Avis d’appel d’offre ouvert national pour la conception et la production des matériels et supports de communication contre la COVID-19
Contexte
Le Mali fait partie des pays qui enregistrent des épidémies récurrentes des maladies zoonotiques et non-zoonotiques (ex. choléra, méningites, rougeole, fièvre jaune, etc, fièvre de la Vallée du Rift, etc, fièvre hémorragique Crimée-Congo, maladie à virus Ebola etc.). La menace d’une épidémie est augmentée par la migration des populations, le commerce transfrontalier, certaines faiblesses du système de santé humaine et de santé vétérinaire et des pratiques et normes socio-culturelles. En 2014, le Mali à l’instar des pays de l’Afrique de l’Ouest a connu l’épidémie de la maladie à virus Ebola et a enregistré 8 cas dont 6 décès, soit un taux de létalité de 75%.
Le Mali s’engage pour satisfaire aux conditions nécessaires du Règlement Sanitaire International (RSI) de l’OMS, dans le cadre d’un accord qui définit les obligations des pays membres dans l’assurance de la sécurité sanitaire mondiale, dans la reconnaissance que les épidémies ne respectent pas les frontières et que la force du contrôle des maladies à l’échelle mondiale est dépendante de la force des capacités individuelles de chaque pays. La mise en œuvre effective du RSI exige le développement des capacités clés au niveau des systèmes de santé ; l’Évaluation Externe Conjointe (EEC) a été développée comme outil standardisé pour appuyer les pays à évaluer leur niveau, leurs capacités de planification, de prévention et de riposte en cas de survenue d’une urgence de santé publique dans le but de renforcer les dites capacités. En 2017, la première Évaluation Externe Conjointe (EEC) conduite par l’OMS sur le système de santé du Mali a mis en évidence des faiblesses dans la communication sur les risques. Le Mali a reçu un score de 1 à 2 (« capacité basse » ou « capacité limitée ») sur tous les indicateurs de communication sur les risques (les plans et mécanismes de communication de risque ; la coordination en interne et des partenaires ; la communication publique ; l’engagement des communautés affectées et la gestion des rumeurs).
Suite aux faiblesses de l’indicateur concernant les plans et mécanismes existants de communication de risque, une des recommandations clé de l’EEC fut de développer un plan de communication stratégique multisectoriel et multi-menace sur les risques qui clarifie les rôles, les responsabilités et les procédures à suivre à tous les niveaux pour assurer une communication efficace de risque pendant une crise sanitaire ; et qui guide les investissements en termes de capacités et de systèmes à renforcer en priorité.
En mars 2020, précisément le 25, le Mali a enregistré son premier cas de COVID-19 malgré les efforts de préparation consentis par le Gouvernement et ses partenaires. Ainsi, pour accompagner la préparation et la riposte au COVID19, le CNIECS et ses partenaires ont élaboré le plan de communication sur les risques et sur l’engagement communautaire afin d’apporter une meilleure réponse à la pandémie.
Un point important de la riposte du Mali est la disponibilité d’informations pour la population à travers divers supports de communication afin de véhiculer les messages de changement social et de comportement. C’est ainsi que le CNIECS a élaboré un plan de production de matériels et de supports pour soutenir le plan de riposte. Afin d’appuyer le CNIECS dans sa mission pour mieux informer les maliennes et les maliens, le projet Breakthrough ACTION souhaite apporter son assistance au CNIECS à travers la sélection d’un ou de plusieurs prestataires pour la production de matériels et supports ci-après :
IMPRIMES (FICHIERS IMPRIMABLES)
- Affiches
- Flyers
- Tracts
- Aide-mémoires
SUPPORTS RADIO ET TV
- Spots
- Microprogrammes
- Emissions interactives
CONTENUS NUMÉRIQUES
- SMS
- Appui conseil et assistance sur des outils numériques
Afin de mieux répondre aux besoins du CNIECS pour une disponibilité des supports et matériels de communication, le projet USAID/Breakthrough financé par l’USAID lance cet avis d’appel d’offre ouvert pour l’élaboration, la conception, et la production de matériels et supports de communication.
Le présent appel d’offre est réparti en 3 lots indépendants et cumulables par un même soumissionnaire
Lot 1: Conception graphique de matériels et supports ;
Lot 2:
- Conception et production Spots TV et Radio ;
- Conception et production des microgrammes TV et radio (sans diffusion) ;
- Organisation et diffusion des émissions interactives Radio et TV. Vous préciserez le coût de production d’une émission radio et TV distinctement, et préciser le coût unitaire de diffusion radio selon qu’il s’agisse de la radio nationale, radios privées à Bamako et à l’intérieur, radios communautaires et leurs listes, et TV (nationale, privées) ;
Lot 3: Fourniture de SMS, formation sur une plateforme de gestion SMS et assistance à la gestion de réseaux sociaux aux partenaires.
La base documentaire de ces productions est le guide d’informations et des messages clés sur la COVID-19 adapté pour le contexte du Mali.
