L’Association Malienne pour la Survie au Sahel est une organisation non gouvernementale nationale qui promeut et soutient les solutions durables aux problèmes des personnes vulnérables au Nord du Mali. Depuis 2012, AMSS développe des programmes œuvrant pour la réduction de la violence politique et extrémiste dans les régions de Tombouctou, Mopti et Ségou au Mali, incluant notamment les violences faites aux femmes, filles et aux jeunes femmes et hommes, et amélioration des pratiques d’engagement des acteurs étatiques de sécurité à l’égard des femmes, filles et des jeunes femmes et hommes.
Lieu d’affectation : Région de Tombouctou.
Date de prise de fonction : Février 2020
Type de Contrat: Contrat de service, CDD
Durée du contrat : Mois (11) mois renouvelables
Date limite du dépôt des candidatures : 25/01/2020 à 12h
Mission
Sous la responsabilité hiérarchique du Gestionnaire Administratif et Financier de AMSS-Tombouctou, l’Assistant Administratif – Financier gère la caisse et les banques de Tombouctou, assure la gestion administrative des ressources humaines, garantit le respect de la législation malienne (RI, délégués, taxes, droits et obligations de l’employeur et du salarié…), gère contractuellement les lieux de vie et de travail (baux, assurances…), travaille en lien avec le Gestionnaire Administratif et Financier de AMSS-Tombouctou (recueil et transmission d’informations et de données) et avec la Responsable Finance d’international Alert (le versement de financement et rapport financier) .
Responsabilités
GESTION COMPTABLE
Réalise le contrôle, la préparation, le classement des pièces et leur affectation comptable
Enregistre les écritures dans le rapport financier (périodicité journalière à hebdomadaire)
Effectue le rapprochement des soldes de trésorerie et des soldes comptables
Prépare l’ensemble des documents de vérification mensuelle (groupage des pièces, journaux, suivi des comptes…)
Archive les documents comptables selon les normes appliquées sur le projet
Effectue l’envoi mensuel de la comptabilité à Bamako en respectant les échéances fixées par le bureau principal
Réalise les sauvegardes de la comptabilité (périodicité hebdomadaire)
Communique régulièrement avec la Responsable Finance d’International Alert à Bamako et tient compte de l’ensemble des informations de modifications ou de procédures à appliquer dans sa gestion comptable qui lui seront communiquées
Assurer les travaux comptables semestriels et annuels (inventaires, rapprochement bancaire, clôture des comptes)
Identifier les besoins d’une formation à l’Aide-Responsable finance d’Alert (principes comptables, saisie comptable)
GESTION BUDGETAIRE
Participe à la création du budget de fonctionnement local
Etablit un suivi budgétaire des dépenses réalisées sur Tombouctou
GESTION DE LA TRESORERIE
Tient à jour quotidiennement le livre de bord de la Caisse et des Banques (écritures et contrôle des soldes)
Tient à jour quotidiennement le livre de bord de suivi d’Avances de service
Effectue les décaissements en liquide et établit les chèques selon la procédure de demande d’avance en vigueur sur le projet
Effectue un contrôle de caisse journalier (seul) et hebdomadaire (avec le directeur finance de Tombouctou)
Effectue un contrôle de caisse au dernier jour du mois avec le directeur finance de Tombouctou.
Prépare les pièces comptables par transfert hebdomadaire au Comptable
Effectue les retraits en espèces à la Banque selon les règles de sécurité en vigueur sur le projet.
Compare le prévisionnel hebdomadaire et les dépenses réellement effectuées
Respecte les horaires de caisse définis par le projet et veille à la sécurisation des espèces qui lui sont confiées.
