et Plan International Mali).

Les organisations de la société civile ont un rôle clé à jouer dans le pilotage des subventions du FM.

 ARCAD-SIDA a été sélectionné comme PR pour la subvention VIH/TB qui couvrira la période 2021-2023.

ARCAD Santé PLUS et le SE/HCNLS sont confrontés au défi d’assurer l’archivage des nombreux et divers dossiers produits de manière la plus appropriée.

C’est dans ce cadre qu’un expert est recherché pour appuyer les deux structures pour renforcer leurs capacités dans l’archivage.

L’objectif général de la mission est le suivant : 

Renforcer les capacités sur le volet Archivage.

Les objectifs spécifiques de la mission sont :

• Elaborer des procédures et des outils d’archivage permettant de garantir l’archivage des pièces pour une durée conforme aux exigences internes et des partenaires du SE/HCNLS et d’ARCAD-Santé PLUS,
• Réaliser l’archivage physique des documents existants,
• Réaliser l’archivage électronique des documents existants,
• Former les équipes à ces outils d’archivage et procédures.

Résultats à atteindre 

Les résultats de la mission au niveau des deux structures sont :

• Un état des lieux complet de tous les documents produits est effectué,
• Des procédures et outils d’archivage sont produits,
• Un archivage physique est réalisé, les archives sont traitées et classées,
• Un archivage électronique est réalisé, les archives sont traitées et classées,
• Le personnel est formé à l’archivage.

III. Description de la mission

Activités prévues

La méthodologie fera l’objet d’une proposition par les expert (e)s lors du processus de candidatures sur la base des ressources disponibles dans le cadre de cette mission (offre technique).

En cas de restrictions des mouvements, notamment dans le contexte épidémique covid-19, merci de présenter d’éventuelles modalités de travail alternatives.

Ces propositions devront être discutées et approuvées avec les bénéficiaires. 

Livrables attendus

• Procédures d’archivages revues ;
• Outils d’archivage physique produits ;
• Outils d’archivage électronique produits ;
• Les documents existants sont archivés ;
• Les équipes d’ARCAD-Santé PLUS et du SE/HCNLS sont formées ;
• Un rapport de mission incluant des recommandations au regard des exigences du Fonds mondial, est produit.

IV. Lieu, Durée et Modalités d’exécution

Période de mise en œuvre : Octobre – décembre 2020

Date de démarrage : Octobre 2020

Date de fin : Jusqu’à décembre 2020. Le projet devra prendre fin au plus tard au 31 décembre 2020, date de fin de la subvention.

 La mission se terminera par un débriefing de la mission avec le bénéficiaire SE/HCNLS et le sous-bénéficiaire ARCAD Sante Plus.

Durée effective estimée :

Le nombre de jours sera proposé par les expert (e)s dans les notes méthodologiques.

Planning/calendrier :

Le calendrier prévisionnel d’exécution de la mission sera proposé par les expert (e)s dans les notes méthodologiques.

V. Expertise et profil demandés 

Nombre d’experts : le nombre d’experts sera proposé par les expert (e)s dans la note méthodologique.

 Profil des experts

Qualifications et compétences :

• Titulaire d’un diplôme universitaire (2nd cycle) dans un domaine pertinent à la mission : administration, renforcement des organisations, gestion administrative, financière, comptable, et RH, gestion des archives.
• Excellentes qualités /capacités :
  • de communication
  • de travail en équipe et relationnel
  • de transmission des savoirs / formation
  • de supervision
  • d’analyse et résolution des problèmes
  • de prise de décision et d’initiative
• Excellente maitrise du français (écrit/oral)

Expérience professionnelle générale

• Expérience professionnelle confirmée dans le domaine de l’archivage physique et électronique, et la sécurisation des documents (enjeux liés à : la numérisation, la conservation, la confidentialité, le classement…)
• Expérience professionnelle en lien avec la gestion financière, comptable, et administrative de projets.

Expérience professionnelle spécifique

• Expérience professionnelle confirmée dans l’élaboration et le suivi de procédures d’archivage dans le cadre de la gestion de financements du Fonds Mondial spécifiquement.

VI. Compte-rendu de missions

Un compte rendu (maximum 10 pages et suivant le modèle fourni) devra être remis par email à la fin de chaque mission dans un délai de 10 jours après le dernier jour travaillé par les experts.

Ce compte-rendu, rédigé en français, devra pouvoir être diffusable auprès de l’ensemble des partenaires concernés par la mission.

VII. Informations pratiques

Un bureau sera mis à disposition des consultants avec connexion Wifi et accès à l’imprimante et la photocopieuse. La personne référente au sein du bénéficiaire pour la réalisation de la mission est le Dr Dieneba Ly, directrice de l’UGP Fonds mondial au sein du HCNLS et Mme Bintou Dembélé, Directrice de ARCAD Sante Plus.

L’expert/les experts sera/seront responsables des aspects logistiques de la mission pendant la prestation.

Le dossier de candidature comprenant un CV actualisé, accompagné de tous les justificatifs de diplômes et d’attestation justifiant le niveau académique et l’expérience requise, doit être déposé au Secrétariat Exécutif du Haut Conseil National de lutte contre le Sida (SE-HCNLS) à l’Unité de Gestion des Programmes : Hamdallaye, Avenue du Mali, Rue 341 Porte 108, BP 2551, Bamako, au plus tard le mercredi 04 novembre 2020 à 09h00mn.