Heures :  Temps plein, 40 heures par semaine

Lieu :  Bamako, Sikasso, Ségou, ou Mopti, Mali

Un salaire :  Selon l’expérience et les qualifications requises

Reportage à :   Directeur administratif et financier

University Research Co., LLC (URC) 

URC est une Société de portée mondiale dédiée à l’amélioration de la qualité des soins de santé, des services sociaux et de l’éducation pour la santé à travers le monde. Avec une filiale à but non lucratif, le Centre pour les Services Humains (CHS), URC gère des projets dans plus de 45 pays, y compris les États-Unis.

Fondée en 1965, URC offre une gamme d’assistance technique pour renforcer les systèmes socio-sanitaires et la qualité des services par l’autonomisation des communautés et des travailleurs de la santé à identifier et localement porter à l’échelle des solutions appropriées aux situations critiques. À l’échelle internationale, nous accroissons l’accès et améliorons la qualité des services liés à la santé maternelle, néonatale et infantile, aux maladies infectieuses, notamment le VIH / SIDA, la tuberculose et la malaria, la santé de la reproduction et la planification familiale, l’alimentation et la nutrition ; les enfants et les familles vulnérables. Aux États-Unis, nous nous concentrons sur l’amélioration de la communication liée aux problèmes comme la toxicomanie, avec un accent particulier sur les populations défavorisées.

La mission de l’URC est de fournir des solutions innovantes basées sur l’évidence pour la santé et les défis sociaux à travers le monde. Veuillez vous joindre à nous dans la réalisation de notre mission (http://www.urc-chs.com/).

Projet :

URC va mettre en œuvre le Projet Santé des Ménages et des Communautés (HCH) de l’USAID Mali. Le but de cette intervention est de réduire durablement la mortalité maternelle, néonatale et infantile (MNC) et d’augmenter l’adoption par les individus et les ménages de comportements sains ainsi que la demande et l’utilisation des services de santé dans les régions de Sikasso, Mopti et Ségou par le renforcement des capacités des Maliens à planifier, financer et gérer leur propre santé aux niveaux individuel, des ménages et communautaire. Cette activité ciblera 26 districts des régions de Sikasso, Mopti et Ségou sur une période de cinq (5) ans.

Rôles et responsabilités :

L’assistant administratif appuiera les domaines administratifs du bureau, y compris les achats, les ressources humaines et les opérations, pour s’assurer que les fonctions opérationnelles et administratives supportent la mise en œuvre efficace et en temps voulu de la portée du projet.

• En étroite collaboration avec le responsable des achats, créer et maintenir une base de données à jour des vendeurs / fournisseurs auprès desquels les achats doivent être effectués.
• Soutenir le responsable des achats dans la préparation des journaux des bons de commande et des suivis BPA sur une base mensuelle et de les soumettre au siège social.
• Aider à la préparation des demandes de devis ou factures, des évaluations des offres, des demandes de propositions et à la coordination de leur distribution.
• Copie et diffusion de routine des factures /devis, offres et propositions d’évaluation.
• Aider le responsable des achats à rassembler toute la documentation relative aux achats prêts  pour soumission au financement pour paiement. Cela comprend, mais sans s’y être limiter: les factures, les GRN, les bons de livraison, les bons de commande, l’analyse des offres, les factures/devis, les PR et toute correspondance ou note relative à l’achat.
• Tenir des registres appropriés pour s’assurer que les processus d’approvisionnement, les décisions et les accords contractuels sont correctement documentés à des fins de reddition de comptes et d’audit.
• Le suivi avec les services de maintenance pour assurer un service et un entretien appropriés du matériel de bureau, c’est-à-dire les générateurs, les photocopieurs, les imprimantes, les climatiseurs, etc. sont effectués en temps opportun.
• Gérer l’inventaire pour assurer l’étiquetage et la valorisation des actifs.
• Avec le responsable des achats, prendre les dispositions logistiques (réservations d’hôtel) et assurer la liaison avec le gestionnaire du parc auto pour le transport du personnel du projet voyageant en dehors de sa région ou des visiteurs internationaux.
• Assurer la liaison avec les services des achats pour recevoir le stock acheté pour toutes les fournitures de bureau en gros et assurer la garde et l’utilisation et l’entretien appropriés des fournitures de bureau.
• Être responsable de l’organisation des magasins; il / elle recevra, délivrera et s’assurera que tout l’inventaire dans les magasins est sûr et correctement enregistré sur une base quotidienne.
• Superviser l’entretien régulier et la maintenance du magasin, en veillant à la disponibilité d’une quantité adéquate de bureautique, de produits et matériel de nettoyage dans les magasins.
• Effectuer des inventaires mensuels des stocks et s’assurer que les fiches de stock sont créées, à jour et exactes.
• Faciliter les arrangements et préparer tous les envois et documents pour expédition (bon de livraison, coulissage, etc.) pour le matériel à transporter dans les régions.
• Avec le directeur des ressources humaines, développer et gérer les contrats du personnel, les dossiers et les processus de paie.
• Assurer le respect des lois et pratiques locales du travail et soutenir l’inscription du personnel dans les plans sociaux locaux
• Aider le directeur des ressources humaines à suivre et enregistrer les congés y compris ceux de maladie du personnel.
• Coordonner le processus d’évaluation du personnel et de la revue des performances, notamment en s’assurant de la disponibilité des formulaires et calendriers d’évaluation.
• Tenir à jour les fichiers sur papier dur et electroniques du personnel du projet. Gardez les fichiers de manière organisée et ordonnée afin qu’ils puissent être consultés et déchiffrés clairement en cas d’audit ou de besoin d’informations.
• Maintenir la confidentialité dans le traitement de toutes les questions de personnel.
• Effectuer d’autres tâches comme assignées. 

Qualifications minimales :

Expérience et qualifications requises

• Maitrise en administration des affaires ou diplôme connexe
• Au moins 2 ans d’expérience en administration et en gestion de bureau.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale et en relations interpersonnelles
• Maîtrise des produits Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
• Souci du détail, capacité à prioriser et à gérer plusieurs tâches 

Expérience & qualifications souhaitées  

• Une expérience de travail antérieure sur un projet de l’USAID ou un autre projet de développement est souhaitable.
• Bonnes aptitudes interpersonnelles et de communication
• Capacité à maintenir un haut niveau d’intégrité et de confidentialité
• Compétences fonctionnelles en anglais 

Nota Bienne : Seuls les candidats admissibles pour travailler au Mali pour une durée indéterminée sans besoin de sponsorisation seront pris en compte pour ce poste.

Dépôt de candidature : 

Pour une prise en considération immédiate, veuillez visiter la page web des Opportunités de carrière d’URC à  www.urc-chs.com/careers.

Vous devez télécharger votre CV et votre Lettre de présentation à l’adresse indiquée. Veuillez aussi remplir le formulaire de candidature et aussi joindre le Formulaire USAID Form 1420 Contractor Employee Biographical Data Sheet (Formulaire USAID 1420 de données biographiques de l’entrepreneur et de l’employé).

En raison du grand nombre de demandes que nous recevons, seuls les candidats qui remplissent les conditions d’expérience et de qualifications requises pour ce poste seront contactés. N’appelez pas, s’il vous plaît. Cependant, puisque nous sommes actifs dans le monde entier dans le domaine de la santé publique, nous pourrions souhaiter conserver votre CV dans notre base de données pour d’autres opportunités, sauf si vous nous indiquez autrement. Merci beaucoup de votre intérêt. 

URC est fier d’être un Employeur Offrant des Chances égales à l’emploi.

Nous apprécions et recherchons la diversité dans nos rangs.