A PROPOS DE HELP :

Help – Hilfe zur Selbsthilfe est une organisation humanitaire et d’aide au développement Allemande à but non lucratif qui est désormais active dans le monde entier. Nos actions mettent l’accent sur l’aide d’urgence, l’aide aux réfugiés, le relèvement économique, la reconstruction et la réhabilitation. Help agit également dans les domaines de la santé, la nutrition et du plaidoyer. Présente au Mali depuis novembre 2013, l’ONG Help intervient dans les domaines de relèvement économique, la santé, la sécurité alimentaire et le WASH.

 Objectif du poste :

Sous la supervision directe du Coordinateur logistique et sécurité, le Log Officer chargé de :

• Gestion des Achats: s’assure de la conformité des procédures des dossiers d’achat des bases et sous-bases,
• Gestion des Stocks: s’assure de l’application des normes en matière de gestions des stocks,
• Archivage des dossiers logistiques: est garant de l’archivage des dossiers d’achats des bases et sous-bases,
• Supervision et encadrement d’équipes: Participe activement à la formation des logisticiens sur les bases,
• Equipements durables : Il/Elle est responsable de la gestion des équipements informatiques, de télé/radiocommunication et des approvisionnement en énergie de la mission.
• Fonctionnement de la base : Il/Elle appuie les équipes dans le cadre de redéploiement/installation/réhabilitation.

RESPONSABILITÉS :

Le Log Officer aura pour responsabilités :

Gestion des achats :

• Il/Elle assiste le Coordinateur Logistique dans l’élaboration des Appels d’Offres et les contrats cadres
• Il/Elle assiste le Coordinateur Logistique pour la centralisation et le regroupement des achats de la mission : compile le tableau de suivi des achats et de suivi des contrats ;
• Il/Elle assiste le Coordinateur Logistique pour l’identification et le référencement de fournisseurs et effectue des visites de sites des fournisseurs et élabore une cartographie détaillée par bases et sous-bases ;
• Il/Elle assiste le Coordinateur Logistique pour la mise à jour de la base de données fournisseurs de la mission ;
• Il/Elle vérifie la conformité des dossiers d’achat des bases et les soumet pour signature à la coordination ;
• Il/Elle Participe à l’Audit périodique des dossiers d’achat des bases et de la coordination en procédant à des spot-check réguliers ;
• Ill/Elle s’assure de la mise à jour des plans d’action logistiques faits après les audits logistiques,
• Il/Elle assure la bonne gestion de l’archivage des dossiers d’achats des bases à la coordination.

Gestion des équipements durables de la mission:

• Il/Elle supervise les affectations des équipements selon les besoins de la mission et des équipes programmes ;
• Il/Elle tient la liste des équipements de la base à jour et s’assure d’une actualisation régulière
• Il/Elle s’assure de la mise à jour régulière des outils de suivi des équipements et la tenue d’inventaires physiques de la mission ;
• Il/Elle supervise l’installation des équipements et s’assure du leur bon fonctionnement, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires ; 

Circulation de l’information logistique:

• Il/Elle assure une circulation efficace de l’information logistique au niveau de la mission : diffusion du rapport log ;
• Il/Elle assure la compilation et le contrôle les rapports logistiques mensuels et s’assure de leur cohérence et complétude avant de les transmettre à la coordination logistique ;
• Il/Elle participe à la rédaction de documents de projet en apportant un appui technique (chiffrage, estimation des besoins) ;
• Il/Elle s’assure de la bonne tenue et de l’archivage des dossiers d’achats des bases (aide, équipements, locations, carburants…).
• Il/Elle est le point focal « Audit » et communiquera les informations demandées au siége ;

Gestion informatique et téléphonie de la mission :

• Fournir un support pour la gestion des problèmes d’informatique et téléphonie de toute la mission (hotline skype et téléphonique, déplacements sur le terrain)
• Fournir des services de dépannage et de maintenance des ordinateurs de bureau, ordinateurs portables et périphériques du personnel de HELP,
• Apporter une assistance pour l’utilisation et la mise à jour des logiciel et matériel de l’utilisateur final selon les besoins
• Aider au support informatique lors des conférences / réunions,
• Fournir un support sur site distant au besoin,
• Élaborer la charte informatique de la mission,
• Veiller avec les logs base que les anti-virus sont à jour et que les back up sont fait mensuellement,
• Briefer tous les nouveaux employés sur la charte informatique de la mission,
• Veiller à la bonne gestion des téléphones satellitaires et au bon fonctionnement des antennes thurayas sur les bases,
• Élaborer un plan de mise à niveau et de supervision de l’installation des systèmes matériels / logiciels pour la protection des données et la sécurité du réseau,
• Il/Elle forme les logs bases sur la gestion informatique et téléphonie. »

Autres activités générales:

• Participe à l’élaboration et suivi des dossiers de demande d’exonérations  douanières pour les commandes internationales;
• Assure les GAP RH Log sur les bases en cas de besoins,
• Vérification de la conformité des factures : Nom du fournisseur et tampon ou cachet si disponible ; à défaut : son numéro de téléphone et numéro de carte d’identité / Date / Description des articles ou prestations achetées / Quantité / Prix unitaire / Prix total / Numéro de facture / Signature de l’émetteur de la facture / Tampon ou mention « payé comptant » ou équivalent. 

PROFIL RECHERCHE : 

• Minimum Bac+3 en logistique et transport, informatique ou équivalent,
• Au moins 5 ans d’expérience professionnelle pertinente en gestion logistique, obligatoire
• Connaissance pratique des opérations fondamentales des logiciels, matériels et autres équipements pertinents,
• Avoir travaillé dans une Organisation Humanitaire ou du Développement sera un atout favorable ;
• Avoir travaillé en tant que Log Base sur des projets similaires dans les régions Nord et Centre du Mali sera un atout ;
• Être disponible immédiatement ;
• Autonomie, intégrité, pro activité, flexibilité, empathie, sens élevé de l’organisation, de relation constructive et de planification ;
• Connaissance de l’outil informatique notamment des logiciels du pack Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint etc.) et autres logiciels ;
• Maîtrise du français obligatoire, et d’autres langues locales souhaitées.
• Apte à travailler dans un environnement multiculturel ;
• Fortes capacités relationnelles et rédactionnelles.
• Forte capacité de négociation.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais prescrits.

DOSSIER A FOURNIR :  

Les dossiers de candidatures, contenant :

• CV à jour avec le contact (Email & Tel) des trois derniers supérieurs hiérarchiques,
• Et une lettre de motivation

peuvent être envoyés à l’adresse électronique suivante : malirecruitment@help-ev.de et mettre en Cc l’adresse : hr-manager-mali@help-ev.de , en précisant la nature du poste « Log Officer_ Bamako ».

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les entretiens.

Il est demandé à toute personne ne répondant pas aux critères cités ci-dessus, de s’abstenir de postuler.

L’ONG Help demandera aux candidats présélectionnés les copies des diplômes, attestations, certificats de travail et/ou de formation ultérieurement.