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RECRUTEMENT INTERNE/EXTERNE N°01/TBT/ Technicien Approvisionnement
Poste : Technicien Approvisionnement (H/F)
Lieu : Tombouctou
Disponibilité : Immédiate
Durée du contrat : Six (06) mois Renouvelables
OBJECTIF GENERAL DU POSTE
Sous la supervision du Responsable Logistique Base, le logisticien approvisionnement est en charge de l’ensemble des achats et stocks de la base. Il/Elle assure tous les achats locaux et ceux en commande Capitale. Il/Elle veille à ce que les critères Prix/Qualité et délai de livraison définis avec les équipes techniques soient respectés.
Il/Elle est le garant des procédures d’achat décrites dans le kit log et s’assure que tous les achats de la base sont réalisés dans le respect de la charte Action Contre la Faim.
SPECIFICITES DU POSTE
Objectif 1 : Assurer la veille du marché local
Activités
- Suivre le cours des matériaux fréquemment achetés
- Etablir un catalogue de produits et mettre à jour leurs prix trimestriellement
- Développer des relations à long terme avec des fournisseurs privilégiés en vue d’accord Cadre
- Identifier, anticiper et gérer les risques fournisseurs
- Interagir avec les autres ONG dans la dynamique de comparaison de prix et bases de données des achats
Objectif 2 : Assurer l’ensemble des achats nécessaires au bon fonctionnement de la base
Activités
- Actualiser le planning des approvisionnement (PA) de la base en collaboration avec le Responsable des Approvisionnement mission
- En collaboration avec le Responsable Approvisionnement Mission, assure le suivi du planning des approvisionnements de la base
- Contrôler les approvisionnements :
- Réception les Demandes d’Achat (DA) ;
- Vérifier la qualité ;
- Vérifier les prix ;
- Vérifier la procédure à appliquer ;
- Faire valider les DA (validation demandeur, logistique, finance et chef de base)
- Assurer le suivi des accords-cadres et leur renouvellement en lien avec le Responsable Logistique Base sur la base du planning des approvisionnements.
- Assurer la mise à jour hebdomadaire du suivi d’achats (SA) et le transmettre chaque vendredi au Responsable Logistique Base et au Responsable Approvisionnement Mission
- Elaborer en collaboration avec les techniques et logistique les appels à manifestations/ou les cahiers des charges techniques des achats à réaliser
- Négocier avec les fournisseurs les conditions d’approvisionnement en termes de coût, qualité, délai, conditions de paiement, stockage…
- Rédiger les contrats et Accord Cadre et les soumettre pour validation
- Assurer du strict respect des procédures du Kit log et informer sur tout manquement à celles-ci
- Suivre la procédure de règlement des factures pour s’assurer du respect des délais de paiement
- Archiver les dossiers d’achat dans le respect des procédures ACF
- Anticiper de futurs besoins en prospectant, rédigeant des appels à manifestation pour sélectionner des fournisseurs capables de répondre aux besoins de l’organisation.
- Réceptionner les archives d’achat venant de la Sous-base de Goundam et les organiser dans le stock d’archive
- Réaliser les achats pour la Sous-Base de Goundam
- S’assurer que les dossiers d’achat sont complets suivant la procédure et les soumettre au payement
- Contrôler l’archivage électronique et garder des copies physiques de l’archivage envoyé à la capitale.
- Envoyer les documents d’achat pour archivage à la capitale selon une fréquence définie par le coordinateur logistique.
Objectif 3 : Gérer les réceptions, les expéditions et le Stockage.
Activités
- Réceptionner l’ensemble des livraisons en présence des demandeurs pour la signatures conjointes des Bon de Livraison ou de réception et mettre en transit les marchandises à expédier sur Goundam
- Vérifier la qualité/la quantité des marchandises/articles
- Superviser les chargements des marchandises
- Etablir le contrat de transport sur demande du Responsable Logistique Base
- Remplir les bons de livraison
- Assurer le bon acheminement des marchandises vers leur destination dans le respect des délais et des procédures
- Assurer les retours des BL après réception du destinataire
- Archiver le BL conformément au Kitlog
- Réceptionner les commandes Bases Supérieures et faire les Bon de livraison aux demandeurs
- Assurer la gestion des stocks (conditions de stockage, Fiche de Stock, rapport, date d’expiration) ;
- Contrôler les livraisons aux départements demandeurs, bases programmes sur la base des demandes de sortie de stock
- Assurer la validation logistique au niveau du Stock (DSS, BL, RS)
- Imprimer mensuellement le Rapport de stock et le soumettre au Responsable Logistique Base pour validation
Objectif 4 : Gestion des ressources humaines
Activités
- Faire les JD et JR, former et encadrer le personnel et les stagiaires affecté au service achat de la base
- Effectuer les Évaluation de son équipe de manière périodique
- Organiser le travail de son service achat Base
- Planifier les congés de son équipe
Objectif 5 : Reporting
Activités
- Mettre en place et suivre les indicateurs de son activité : SA, liste de prix, suivi des contrats et Accord cadres, Planning des Approvisionnement
- Partager avec le Responsable Logistique Base tout blocage qui pourrait ralentir la procédure d’achat
- Participer à des réunions hebdomadaires avec l’équipe de la base pour partager l’état d’avancement des procédures d’achats
- Travailler en étroite collaborateur avec les départements et les service Support RH pour assurer une bonne communication
PROFIL DU CANDIDAT
| Instruction : Niveau d’études/diplôme spécifique/ | Diplôme d’étude supérieur en achat, logistique et transport ou équivalent |
| Connaissances spécifiques /techniques souhaitées: |
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| Expérience préalable nécessaire: | Expérience de 1 an minimum dans une fonction similaire |
| Langues | Songhaï et/ou Tamashek requis, connaissances des autres dialectes du nord Mali souhaitée. Français courant. Des notions en Anglais seraient un atout. |
| Programmes informatiques requis: | Parfaite maitrise du pack office |
| Rémunération package | Conformément à la grille de rémunération d’Action Contre la Faim au Mali |
| Mobilité demandée (local- national – international) et fréquence des voyages | Le titulaire du poste sera Tombouctou. Des déplacements très fréquents dans la zone d’intervention d’ACF dans la région de Tombouctou notamment dans les cercles de Tombouctou et Goundam. Des déplacements à Bamako et autres lieux au Mali et dans la sous-région sont à envisager aussi dans le cadre de ses responsabilités techniques, administratives et logistiques au niveau mission et sous-bureau régional d’ACF (WARO Dakar). En termes de moyens attribués, le chef de projet Surveillance disposera notamment d’un ordinateur, d’un téléphone, d’un forfait téléphonique, d’un moyen de transport (véhicule avec chauffeur) mis à sa disposition pour ses déplacements sur le terrain. |
Les candidats intéressés sont priés d’aller sur le lien ci-dessous et suivre les instructions pour postuler : https://employ.acf-e.org/
Les dossiers des candidatures doivent comporter :
- Le CV à jour avec le contact (Email & Tel) des RH et des trois derniers supérieurs hiérarchiques.
- La lettre de motivation
La date de clôture du dépôt des candidatures : le lundi, 26 Janvier 2020.
Seules les candidatures qui répondent aux profils recherchés seront contactées pour la suite du processus de recrutement.