Contexte Général

Le Comité de Parrainage Maurepas / Mopti fondé le 20 janvier 1986 (date de publication au Journal Officiel en France) est devenu ACTION MOPTI le 12 avril 1991. Action Mopti à son siège à Maurepas en France.

ACTION MOPTI est une Association à but non lucratif intervenant en appui au processus de développement dans la région de Mopti et à l’éducation au développement et à la solidarité internationale (EAD-SI) dans les Yvelines (En France) à travers :

• une assistance technique,
• la mobilisation de fonds,
• la sensibilisation/éducation.

Les actions d’action Mopti France (AM France) sont exécutées et gérées au Mali par Action Mopti – Mali de droit malien (AM Mali) créée en 1988 et reconnue actuellement comme ONG malienne (Accord Cadre N° 0657/ 0150 du 04 juillet 2008).

AM-France soutient AM-Mali à travers un appui technique, recherche de financement et contrôle financier des projets.

Action Mopti Mali assure l’identification, la conception et la mise en œuvre des projets, elle mobilise également les compléments de financement nécessaires à cette mise en œuvre.

Action Mopti est dirigée par un Coordinateur et comprend dans l’équipe terrain une quarantaine de salariés.

Actuellement  l’ONG ACTION MOPTI a mi à jour ses textes de base (Règlement Intérieur, Manuel de procédures de Gestion Administrative et Financière, Système de Suivi Evaluation).

Conformément à ses textes et aux pratiques en cours, l’ONG ACTION MOPTI lance un avis de recrutement d’un Cabinet d’Audit Comptable en vue de la vérification de ses comptes pour la période allant du 01/06/2018 au  31/05/2021.

Objectifs de la mission

Les objectifs de la mission du consultant sont les suivants :

– Procéder à l’audit des comptes de l’exercice 2018-2021 (période allant du 01/06/2018 au  31/05/2021)  de l’ONG, conformément aux normes internationales d’audit publiées par l’International Auditing and Assurance Standards Board de la Fédération internationale des experts comptables et, en particulier, par référence à la norme ISA 800 (Rapport de l’auditeur sur des missions d’audit spéciales).

– Donner un avis sur la justification financière, en particulier des recettes et des dépenses conformément aux conditions des différentes conventions de financement entre l’ONG et ses partenaires.

– Evaluer l’organisation du contrôle interne d’Action Mopti et les éventuelles carences matérielles.

– Procéder à des observations pour déterminer si la mise en œuvre des activités a satisfait matériellement à tous les égards aux conditions des conventions de financement

– Identifier toutes les questions d’intérêt matériel qui ne satisfont pas aux conditions de la convention de financement  et tous les éléments laissant supposer des pratiques non conformes

– Evaluer les Projets à travers les documents et autres rapports produits et mis à votre disposition, en indiquant comment les fonds alloués par les partenaires ont été affectés et leur utilisation

– Produire un rapport faisant ressortir :

• Les insuffisances du contrôle interne, les causes, les conséquences et les recommandations;
• la justification financière, avec commentaires sur les dépenses effectuées, et les principes d’évaluation appliqués ;
• l’attestation de certification portant un jugement sans ambiguïté sur la justification financière (fonds reçus, dépenses effectuées et justifiées et les soldes disponibles).

 Méthodologie et étendue de l’audit 

L’auditeur procédera à la vérification par sondages sur un échantillon représentatif des opérations financières et comptables réalisées ainsi que sur les résultats obtenus notamment en termes de qualité et d’économie dans sa gestion.

L’audit des états financiers de la période 01/06/2018 au 31/05/2021 d’Action Mopti sera réalisé conformément aux normes internationales d’audit et donnera lieu à toutes les vérifications que l’auditeur pourra juger nécessaires en la circonstance.

Son opinion comportera des références aux vérifications  spécifiques. Elle devra principalement porter sur  tous les aspects de la gestion financière et comptable au niveau d’Action Mopti au Mali.