La description des spécifications techniques et la liste des besoins sont contenues dans les annexes et peuvent être consultés via les liens suivants :
ANNEXE A : Lot 1_ Conception graphique de matériels et supports de communication
NB:
- Le Projet Breakthrough Action se réserve le droit pour gagner en temps de repartir les éléments d’un même lot entre deux ou plusieurs meilleurs soumissionnaires ;
- Toutes les productions issues sont la propriété exclusive du Projet Breakthrough Action qui pourra en disposer selon ses besoins et les ceux de ses partenaires;
- Tous les produits sont soumis à un pré-test à la charge du Projet Breakthrough Action.
Délai de livraison : La livraison est progressive et interviendra dans un délai maximal de:
- Lot 1: 60 jours au plus tard à compter de la date de signature de contrat
- Lot 2: 60 jours au plus tard à compter de la date de signature de contrat
- Lot 3: 30 jours au plus tard à compter de la date de signature de contrat
Toutefois, un calendrier de production sera établi avec le (s) adjudicataires afin que les produits soient progressivement livrés à partir des 10 premiers jours après la signature du contrat.
Objectif
L’objectif de cet avis est de sélectionner des prestataires individuels ou des entreprises expérimentées dans la conception des supports de communication, la production des spots et des microprogrammes radio et TV, l’organisation et la diffusion des émissions interactives, la formation, le paramétrage des plateformes de gestion des messages SMS et la mise à disposition des messages SMS et satisfaisant aux exigences ci-après :
- Être un prestataire de services professionnels dans le domaine du graphisme, infographie, multimédia et de l’audiovisuel et être officiellement enregistré en République du Mali (le NIF et le RCCM, agreement) ;
- Doit démontrer une solide expérience dans l’illustration des messages le graphisme et l’infographie ;
- Avoir au moins 5 ans d’expérience dans la production audio-visuelle, y compris le développement de spots vidéo et radio, l’écriture de scénarios, la réalisation, la photographie, disposer d’un studio de post production et ou assurer le processus de post production ;
- Doit démontrer qu’il dispose de l’équipement et de l’équipe nécessaires pour la production des spots vidéo et audio, des microprogrammes ;
- Expérience dans la production de spots vidéo et radio en français et leur transcription en langues locales ;
- Disposer d’une méthodologie de travail incluant des calendriers de réalisation et des délais de soumission des livrables.
Il s’agit spécifiquement de :
- Concevoir à partir des mises en scène, des illustrations des affiches de tout format, flyers, aides mémoires……
- Concevoir et produire des spots radio et télévisés en français et en assurer la déclinaison dans des langues nationales;
- Organiser des émissions interactives sur des thématiques liées au COVID et en assurer l’enregistrement et la diffusion. En ce cas, soumettre une proposition de budget détaillé par unité de diffusion radio nationale, privée et communautaire (Bamako, et dans les régions et cercles), et TV (national et privées de grande suivie) ;
- Assurer la formation des agents sur des plateformes de gestion de messages SMS, faire au besoin des paramétrages et disponibiliser des SMS.
Soumissions
Le dossier de soumission sera constitué des pièces suivantes :
- Une offre technique et ;
- Une offre financière.
L’offre technique comprendra :
- La présentation sommaire de la structure (i.e. expertise, années d’expérience, etc.) ou du prestataire indépendant;
- Les références générales de la structure (copie des contrats ou bons de commande de réalisation des travaux similaires, attestations de bonne exécution, CVS des personnes clés) ;
- Une note descriptive de la compréhension des termes de référence (mission);
- Une note descriptive de la méthodologie de réalisation incluant un calendrier de mise en œuvre ;
- Les exemples de travaux relatifs réalisés pour d’anciens clients (les liens si disponibles).
L’offre financière comprendra
- La copie certifiée conforme du NIF et du RCCM ;
- La copie certifiée conforme du quitus fiscal à jour à la date de clôture de cet avis ;
- Le devis détaillé des éléments de coûts suivant les lots. Veuillez inclure les tarifs détaillés de chaque service cité ci-haut ;
- La durée de validité de ces coûts.
Mode de paiement
Les modes de paiement varient d’un lot à un autre. Ils sont de 20% à la signature du contrat/bon de commande, 30% au plus après réception ou réalisation d’au moins 60% des livrables et 30% à la réception et l’acceptation des livrables.
Délai de soumission
Le soumissionnaire intéressé à cet avis d’appel d’offre devra soumettre ses offres technique et financière suivant le lot choisi en fichier PDF unique par courrier électronique avec objet « Soumission à l’avis d’appel d’offre ouvert pour la conception et la production des matériels et supports de communication contre la COVID-19 – Lot 1 ou 2 ou 3 » au plus tard le 23 Juin à 17 heures courant à l’adresse de recrutement@projetkjk.org . Délai de rigueur.
Pour chaque lot choisi, la soumission devra être faite en email séparé pour chaque lot avec un dossier constitué.
NB : CCP/JHU (Projet Breakthrough Action) se réserve le droit de ne donner aucune suite à tout ou une partie du présent avis.
La participation à la concurrence est ouverte à toutes les structures et prestataires indépendant légalement installés au Mali et disposant de l’expérience requise dans les domaines ci-dessus mentionnés.