POSTE: RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER (RAF)

SUPERIEUR HIERARCHIQUE: COORDINATEUR(TRICE) DE l’UGP DU SE/HCNLS

CONTEXTE ET JUSTIFICATION

La République du Mali a bénéficié d’une subvention du Fonds mondial dans le cadre du Nouveau Modèle de Financement pour la période du 1^er janvier 2018 au 31 décembre 2020. Cette subvention vise à appuyer le Mali dans la mise en œuvre de son programme de lutte contre le sida. Le volet traitement et PTME est géré par le Secrétariat Exécutif du Haut Conseil National de Lutte contre le Sida (SEHCNLS) en tant que Principal Récipiendaire.

La subvention du Fonds mondial a comme objectifs de contribuer à : i) réduire les nouvelles infections, les taux de morbidité et mortalité des personnes vivant avec le VIH liés au VIH/SIDA et dans la population générale au Mali, ii) protéger les droits des personnes vivant avec le VIH et le sida et les groupes spécifiques et iii) améliorer l’accès universel à des services adéquats de prévention, de traitement et la qualité des soins et soutien.

Pour la mise en œuvre des activités du traitement et PTME, le SEHCNLS collabore avec cinq (5) Sous Récipiendaires qui sont : la Cellule Sectorielle de Lutte contre le Sida du Ministère de la Santé et de l’Hygiène Publique (CSLS/MSHP), ARCAD-SIDA, SOLTHIS, le Réseau Malien des Associations des Personnes vivant avec le sida (RMAP+) et le Ministère de la Santé et des Affaires Sociales.

L’UGP-SEHCNLS

L’Unité de Gestion du Projet (UGP) est l’organe de suivi programmatique et de gestion financière de la subvention VIH/SIDA financée par le Fonds Mondial au Secrétariat Exécutif du Haut Conseil National de Lutte contre le Sida. A ce titre, elle est en charge :

• De coordonner la planification des activités pour une exécution efficiente et transparente des fonds ;
• D’assurer la gestion financière des ressources octroyées au SE HCNLS dans le cadre de la mise en œuvre du projet financé par le Fonds Mondial ;
• D’assurer la passation des marchés ;
• De procéder à la collecte, à l’analyse, au rapportage et à la diffusion auprès des parties prenantes des données nécessaires au suivi et à l’évaluation ;
• D’assurer la préparation et la diffusion des rapports financiers pour les évaluations et les audits internes et externes.

L’UGP est placée sous la responsabilité d’un Coordinateur et est composée de personnels techniques et financiers dont un Responsable Administratif et Financer. 

Titre de la fonction : RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

Responsable hiérarchique : Coordinateur de l’Unité de Gestion du Projet (UGP)

Lieu de travail : Bamako, Mali. 

Objectif général de la fonction 

ADMINISTRATION

• Elabore et met en œuvre les moyens quantitatifs (gestion de l’emploi, recrutement, formation) nécessaire à une optimisation ou une adaptation des ressources humaines aux finalités économiques de l’UGP ;
• Assure la conduite de la gestion du personnel et l’application de la règlementation sociale en intégrant les règles et les procédures du droit du travail ;
• Est responsable de tout ou partie de la politique de gestion et de développement des ressources humaines et de la gestion courante ;
• Elabore et propose au Coordinateur une politique de gestion du personnel et de développement des ressources humaines, et définit les conditions générales de son application.

FINANCES

• Est responsable de la tenue courante des comptes en comptabilité ;
• Rassemble, coordonne et vérifie les données comptables ;
• Etablit régulièrement et présente sous forme normalisée les documents de rapportage financier au bailleur (situation mensuelle, rapports financiers trimestriels, semi-annuels et annuels, etc.) ;
• Conseille le Coordonnateur sur les questions financières ;
• Peut exercer des activités connexes de type financière (trésorerie), fiscale (calcul d’impôt, déclaration, etc.) ou sociale (salaires, bilans, etc.)