Lors de la réalisation de l’audit, il importera tout particulièrement de s’assurer que :

• Toutes les ressources provenant des principaux partenaires ont été employées conformément aux dispositions des accords intervenus, entre les bailleurs de fonds et les Projets d’Action Mopti aux fins desquelles les subventions sont accordées.
• Les fournitures et les services financés ont été acquis conformément aux accords de financement (procédures de passation des marchés de travaux, d’acquisition de biens et services).
• Les pièces justificatives et documents comptables pertinents se rapportant aux déboursements effectués, sont disponibles et fiables (le système d’archivage des pièces justificatives et autres documents à produire pour les besoins de contrôle interne et externe).
• Les situations et documents comptables audités ont été fournis et utilisés conformément aux dispositions des accords de financement applicables, dans un souci d’économie et d’efficience.

Les états financiers des Projets

Les états financiers de chaque projet doivent comprendre:.

1. un état des ressources (les fonds reçus des partenaires) et les emplois (dépenses engagées au cours de l’exercice sous revue);
2. une situation patrimoniale indiquant les fonds cumulés du projet, les soldes bancaires, les autres actifs du projet et les engagements, le cas échéant ;
3. les notes sur les états financiers reprenant les principes comptables utilisés et présentant une analyse détaillée et expliquée des principaux soldes.
4. Les états de rapprochement bancaire du compte bancaire ouvert au nom et pour le compte du projet.

 Relevé de dépenses 

L’auditeur est tenu de vérifier, outre les états financiers des projets, tous les relevés de dépenses présentés à l’appui des demandes de retrait. Il doit procéder à tous les contrôles et vérifications qu’il juge nécessaires en la circonstance. Il devra examiner ces dépenses avec soin pour déterminer si elles sont admissibles au regard des accords de subvention :

• Analyse des procédures selon lesquelles les dépenses sont engagées, revues, autorisées, payées et identifiées pour leur inscription dans un relevé de dépenses ;
• Vérification des montants selon les limites préétablies pour les biens et services financés ;

Lorsqu’il est établi que des dépenses non admissibles ont été incluses dans les justificatifs des fonds reçus, l’auditeur devra l’indiquer. Il conviendra de présenter en annexe aux états financiers du projet une liste des différentes demandes de mobilisation des fonds sur présentation de relevés de dépenses en spécifiant le numéro de référence et le montant correspondant. Le montant total des retraits effectués au vu des relevés de dépenses devrait être inclus dans l’état de rapprochement global des décaissements de la banque.

Sur le plan de la comptabilité, pour tous les relevés de dépenses concernés par la vérification, les documents justificatifs comprennent une ou plusieurs des pièces suivantes :

– contrats ou bons de commande normalement non soumis à l’examen préalable du bailleur de fonds;

– factures avec les trois offres de cotation jointes (en cas d’achats directs);

– preuve de la réception des biens, travaux ou services ;

– lettre de don et preuve de paiement (relevé bancaire) ;

– enregistrement comptable des engagements contractuels, des décaissements et des soldes disponibles.

Fiabilité du système de contrôle interne

L’auditeur devra également insister sur le système de contrôle interne mis en place au niveau de l’ONG et sur les points suivants :

1. La mise en application des principes et pratiques adoptées : conception et gestion du système comptable et des procédures administratives ;
2. La protection des biens (gestion des stocks et des immobilisations corporelles, inventaire des biens acquis par l’ONG) ;

Rapports de l’audit

Rapports d’audit :

Le rapport d’audit et les rapports afférents devront parvenir au plus tard trente (30) jours après la fin de la mission sur le terrain. L’auditeur fournira un rapport final apportant des commentaires sur chacun des contrôles ainsi que le montant des dépenses déclarées inéligibles  et incluant notamment une évaluation sur les appels d’offres, les rétrocessions et les valorisations réalisées au cours du projet.

L’auditeur fournira :

Un rapport sur les comptes du projet :

• les états financiers (tableau emplois et ressources)
• l’exactitude et l’éligibilité des dépenses ayant donné lieu à des retraits, ainsi que sur le degré de fiabilité des relevés de dépenses
• la situation financière d’ensemble des subventions, la taille de l’échantillon et toutes autres informations pertinentes, notamment les anomalies et faiblesses identifiées, les recommandations proposées, seront présentées en annexe de l’opinion
• La convention avec les partenaires extérieurs précisant si les dispositions de la convention ont été respectées.

