Formation des équipes de projet de SOS Villages d’enfants Mali sur la gestion opérationnelle des projets 

CONTEXTE/JUSTIFICATION

SOS Villages d’Enfants Mali est une association Nationale à But non lucratif, qui œuvre depuis plus de 30 ans pour répondre aux besoins et protéger les enfants qui ont perdu la prise en charge parentale ou qui risquent de la perdre. Elle offre une prise en charge exclusive de type familial mais aussi plusieurs autres services sociaux de base et autres services nécessaires au bien-être des enfants. Ce qui lui a valu la reconnaissance d’Utilité Publique depuis 2009 par le gouvernement du Mali : Décret N° 09-397/PRM du 31 juillet 2009. SOS Villages d’Enfants Mali est affiliée à fédération internationale des Villages d’Enfants SOS qui regroupe 134 associations nationales et compte plus de 2 000 sites de programmes à travers le monde. Nous collaborons pour défendre une mission commune : faire en sorte que chaque enfant grandisse dans un foyer chaleureux, dans le respect et la sécurité en favorisant son développement à long terme.

SOS Villages d’Enfants Mali intervient depuis plus de 30 ans sur toute l’étendue du territoire national à travers ses quatre (4) programmes de Sanankoroba, Kita, Kayes et Socoura/ Mopti.

Dans le cadre du renforcement des capacités des équipes des projets pour une meilleure gestion opérationnelle des projets et pourvoir répondre aux exigences en termes de qualités, SOS Villages d’enfants envisage d’organiser une formation pour améliorer les compétences de ses équipes en matière de gestion de projet. Cette formation en gestion de projets est destinée aux agents travaillant sur les projets institutionnels pour leur permettre de s’approprier des méthodes et des outils pour le bon déroulement des projets dont ils assurent la mise en œuvre. Elle permettra aux participants de : (i) s’approprier d’un ensemble cohérent des méthodes, des pratiques et des outils les plus innovants en matière de la gestion de projet, (ii) développer les compétences pour manager avec efficacité une équipe de projet

Toutes les phases de la mise en œuvre du projet y sont développées : la planification opérationnelle de la mise en œuvre du projet, la gestion et suivi du budget, l’organisation des étapes de la mise en œuvre des activités du projet, y compris les techniques de rapportage efficace, gestion financière des projet institutionnels et communication avec les bailleurs. Elle intégrera également les thématiques transversales nécessaires aujourd’hui comme la dimension genre des projets, l’inclusion sociale, la dimension environnementale (projets verts) et la conformité des donateurs IPD (pour le personnel IPD, PD et FC et les équipes travaillant sur les projets).

C’est donc dans ce cadre que les présents TDRs ont été élaborés. Ils ont pour objectif le recrutement d’un consultant pour assurer la formation à l’intention des équipes de SOS Villages d’enfants.

OBJECTIF DE LA FORMATION :

La recherche de la performance, les impératifs des changements engendrent une émergence croissante de projets. Cette formation permet d’acquérir des techniques d’organisation et de management pour gérer avec efficacité les subventions qui sont confiés en respectant les délais, le budget imparti et la performance attendue par l’organisation et les bailleurs. Cette formation a pour objectifs spécifiques de permettre aux équipes des projets de :

• Maitriser les principes de base de la gestion de projet,
• Maitriser la planification opérationnelle et le déroulement opérationnel du projet en déployant ses capacités d’organisation, d’évaluation des actions mises en place et les méthodes d’appréciation des enjeux et de prise de décisions.
• Manager l’équipe de projet et intervenir de façon optimale en choisissant des partenaires requis et soutenir la progression du projet en fonction des impératifs budgétaires, des délais et de qualité.
• Construire un meilleur système de suivi et d’évaluation pour mesurer la progression des résultats des actions mises en place et effectuer un rapport pour les collaborateurs impliqués au projet et la hiérarchie mais aussi les bailleurs.
• Développer une stratégie de positionnement et d’encrage auprès des partenaires développer les compétences en rapportage efficace pour maîtriser le rôle de manager de projet dans le programme à réaliser et renforcer le leadership auprès de différents intervenants.
• Maitriser la prise en compte du genre et l’inclusion sociale dans les étapes du projet.

RESULTATS ATTENDUS  

• Les équipes des projets ont maitrisé les principes de base de la gestion des subventions,
• Les équipes maitrisent la planification opérationnelle et le déroulement opérationnel du projet en termes d’évaluation des actions mises en place et les méthodes d’appréciation des enjeux et de prise de décisions.
• Les capacités managériales des responsables des projets sont renforcées afin de leur permettre ainsi d’intervenir de façon optimale et soutenir la progression du projet en fonction des impératifs budgétaires, de délai et de qualité autrement dit les exigences des bailleurs en matière de gestion des subventions et des contrats.
• Des compétences sont acquises pour construire un système de suivi et d’évaluation afin de mesurer la progression des résultats des actions mises en place et effectuer un rapport pour les collaborateurs impliqués au projet et la hiérarchie mais aussi les bailleurs.
• Une stratégie de positionnement et une compétence en rapportage efficace sont développées pour maîtriser le rôle de manager de projet dans le programme à réaliser et renforcer le leadership auprès de différents intervenants.
• La prise en compte du genre ainsi que l’inclusion sociale est maîtrisée dans les étapes du projet.

