Termes de Référence – Recrutement Chargé de la Logistique 

(Sous réserve de l’acceptation du poste par le Fonds Mondial)

dans le cadre du Nouveau Modèle de Financement pour la période du 1^er janvier 2018 au 31 décembre 2020. Cette subvention vise à appuyer le Mali dans la mise en œuvre de son programme de lutte contre le sida. Le volet traitement et PTME est géré par le Secrétariat Exécutif du Haut Conseil National de Lutte contre le Sida (SEHCNLS) en tant que Principal Récipiendaire.

La subvention du Fonds mondial a comme objectifs de contribuer à : i) réduire les nouvelles infections, les taux de morbidité et mortalité des personnes vivant avec le VIH liés au VIH/SIDA et dans la population générale au Mali, ii) protéger les droits des personnes vivant avec le VIH et le sida et les groupes spécifiques et iii) améliorer l’accès universel à des services adéquats de prévention, de traitement et la qualité des soins et soutien.

Pour la mise en œuvre des activités du traitement et PTME, le SEHCNLS collabore avec quatre (4) Sous Récipiendaires qui sont : la Cellule Sectorielle de Lutte contre le Sida du Ministère de la Santé et de l’Hygiène Publique (CSLS/MSHP), ARCAD-SIDA, SOLTHIS et le Réseau Malien des Associations des Personnes vivant avec le sida (RMAP+).

L’UGP-SEHCNLS

L’Unité de Gestion du Projet (UGP) est l’organe de suivi programmatique et de gestion financière de la subvention VIH/SIDA financée par le Fonds Mondial au Secrétariat Exécutif du Haut Conseil National de Lutte contre le Sida. A ce titre, elle est en charge :

• De coordonner la planification des activités pour une exécution efficiente et transparente des fonds ;
• D’Assurer la gestion financière des ressources octroyées au SEHCNLS dans le cadre de la mise en œuvre du projet financé par le Fonds Mondial ;
• D’assurer la passation des marchés ;
• De procéder à la collecte, à l’analyse, au rapportage et à la diffusion auprès des parties prenantes des données nécessaires au suivi et à l’évaluation ;
• D’assurer la préparation et la diffusion des rapports financiers pour les évaluations et les audits internes et externes.

L’UGP est placée sous la responsabilité d’un Coordinateur et est composée de personnels techniques et financiers. Elle se propose de recruter du personnel complémentaire sur la subvention, notamment un chargé de la logistique.

Lieu de travail : Bamako, Mali, SE/HCNLS Hamdallaye ACI 2000.

Supérieur Hiérarchique: Responsable Administratif et Financier

Structures dépendantes: Chauffeurs, Gardiens, Agents d’entretien

OBJECTIF DE LA FONCTION

Descriptif des tâches :

Le chargé de la logistique a pour rôle principal de gérer le fonctionnement des bureaux, les démarches liées au transit des produits, des équipements et l’exonération pour le compte de l’UGP/FM du SEHCNLS.  Au quotidien, il supervise les Chauffeurs, les gardiens, et le personnel d’entretien.

Le chargé de la logistique sera responsable des tâches suivantes :

• Sécurisation des locaux ;
• Entretien des locaux ;
• Gestion du parc auto, moto et groupe électrogène ;
• Gestion du matériel et mobilier de bureau ;
• Gestion des dossiers de Transit ;
• Suivi de l’exécution des contrats de location du PR et des SR et entretien au niveau du chargé des achats ;
• Responsable du magasin de stockage et de la gestion des fournitures de bureau, pause-café et kits de nettoyage ;
• Et toute autre tâche dans le cadre du service.

Pour l’exécution de ces tâches, il doit :

Sécurité des locaux

• Veiller à la vérification des bureaux et s’assurer que les bureaux sont fermés ainsi que les lumières et robinets éteints en dehors des heures de travail ;
• S’assurer de la disponibilité, du fonctionnement et de l’entretien des extincteurs et des détecteurs de fumées ;
• S’assurer que les gardiens prennent le service à l’heure, qu’ils sont à leur poste de travail tout le temps et qu’ils restent éveillés ;
• S’assurer que les gardiens disposent de l’équipement nécessaire à la bonne exécution de leur travail (torches, batteries, sifflets etc.) ;
• Veiller à l’application par les gardiens des procédures pour les sorties d’équipements et de matériels (Toute sortie d’équipements et de matériels doit être subordonnée à une autorisation du RAF ou de la Coordonnatrice de l’UGP ;
• Garder les clés du bureau et s’assurer que chaque clé dispose d’un double sauf les clés soumises à une gestion restreinte ;
• Gérer les problèmes de perte de clés, reproduction de clés, etc… ;
• S’assurer que les clés sont accessibles à ceux qui en ont besoin.

Entretien des locaux 

• S’assurer que le nettoyage des locaux sont faits correctement aux heures indiquées
• S’assurer que le service de nettoyage dispose de produits nécessaires pour leur travail ;
• Veiller à l’entretien et à la réparation de tous les dysfonctionnements au niveau des bureaux et toilettes.