Un rapport sur le contrôle interne dans lequel il :

• présentera ses commentaires et observations sur les dossiers, systèmes et contrôles comptables examinés pendant l’audit ;
• identifiera les carences particulières et les points faibles des systèmes et des contrôles et proposera des pistes d’amélioration ;
• Indiquera les questions qui auront attiré son attention durant l’audit parce qu’elles pourraient avoir un effet notable sur l’exécution des activités.

Le rapport doit être déposé en quatre (4) exemplaires pour le définitif dont un (1) original. 

Lettre de management:

L’auditeur devra aussi fournir une lettre de management reprenant les principales conclusions du rapport de vérification des dépenses et formulant les principales recommandations 

Liste de vérification audit financier :

L’auditeur s’engage en outre à réaliser l’ensemble des  vérifications suivantes, et à annexer cette liste complétée et signée au rapport d’audit financier. Si certains points n’ont pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et d’en donner la raison dans la lettre de management : 

Modalités du contrôle

Une réunion de cadrage entre l’auditeur et l’OSC a-t-elle été tenue dans les 12 premiers mois de mise en œuvre du projet ?

L’échantillonnage des dépenses à vérifier a-t-il été défini de façon indépendante par l’auditeur ?

L’échantillon de dépenses à vérifier est-il supérieur à 50 % du montant total des dépenses du projet ?

Chaque rubrique du budget a-t-elle fait l’objet de vérifications pour un montant significatif ?

Le contrôle des dépenses gérées localement a-t-il été effectué par l’auditeur ? Si cela est le cas, veuillez expliciter la méthode de contrôle (déplacement sur le terrain, association avec un cabinet d’audit local, remontée des pièces locales au niveau du siège, etc.) ?

Obligations contractuelles

Les documents contractuels (formulaire de candidature, convention de financement, accord de partenariat) existent-ils ; sont-ils signés et datés ?

Existe-t-il un système clair de gestion comptable et financier ?

Les responsabilités de l’OSC, de la coordination du projet, de la gestion et des contrôles financiers ont-elles étés clairement définies ?

Les dispositions incluses dans la convention ainsi que celles prévues par le guide méthodologique en vigueur au moment de l’octroi ont-elles été respectées ?

Analyse du plan de financement

Le plafond appliqué aux valorisations de 25 % maximum du budget total du projet a-t-il bien été respecté ?  Point d’attention, les valorisations ne peuvent pas apparaître dans les contributions de l’AFD et des ministères français.

Les modalités de calcul des valorisations explicitées dans le guide méthodologique ont-elles bien été respectées ?

Le budget convenu contractuellement a-t-il été globalement respecté, dans la limite des règles définies par rubrique budgétaire et partenaire ?

Si vous avez constaté dans le cadre du plan de financement global du projet, une variation supérieure ou égale à 20 % du total initialement prévu d’une rubrique budgétaire, a-t-elle fait l’objet d’un ANO de la part de l’AFD ?

Dans le tableau des dépenses, les plafonds prévus par le guide méthodologique ont-ils bien été respectés :

• la rubrique « divers et imprévus » est plafonnée à 5 % du total des coûts directs du projet (hors frais administratifs et de structure),
• si l’OSC a prévu une ligne spécifique « personnel du siège dédié au projet » dans la rubrique budgétaire « appui et suivi », les frais administratifs sont plafonnés à 10 % des coûts directs du projet,
• si l’OSC a déclaré des frais administratifs à concurrence de 12 % des coûts directs du projet, a-t-on vérifié que la rubrique « appui et suivi » n’inclue que les frais de mission du personnel du siège (perdiems et frais de transport) ?

Les partenaires et parties prenantes bénéficiaires de rétrocessions  supérieures à 5 000 euros ont-ils été systématiquement signalés à SPC/DPO ?

Vérification du système comptable

Dans la comptabilité de l’OSC, existe-t-il un code analytique dédié aux recettes et dépenses induites par le projet ?

Le montant indiqué dans le rapport d’exécution peut-il être réconcilié avec une liste de dépenses extraite du système comptable ?

Le système d’enregistrement permet-il d’attribuer à chaque dépense une facture ou une pièce comptable d’une valeur probante équivalente ?

Le système d’enregistrement permet-il d’attribuer à chaque dépense un justificatif de paiement (généralement un relevé bancaire, une confirmation de virement bancaire, un ticket de caisse) ?

