A PROPOS DE HELP

Help – Hilfe zur Selbsthilfe est une organisation humanitaire et d’aide au développement Allemande à but non lucratif qui est désormais active dans le monde entier. Nos actions mettent l’accent sur l’aide d’urgence, l’aide aux réfugiés, le relèvement économique, la reconstruction et la réhabilitation. Help agit également dans les domaines de la santé, la nutrition et du plaidoyer. Présente au Mali depuis novembre 2013, l’ONG Help intervient dans les domaines de relèvement économique, la santé nutrition, la sécurité alimentaire, les violences basées sur le genre et le WASH. 

RESUME DU POSTE

L’Administrateur comptable est responsable de la gestion régulière du compte du projet, de l’enregistrement chronologique, de la documentation complète de toutes les pièces comptables de toutes les dépenses. Il Participe également à la sécurisation des biens et du personnel de HELP à Douentza et au bon déroulement des activités à travers l’appui financier.

Il accompagne le Chef de projet/Chef Sous Base dans sa responsabilité de bonne gestion des fonds du projet et met à disposition de la hiérarchie, des bailleurs et des partenaires des données fiables dans les délais prévus et dans le respect des procédures administratives, financières et comptables de Help- Hilfe zur Selbsthilfe. 

RESPONSABILITES ET TACHES

Sous la responsabilité directe du Chef de projet/Chef Sous Base, l’Administrateur Comptable a pour responsabilité :  (liste non exhaustive)

• La Gestion de la trésorerie de la base (Petite caisse et banque, notamment le format Excel) ;
• Appliquer les règles de sécurité de sa caisse et du cash et la confidentialité des informations
• La planification des décaissements dans le temps pour optimiser la gestion de la trésorerie ;
• Aider à la préparation des Budgets et des demandes de fonds,
• La tenue de la comptabilité de la base ;
• La préparation et suivi des chèques ;
• La préparation des rapports des suivis financiers périodiques ;
• Archivage électronique des pièces comptables
• Envoie des scans et pièces physiques de la comptabilité à la coordination ;
• L’élaboration des différents états de rapprochement périodiques (états de rapprochement bancaire et Inventaire de Caisse…) ;
• La réception, la diffusion, le classement, l’archivage des dossiers administratifs, comptables et financiers au niveau de la sous base ;
• L’enregistrement des pièces comptable dans le logiciel et export des données pour le traitement
• L’appui technique aux autres membres de l’équipe du projet dans les gestions administrative et financière des activités à mettre en œuvre ;
• La vérification de toutes les pièces justificatives reçues dans le cadre du projet avant la comptabilisation ;
• Le suivi des avances avec les partenaires en vue de leur justification adéquate ;
• Le règlement à temps des fournisseurs et des prestataires de services ;
• Le suivi budgétaire auprès du Chef de projet/ Chef sous base, et faire commentaires sur les écarts ;
• La transmission dans les délais décrits dans la note de procédure des rapports mensuels ;
• La transmission dans les délais décrits dans la note de procédure de toutes les pièces justificatives adossées aux rapports mensuels ;
• La sécurisation des carnets de chèques et tous les documents administratifs et comptables du projet ;
• Appuyer l’organisation des ateliers et autres rencontres ;
• Veiller au respect des procédures et à la conformité des documents ;
• Gérer les courriers arrivés et départs (enregistrement, distribution, archivage des copies).
• Elaborer et suivre le plan d’orientation du nouveau personnel pour la Sous-Base ;
• Faire le briefing administratif du nouveau personnel ;
• Bonne connaissance du code du travail et des codes des impôts,
• Gérer pour la Sous-Base les absences (congés, maladies, repos…) ;
• Acheminer vers la base tous dossiers RH relatifs au personnel de la Sous-Base ;
• Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs ;
• Rédiger les correspondances administratives si nécessaire ;
• Faire circuler les documents externes de manière prompte et appropriée ;
• Réaliser toute autre tâche relative à ses fonctions qui pourrait lui être demandée par son superviseur.

Sécurité et code de conduite

Appliquer les procédures et règles de sécurité en vigueur chez Help

La confidentialité est une règle absolue pour ce poste, il est strictement interdit de divulguer des informations. Tout manquement à cette règle sera considéré comme une faute grave et sanctionnée conformément aux dispositions du Règlement Intérieur.

PROFIL RECHERCHE:

• Minimum Bac + 4 en gestion, comptabilité ou tout autre diplôme équivalent,
• Au moins 5 ans d’expérience professionnelle pertinente sur un poste similaire de préférence avec les ONGs
• Connaissance pratique des opérations fondamentales des logiciels matériels et autres équipements pertinents,
• Avoir travaillé dans une Organisation Humanitaire ou du Développement sera un atout favorable ;
• Avoir travaillé dans un projet similaire dans les régions Nord du Mali est un atout ;
• Expérience de travail dans un contexte instable ou dans un environnement peu sûr ;
• Être disponible immédiatement ;
• Autonomie, intégrité, pro activité, flexibilité, empathie, sens élevé de l’organisation, de relation constructive et de planification ;
• Connaissance de l’outil informatique notamment des logiciels du pack Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint etc.) et autres logiciels ;
• La maîtrise du logiciel WINPACCS serait un atout
• Maîtrise du français, et des principales langues locales du cercle de Douentza (Peulh, Sonrhaï…) est un atout.
• Apte à travailler dans un environnement multiculturel ;
• Fortes capacités relationnelles et rédactionnelles.
• Forte capacité de négociation.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais prescrits.

DOSSIER A FOURNIR

Les dossiers de candidatures, contenant un CV avec le numéro et adresse email de 03 références professionnelles et une lettre de motivation peuvent être envoyés à l’adresse électronique suivante : malirecruitment@help-ev.de et mettre en Cc l’adresse :hr-manager-mali@help-ev.de, en mettant en objet du mail «Douentza-Administrateur Finances» au plus tard le 25 septembre 2020 à 16h00.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les entretiens.

L’ONG Help demandera aux candidats présélectionnés les copies des diplômes, attestations, certificats de travail et/ou de formation ultérieurement.