Gestion du parc (auto, moto, groupe électrogène)

• Appuyer le Responsable Administratif et Financier dans la définition et/ou l’actualisation des procédures   de gestion du parc (auto, moto et groupe électrogène) ;
• Organiser les mouvements des véhicules (planning, consolidation) du PR ;
• Assurer les bonnes conditions de fonctionnement du parc véhicules du Bénéficiaire principal et des bénéficiaires secondaires (maintenances, équipements, entretiens, calcul de la consommation du carburant, gestion des cartes de carburant, etc.) ;
• S’assurer que les dotations de cartes en carburant sont respectées et que les cartes sont suffisamment approvisionnées pour éviter toute rupture ;
• Traiter les requêtes des SRs pour les demandes d’entretien, réparation et achat de carburant pour les véhicules et motos ;
• Veiller à la bonne tenue des documents de bord ou tout autre document administratif des véhicules et motos par les chauffeurs ;
• Mettre en place un répertoire actualisé des véhicules et motos du PR et SRs ;
• Elaborer un rapport mensuel de consommation de carburant des véhicules et groupe électrogène ;
• Superviser les chauffeurs au niveau de l’UGP/FM.

Gestion du matériel et mobilier de bureau

• Identifier les besoins et assurer la maintenance des équipements ;
• Assurer la gestion administrative des équipements (enregistrement dans le registre des immobilisations et suivi des mouvements à travers les registres) ;
• Gérer physiquement les équipements (étiquetage, mouvements, inventaires) ;
• Optimiser les immobilisations (standardisation des équipements, répartition entre les bénéficiaires) ;
• Assurer la maintenance des immobilisations et être le point focal du service logistique pour « Asset Disposal » (donation, vente, affectation sur autres projets) ;
• Organiser les inventaires et tenir à jour un état consolidé du registre des immobilisations ;
• Recevoir les équipements lors des livraisons et procéder à leurs affectations sur la base d’un plan d’affectation approuvé par la Coordination de l’UGP.

Gestion des dossiers de transit etc.

• Initier les demandes d’obtention des exonérations et assister le transitaire dans l’obtention des documents d’exonérations des produits (y compris les produits de santé) et des biens ;
• Assurer les démarches pour l’obtention des exonérations, des immatriculations, des documents relatifs aux véhicules (immatriculation, cartes grises, assurances, etc.) ;
• Veiller au respect des contrats avec les transitaires et toute autre structure étatique impliquée pour permettre les sorties au niveau de la douane ;
• Suivre avec les transitaires, les livraisons dans les locaux indiqués à cet effet en s’assurant que les personnes impliquées reçoivent le bon de livraison ;

Responsable du magasin et de la gestion des fournitures de bureau, pause-café et kits de nettoyage

• Tenir les fiches de stocks pour les fournitures de bureau, pause-café et kits de nettoyage ;
• Surveiller le stock de sécurité et les dates de péremption ;
• Faire la situation des stocks, élaborer les besoins et contacter le chargé des achats pour le réapprovisionnement afin d’éviter les ruptures en fournitures de bureau, pause-café et kits de nettoyage ;
• Recevoir les fournitures lors des livraisons et procéder à leurs répartitions.   

AUTRES TACHES

• Elaborer les expressions de besoin, la demande d’achat, la demande de proforma pour transmission au Chargé des achats ;
• Préparer les demandes de paiement et suivi de contrat conformément aux factures des prestataires ;
• Enregistrer les contrats dans le registre et émettre des bons de commande au besoin.
• Appuyer les comptables dans le classement et l’archivage des pièces comptables ;
• Saisir et contrôler les pièces comptables de la PPM ;
• Appuyer l’organisation des ateliers, séminaires et autres rencontres.

COMPETENCES REQUISES

• Niveau BAC +3 au moins en logistique, gestion ou administration ;
• Bonne connaissance des normes et procédures en matière de gestion des stocks et d’entreposage ;
• Maîtrise de l’outil informatique (Word et Excel) ;
• Au moins trois ans d’expérience dans un poste similaire ;
• Bonne maîtrise de la langue française, une connaissance de la langue anglaise est un atout.

PROFIL PERSONNEL

• Intégrité, rigueur et minutie ;
• Forte capacité d’organisation
• Aptitude à travailler en équipe et sous pression ;
• Respect des délais ;
• Responsable, flexible, motivé, bonne moralité et bonne présentation ;
• Disponibilité  

DOSSIER DE CANDIDATURE :

• Une demande manuscrite signée, adressée au Secrétaire Exécutif du Haut Conseil National de Lutte contre le Sida ;
• Une lettre signée expliquant les motivations profondes pour l’emploi et les qualifications spécifiques à prendre en compte pour la candidature ;
• Un CV à jour daté et signé mettant en exergue les connaissances et expériences professionnelles pertinentes (maximum 3 pages) ;
• Une copie certifiée conforme des diplômes et certificats obtenus ;
• Les attestations des précédents employeurs.

Les dossiers sont à déposer au Secrétariat Exécutif du Haut Conseil National de Lutte contre le Sida, Rondpoint de l’Obélisque, Hamdallaye, ACI 2000, Bamako, à l’UGP SE-HCNLS, sous enveloppe fermée portant uniquement la mention « candidature au poste de chargé de logistique » au plus tard le mardi 3 Juillet 2020 à 12h00