Contrôle des dépenses 

Conformité à la législation applicable

• Les règles communautaires et nationales ont-elles été respectées ?
• Le processus de passation de marché public est-il conforme concernant :

– les règles de passation de marché public européennes et nationales/ internes et celles stipulées dans la convention.

– la documentation sur le respect de la procédure retenue (candidatures, lettres de rejet, notification, contrat).

– les principes de transparence, de non-discrimination, de traitement équitable et de respect de la concurrence ont-ils été respectés ?

Contrôle de l’éligibilité des dépenses

• Les dépenses sont-elles conformes aux critères d’éligibilité explicités dans le guide méthodologique?
• A-t-on obtenu l’assurance que la dépense n’a pas déjà été subventionnée par un autre financement (UE, régional, local ou autre) non déclaré au plan de financement ? Des contrôles existent-ils afin d’éviter le double-financement ?

 Dépenses de personnel

• Les dépenses sont-elles bien liées aux employés de l’OSC ou autrement justifiés au titre des actions prévues dans la convention?
• Les charges de personnel sont-elles justifiées par des documents tels que les contrats de travail, les bulletins de paie (ou tout autre document de valeur probante équivalente), justificatifs de paiement, détail des calculs pour la détermination du coût unitaire du personnel (jour, semaine, mois), fiches de pointage, feuilles de temps spécifiques au projet ?
• Le calcul repose-t-il sur les coûts réels (salaires bruts + obligations contractuelles de l’employeur pour l’employé ayant effectivement travaillé sur le projet) ?
• Lorsque le personnel ne travaille pas à temps plein sur le projet, le calcul du prorata est-il basé sur une méthode tracée et vérifiable ?

Voyage et hébergement

• Les dépenses de déplacement, perdiem et d’hébergement ont-elles été déclarées conformément à une règlementation interne établie par l’OSC ? • Les voyages auxquels ces dépenses se rapportent sont-ils justifiés par les objectifs du projet tels qu’ils étaient prévus dans la demande initiale ? • Les déplacements sont ils circonscrits aux zones géographiques couvertes dans le projet ? Si extérieurs, ont-ils été explicitement validés avec SPC/DPO ? • Les dépenses de déplacement et d’hébergement sont elles-exclusivement liées à des voyages effectués par des intervenants du projet identifiés par l’OSC ou ses partenaires ?

Les dépenses d’équipement

• Le matériel acheté a-t-il été prévu initialement dans la demande de financement ? Si ce n’est pas le cas, y a-t-il une validation de SPC/DPO par ANO conformément aux dispositions du guide méthodologique (seuil de matérialité > 10 000 euros pour les projets « terrain » et > 5 000 euros pour ceux « intérêt général ») ?
• Dans le cas où un bien matériel est valorisé, la méthode d’amortissement est-elle conforme à celle prévue par le guide méthodologique ?
• Si le matériel n’a pas uniquement été utilisé pour le Projet, seule une part des coûts réels est-elle allouée au projet ? Cette part est-elle calculée selon une méthode équitable et justifiée ?

Expertises externes

• Les dépenses sont-elles liées aux éléments prévus sur cette ligne budgétaire d’après les caractéristiques mentionnées dans la demande de financement ?
• Le recours à l’expertise externe a-t-il été réalisé en conformité avec les règles de mise en concurrence et de passation stipulées dans la convention ? 

Taux de change

• La méthode de conversion appliquée par l’OSC a-t-elle été expliquée et le taux vérifié ?
• Cette méthode est-elle conforme aux dispositions de l’Article 3.2.3 de la convention ?
• L’OSC a-t-elle spécifié la manière dont il utilisera les sommes générées par les gains de change et compensera les pertes de change pendant la durée de mise en œuvre du projet ? 

Points Généraux 

L’auditeur devra avoir accès à tous les documents juridiques, lettres de correspondance et autres éléments d’information liés aux projets et jugés nécessaires par l’auditeur, en particulier :

• Les rapports de préparation (évaluation) des projets
• Les accords de Subvention
• L’aide- mémoire de supervision du projet
• Les correspondances et minutes de réunions diverses
• Les procédures de passation de marchés applicables dans le pays et celles des principaux partenaires de l’ONG.

Lieu d’exécution de l’audit

L’audit sera réalisé dans la zone de couverture du PADD

Modalités d’intervention

Les cabinets intéressés présentent une offre technique et financière.