 ACTIVITES PRINCIPALES (ROLES ET RESPONSABILITES)

ADMINISTRATION

• Assurer l’organisation et l’animation du service financier ;
• Superviser, conduire, contrôler la gestion administrative du personnel (effectifs, mouvement de personnel, temps de travail, dossiers individuels, rémunération et charges sociales) ;
• Gérer les ressources humaines (besoins quantitatifs et qualitatifs) ;
• Veiller aux conditions générales de travail et d’application de la législation sociale et fiscale ;
• Assurer la mise en œuvre et le suivi de l’exécution des conventions de financement signées par le programme ;
• Organiser la planification et l’exécution des travaux d’inventaire ;
• Veiller à la préparation des contrats de travail du personnel ;
• Veiller à la constitution et à la mise à jour des dossiers du personnel ;
• Coordonner l’organisation des missions à l’intérieur et à l’extérieur du pays ;
• Assurer les relations avec les organismes sociaux et administratifs.

FINANCES ET COMPTABILITE

• Assurer la responsabilité de la tenue des comptes en conformité avec les règles et principes comptables, fiscales et sociales, depuis la saisie des pièces comptables jusqu’à la présentation des rapports financiers et autres déclarations légales ;
• Coordonner et contrôler l’application des procédures par les différentes unités ;
• Assurer l’interface avec les interlocuteurs extérieurs tels que le LFA, l’auditeur externe, le Bureau de l’Inspecteur Général du Fonds Mondial, les banques, etc;
• Élaborer et soumettre au Coordinateur un tableau de bord financier à un rythme mensuel ;
• Suivre les opérations financières des comptes (engagements, retraits, règlements, état de rapprochement bancaire du programme et des paiements directs) ;
• Gérer la trésorerie de la subvention ;
• Superviser l’élaboration et le suivi des budgets et diligenter l’ordonnancement des dépenses ;
• Assurer la mise en œuvre des recommandations faites par les auditeurs interne et externes ;
• Gérer le patrimoine (immobilisations et des stocks) ;
• Participer en lien avec les autres unités du SE/HCNLS à l’élaboration ou à la mise à jour des plans de travail et budgets annuels des programmes d’activités ;
• Valider les analyses budgétaires et justifications des écarts ;
• Analyser et consolider les données financières de l’UGP-SEHCNLS dans les délais;
• Appuyer les planifications financières et assurer l’intérim du Coordinateur à la demande du supérieur hiérarchique.

COMPETENCES REQUISES

• Titulaire d’un diplôme en Finances Comptabilité, Audit, Contrôle de Gestion, ou grande école de commerce ;
• Minimum 10 ans d’expériences en Comptabilité-Finances dont 5 ans comme RAF et 3 ans en cabinet d’expertise comptable ;
• Bonne connaissance des projets/programmes financés par les bailleurs de fonds internationaux ;
• Connaissance des procédures du Fonds Mondial de lutte contre le SIDA, la Tuberculose et le Paludisme
• Bonne connaissance des tableurs et des logiciels de gestion en particulier TOM2PRO.

PROFIL PERSONNEL

• Intégrité Rigueur et Minutie ;
• Travail sous pression ;
• Respect des délais ;
• Disponibilité ;
• Autonomie ;
• Maîtrise de l’anglais sera un atout.

DOSSIER DE CANDIDATURE :

• Une demande manuscrite signée ;
• Une lettre dactylographiée signée expliquant les motivations profondes pour l’emploi et les qualifications spécifiques à prendre en compte pour la candidature ;
• Un CV à jour signé mettant en exergue les connaissances et expériences professionnelles pertinentes (maximum 3 pages) ;
• Une copie certifiée conforme des diplômes et certificats obtenus ;
• Les attestations des précédents employeurs

Dépôt et clôture des candidatures :

Les dossiers de candidature avec la mention de l’intitulé complet du poste doit être déposés, au plus tard le lundi 09 décembre 2019 à 12 heures, au Secrétariat Exécutif du Haut Conseil National de Lutte contre le Sida à Hamdallaye ACI 2000 – Avenue du Mali – côté Ouest du rond-point de l’Obélisque,  Bamako