Dans le cadre des activités du dit Programme, le Bureau de la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) à Bamako, lance l’avis de recrutement pour : un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) pour l’antenne de Kayes

• Localisation du poste: Kayes
• Nature du contact : CDD, 24 mois avec possibilité de renouvellement
• Classification: Bande 2

Domaine de compétence

Le titulaire du poste sera responsable des activités suivantes :

• Gérer et assurer de façon autonome la caisse, les finances, la comptabilité, le secrétariat, l’administration et la logistique du bureau local du « Programme d’Appui à la Participation Socio-Economique pour les personnes déplacées internes réfugiés et populations d’accueil » (PAPSE) de l’antenne de Kayes en concertation avec les supérieurs hiérarchiques ;
• Garantir le respect des prescriptions financières et administratives du PAPSE de l’antenne de Kayes ;
• Aider à d’autres tâches qui lui seront confiées par sa hiérarchie et le responsable régional/chef d’antenne.

Dans ce cadre, le titulaire du poste aura les attributions suivantes :

Attributions

Gestion, coordination et secrétariat

• Appui-conseil auprès du responsable régional/Chef d’antenne, du directeur/de la directrice de projet à Bamako, et de l’Administration à Bamako ;
• Veiller à l’application et au respect des consignes sécuritaires ;
• Piloter l’organisation du contrôle interne localement ;
• Assurer le bon fonctionnement des équipements techniques (matériels informatiques, matériels de sécurité type téléphone satellitaire, GPS, véhicules de services) du PAPSE dans l’antenne de Kayes ;
• Accompagner, sur demande, les membres de l’équipe PAPSE de l’antenne de Kayes à des rencontres, réunions, ateliers ou séminaires ;
• Préparer et organiser des rencontres, réunions, ateliers ou séminaires prévus dans le cadre du PAPSE (salle de réunion, café, invitation etc…) 

Administration

• Assumer la responsabilité de l’organisation administrative et logistique des activités PAPSE de l’antenne de Kayes ;
• Se concerter avec les supérieurs hiérarchiques sur la forme de la mise à disposition de prestations au niveau de l’antenne ;
• Assurer le classement de documents conformément aux règles et directives de la GIZ ;
• Gérer le classement de dossiers confidentiels, en particulier dans les domaines des ressources humaines et des finances ;

Finances et comptabilité

• Assurer la bonne gestion financière, comprenant par exemple la tenue de la caisse et du livre de caisse, les éventuels comptes bancaires, le traitement et la saisie des justificatifs, procéder aux appels de fonds en temps opportun, etc. ;
• Assister à la préparation des budgets prévisionnels du PAPSE dans l’antenne de Kayes ;
• Préparer les avances et vérifier les décomptes de frais de voyage des membres de l’équipe PAPSE de l’antenne de Kayes avant la présentation pour signature au supérieur hiérarchique ;
• Émarger les retraits de fonds en espèces pour le PAPSE de l’antenne de Kayes ;
• Vérifier la comptabilité du PAPSE de l’antenne de Kayes.

Communication

• Assurer une communication régulière avec les membres de l’équipe PAPSE de l’antenne de Kayes et les supérieurs hiérarchiques ;
• Établir et maintenir une bonne communication avec tous les acteurs et partenaires impliqués dans les activités du PAPSE de l’antenne de Kayes

Logistique

• Superviser l’inventaire des équipements pour le PAPSE de l’antenne de Kayes.
• Surveiller la disponibilité des accessoires et stocks, et procéder aux approvisionnements conformément aux directives ;
• Assurer et surveiller le bon fonctionnement des véhicules mis à disposition à l’équipe du PAPSE dans l’antenne de Kayes, en étroite collaboration avec l’équipe et les chauffeurs (tenue des carnets de bord, documents, entretien, check-lists, etc.).

Autres

• Assurer la bonne visibilité du PAPSE dans la Région de Kayes, y inclus celle des différents bailleurs impliqués ;
• Assumer d’autres responsabilités, activités ou tâches qui pourraient lui être confiées par les supérieurs hiérarchiques et le chef d’antenne/le responsable régional.

Qualifications, compétences et expérience requises

Qualification

Brevet de technicien (BT) en Secrétariat comptable ou toute autre qualification équivalente. 

Expérience professionnelle

• Au moins 4 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire et de préférence dans les coopérations bilatérales

Autres connaissances/compétences 

• bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (, téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office) et des logiciels de comptabilité
• bonnes capacités de gestion et d’organisation ;
• très bonne connaissance du français.

Les dossiers de candidature doivent comprendre : une lettre de motivation, un curriculum vitae, des copies certifiées conformes des diplômes et attestations, les coordonnées de trois personnes de référence.

• soit déposés au bureau de la GIZ à Bamako, Badalabougou Est ; Rue 22 ; Porte 202 entre 9 heures et 16 heures.
• soit envoyés par e-mail à : recrutementmali@giz.de

La date de clôture des soumissions est fixée au 19 août 2020, à 12h30. Si vous avez besoin de renseignements complémentaires, adressez-vous par e-mail à recrutementmali@giz.de.

La GIZ encourage les candidatures féminines et celles des personnes en situation de handicap.

NB. Seules les candidatures présélectionnées sur dossiers seront contactées