Vérifie la validité et l’adéquation des justificatifs de dépenses (contrats, commandes, factures, bons de livraison…)
Assure le suivi des comptes bancaires
Collabore à l’élaboration des prévisionnels hebdomadaires de trésorerie
GESTION ADMINISTRATIVE DES RESSOURCES HUMAINES
• POLITIQUE RESSOURCES HUMAINES
Se tient informé des possibilités et obligations maliennes en matière de protection sociale et de droit du travail national
Participe à la mise en place et au suivi des dispositifs de protection sociale et d’obligations (taxes, impôts) tant pour l’employeur que l’employé
Participe à la définition, à la mise en place et au respect d’une politique de gestion des ressources humaines nationales (évaluation, formation, promotion, protection sociale…)
• GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL
Prépare les formalités administratives liées à l’embauche, à la fin ou à la rupture du contrat de travail du personnel national
Prépare les contrats de travail du personnel national et les transmet au Gestionnaire Administratif et Financier de AMSS-Tombouctou pour validation.
Est responsable de l’accueil du nouveau personnel et assure son briefing administratif
Est l’interlocuteur du personnel national pour toute demande d’information concernant son statut, sa couverture sociale, sa gestion au quotidien
Est l’interlocuteur du Gestionnaire Administratif et Financier de AMSS-Tombouctou pour tout sujet concernant la gestion administrative du personnel national
Assure, de manière générale, une bonne communication interne avec une circulation efficace des informations relatives aux questions RH, tant à Bamako qu’à Tombouctou.
Est chargé de la constitution, du suivi et de l’archivage administratifs de l’ensemble des dossiers individuels du personnel (immatriculation auprès des autorités locales, suivi des congés et repos, suivi des arrêts de travail, des visas, des pièces constitutives des dossiers individuels, contrats de travail…)
Met à jour l’ensemble des tableaux de bord (congés et absences, dossiers administratifs : validité des contrats) et communique régulièrement leur mise à jour pour le personnel Tombouctou.
Est l’interlocuteur de certains organismes concernant les questions administratives de ressources humaines : ITS, INPS, Mutuelles, Inspection des Impôts, Inspection du travail…
Respecte scrupuleusement la confidentialité des informations en sa possession en matière RH.
GESTION ORGANISATIONNELLE
Assure, en collaboration avec le service logistique, la gestion administrative des contrats de prestation de service et des contrats de location en participant éventuellement à leur élaboration, en en effectuant l’archivage, en en assurant le suivi au moyen d’un tableau de bord régulièrement mis à jour
Assure, en collaboration avec le service logistique, la gestion administrative des contrats d’assurance (véhicules, locaux et matériel) en en effectuant l’archivage et en assurant le suivi au moyen d’un tableau de bord régulièrement mis à jour.
Est en relation avec le/les Assureur(s) en cas de sinistres et suit les dossiers
Centralise l’ensemble des contrats décrits ci-dessus au niveau du bureau principal (Tombouctou) en prenant soin de faire circuler l’information avec Tombouctou et Bamako.
Veille à l’application des règles collectives, notamment définies dans le Règlement Intérieur
Principes organisationnels et éthiques
Assure le classement rigoureux et précis de l’ensemble des dossiers qui lui sont ainsi que leur archivage, selon les normes en vigueur dans l’association
Informe sans délai son responsable hiérarchique en cas de difficulté (situation conflictuelle, pièces non conformes, erreur de caisse …)
Respecte en permanence les règles de confidentialité et de discrétion qu’implique sa fonction.
DEPOT DE DOSSIERS DE CANDIDATURE
Une demande manuscrite adressée aux Directeur des Programmes de l’AMSS,
Une lettre de motivation;
Un CV détaillé avec les références de 3 personnes
Les Diplômes et attestations certifiés,
Un certificat de visite et contre visite
Un casier Judiciaire
Les dossiers de candidature doivent être déposés au plus tard le 25/01/2020 à 12 h au siège de l’AMSS situé au quartier sans fil en face de la BIM SA et, Tombouctou ou à l’adresse suivante : amss.recrutement@gmail.com
Veuillez porter la mention suivante sur l’enveloppe : « Candidature au poste d’Assistant Administratif et Financier AMSS/ALERT »
Seules les personnes présélectionnées seront conviées pour le test.
Aucun dossier ne sera rendu aux candidats. Ne joignez donc que des copies légalisées.
Les candidatures féminines sont vivement souhaitées