TACHES PRINCIPALES DU CONSULTANT

Le consultant devra :

• Participer à une réunion de cadrage avec les équipes de SOS Villages d’enfants Mali et du Bureau International Régional WCNA pour harmoniser la compréhension des présents termes de référence et ajuster la méthodologie qui sera validée par SOS Villages d’enfant Mali ;
• Elaborer et soumettre une méthodologie détaillée qui inclut le déroulement de la formation, le plan de travail pour avis et validation avant le démarrage de la formation ;
• Développer les modules de formation en lien avec les objectifs et résultats cités plus haut ;
• Faciliter la formation et produire les rapports de la formation.

LIVRABLES

• Livrable 1 rapport méthodologique : le rapport d’orientation méthodologique (ROM) qui décrit la méthodologie qui sera mise en œuvre par le consultant comprend : les modules de formation dans un cahier de participant et le planning de la réalisation ainsi que les dates clés de remise des livrables.
• Livrables 2 : Rapport de la formation : après la formation, le consultant doit produire un rapport de formation.

METHODOLOGIE

La méthodologie utilisée sera participative au regard des besoins réels pour la formation des équipes en matière de gestion des projets. Le consultant devra faire une évaluation rapide des besoins de formation afin d’identifier les phases du cycle de projet sur lesquels un renforcement est nécessaire. Ce qui devra aboutir à la préparation des modules de formations conformément aux besoins de SOS Villages d’enfants.  La formation se déroulera en deux sessions. Une première session de 4 jours en salle, suivi d’une session de 2 jours pratiques sur le terrain et 1 jour de recap en salle sur le suivi des projets et l’analyse du genre.

LES PARTICIPANTS A LA FORMATION

Cette formation s’adresse aux chefs de projets, managers, responsables de communication et agents de terrain du projet afin de perfectionner ou développer leurs compétences dans le domaine de la gestion de projet. Les participants sont au nombre de 15 personnes.

CONSIDERATIONS ETHIQUES

Le(s) consultant(s) devront signer la politique de sauvegarde de l’enfant de SOS Villages d’Enfants Mali à laquelle ils devront se conformer.  De la Sauvegarde de l’enfant : « Toute prestation au profit de SOS VE est soumise aux principes de sa politique de sauvegarde de l’enfant. Nous condamnons fermement toutes les formes d’abus et d’exploitation sur les enfants, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de notre organisation, et nous réagissons systématiquement à tout abus prouvé ou présumé, et à toute tentative d’abus, en fonction de sa nature et dans les limites de notre champ d’action. Tous les prestataires sont dans l’obligation de transmettre immédiatement à l’un des membres de l’équipe de protection de l’enfant toute information dont ils auraient connaissance concernant un cas présumé d’abus d’enfants. Tout prestataire qui dissimulerait des informations ou couvrirait un cas d’abus sera considéré comme complice dans l’affaire en question et sera traité comme tel devant les textes en vigueur. Nous mettons en place des mécanismes pour sensibiliser le public, favoriser la prévention et les signalements et coordonner les réactions, qui peuvent aller de mesures de développement dans le domaine des ressources humaines, comme la formation et le soutien psychologique, à des sanctions telles que suspension, le licenciement, les poursuites judiciaires ou la résiliation du contrat de prestation ». 

MODALITES D’EXECUTION

Une réunion de cadrage entre le consultant et l’équipe de SOS Villages d’enfants Mali permettra d’harmoniser la compréhension des présents termes de référence.

Tout au long du processus, le consultant travaillera en étroite collaboration avec l’équipe de SOS Mali chargée d’assurer la supervision de la formation.

L’équipe de SOS Mali répondra aux attentes du consultant relativement à la documentation et toutes informations complémentaires. Elle examinera et approuvera les livrables de l’étude.

Le consultant sera responsable de la logistique, de la communication et du secrétariat (impression de la documentation, etc.).

LIEU DE CONSULTATION

La formation se déroulera à Bamako dans la salle de réunion de SOS Villages d’enfants Mali.

CALENDRIER ET BUDGET

La formation se déroulera à partir du 16 Novembre. La disponibilité et la capacité technique et financière des soumissionnaires doivent être assurées pour tenir l’engagement de cette date.

PROFIL ET COMPETENCES

Le consultant doit avoir une maîtrise et expérience de travail d’au moins 2 ans dans le domaine de la protection de l’enfant.  Le consultant sera un spécialiste en protection de l’enfant doté d’un diplôme d’études supérieures dans un domaine jugé pertinent pour la mission (sociologie, développement communautaire, droit, développement des projets, développement international).

En outre, le chef d’équipe doit faire preuve de :

• Expérience en renforcement de capacités (formation),
• Expérience dans le domaine d’élaboration des projets institutionnels et la mise en œuvre des projets
• Bonnes capacités organisationnelles y compris la capacité à fournir les livrables dans les délais impartis ;
• Expérience prouvée en matière de formation des professionnelles en lien avec la gestion des projets ;
• Expérience de travail avec les communautés et les structures communautaires de protection des enfants ;
• Bonne capacité rédactionnelles et de synthèse.

CANDIDATURE

Les candidats sont appelés à soumettre :

• Un CV (avec 02 références au moins)
• Une lettre de motivation (indiquant pourquoi le postulant veut entreprendre cette mission, sa capacité, son expérience et sa disponibilité)
• Une offre technique incluant la méthodologie (05 pages au maximum)
• Une proposition financière

Les candidatures doivent obligatoirement comporter les documents mentionnés ci-dessus pour être considérées et peuvent être envoyées en français à l’adresse mail suivante : Sosve.Mali@sos-mali.org   ou par dépôt physique du dossier de soumission scellé au secrétariat à l’adresse suivante : SOS Villages d’enfants Mali, sise à Torokorobougou, près de l’église  au plus tard le 20 octobre 2020 à 12h.