Pouvoirs d’investigation

Les auditeurs auront accès aux différents services qui pourraient leur fournir tous les documents et informations nécessaires à l’exécution de leur mission.

Délai d’exécution

La mission devra durer au maximum trente (30) jours à compter du jour de démarrage.

Démarrage des travaux

Les travaux démarreront immédiatement après réception de la lettre de notification de la consultation.

 

ANNEXE 1 : CONDITIONS GENERALES D’EVALUATION ET DE SOUMISSION DES AUDITEURS

Les offres techniques et financières seront évaluées respectivement sur une base de 80 et 20 points.

L’évaluation technique sera effectuée en fonction des critères suivants :

Expériences générales du Cabinet ou groupement de cabinets dans le domaine faisant l’objet de l’audit (25 points); à savoir :

• L’audit des projets de développement;
• L’audit de Fonds de Développement Locaux
• L’audit en général;
• L’audit en contrôle interne;
• Une expérience d’audit de projets AFD serait un atout

Qualité technique de la proposition de service (35 points); soit :

• La démarche méthodologique proposée;
• Le chronogramme.

Qualifications et compétences des experts proposés (20 points);

• Les diplômes :

– L’expert comptable (BAC +7 ans) ;

– Les experts spécialisés (diplôme minimum requis : BAC +4 ans)

– Les comptables (diplôme minimum requis : BAC+2 ans)

• Expériences individuelles en matière d’audit
• La connaissance des procédures de l’AFD serait un atout.

Le cabinet doit tenir compte de la spécificité des programmes dans la proposition des spécialistes. 

Pour être jugées recevables, les propositions techniques devront avoir reçu une note au moins égale à 60 points. Seules les offres financières correspondantes aux propositions techniques recevables seront ouvertes.

Les offres doivent parvenir en cinq (5) exemplaires au plus tard le 19 / 06 / 2020  à 12 H 00 à l’adresse suivante : 

Action Mopti
rue 388, porte 107 Mossinkoré/Mopti – BP : 202 Mopti
Tél : (223) 21430363
E-mail: actmopti@afribonemali.net

Les offres techniques et les offres financières seront remises dans des enveloppes séparées et cachetées portant la mention  » Offre technique » et  » Offre financière« ; « A n’ouvrir qu’en commission« .

La séance d’ouverture des plis à laquelle les soumissionnaires sont conviés aura lieu le 29 /06 /2020 à 10H 00 dans la salle de réunion d’Action Mopti.

Le démarrage de l’audit est prévu le 20 juillet 2020 pour la réunion de cadrage et le 1^er juillet 2021  pour la mission d’audit.

ANNEXE 2 : QUALIFICATIONS DE L’AUDITEUR 

Le vérificateur doit être complètement impartial et indépendant de tout intérêt dans la gestion ou les aspects financiers de l’entité auditée. Au cours de la période visée par l’audit ou pendant la conduite de l’audit, le vérificateur ne peut être employé, être directeur ou avoir des liens financiers ou d’affaire quelconques avec l’un des cadres de la direction de l’entité. Il conviendrait de porter à l’attention du vérificateur toute exigence légale au sujet de l’indépendance et d’exiger qu’il communique toute relation susceptible de compromettre son indépendance. Le vérificateur doit jouir d’une expérience en matière d’application des normes de vérification internationales (ISA) ou de celles de l’organisation internationale des institutions supérieures de contrôle des finances publiques (INTOSAI), selon les cas. Le vérificateur doit s’entourer d’un personnel qualifié et ayant une parfaite connaissance des normes ISA et de l’INTOSAI, y compris une expérience avérée dans le contrôle des comptes d’entités comparables par la taille et la complexité à celle soumise à l’audit. Le directeur principal du cabinet d’auditeurs, qui devra signer l’opinion, remet au client son Curriculum Vitae (CV), ainsi que ceux des directeurs, superviseurs et personnels clé pressentis pour faire partie de l’équipe de vérification. Il conviendrait d’indiquer les qualifications professionnelles minimales/requises des vérificateurs/responsables principaux de l’audit. Les CV doivent présenter dans les détails les audits réalisés par l’équipe proposée, y compris les missions en cours, qui démontrent l’aptitude et la capacité à conduire un audit.