A PROPOS DE HELP : 

Help – Hilfe zur Selbsthilfe est une organisation humanitaire et d’aide au développement Allemande à but non lucratif qui est désormais active dans le monde entier. Nos actions mettent l’accent sur l’aide d’urgence, l’aide aux réfugiés, le relèvement économique, la reconstruction et la réhabilitation. HELP agit également dans les domaines de la santé, la nutrition et du plaidoyer. Présente au Mali depuis novembre 2013, l’ONG HELP intervient dans les domaines de relèvement économique, la santé, la sécurité alimentaire et le WASH. 

RESPONSABILITES : 

Sous la responsabilité directe du Chef de projet « VBG », l’Administrateur-logisticien a pour responsabilité (la liste n’est pas exhaustive) :

• La Gestion de la trésorerie de la base (Petite caisse et banque, notamment le format Excel) ;
• La planification des décaissements dans le temps pour optimiser la gestion de la trésorerie ;
• La tenue de la comptabilité de la base ;
• La gestion de l’approvisionnement ;
• La gestion du stock fournitures de bureau et autres consommables ;
• La préparation et suivi des achats ;
• Le suivi de la consommation carburant ;
• L’archivage et envoi des dossiers d’achat,
• Rapport suivi carburant et le stock de fournitures de bureau et autres consommables ;
• Gestion du personnel d’appui (chauffeurs, agent de nettoyage et gardiens) ;
• La préparation des rapports des suivis financiers périodiques ;
• L’élaboration des différents états de rapprochement périodiques (états de rapprochement bancaire…) ;
• La réception, la diffusion, le classement, l’archivage des dossiers administratifs, comptables et financiers au niveau de la base ;
• L’appui technique aux autres membres de l’équipe du projet dans les gestions administrative et financière des activités à mettre en œuvre ;
• La vérification de toutes les pièces justificatives reçues dans le cadre du projet avant la comptabilisation ;
• Le suivi des avances avec les partenaires (CSRFs) en vue de leur justification adéquate ;
• Le règlement à temps des fournisseurs et des prestataires de services ;
• Le suivi budgétaire auprès du Chef de projet, du RAF et commentaires des écarts ;
• La transmission dans les délais décrits dans la note de procédure des rapports mensuels ;
• La transmission à la direction dans les délais décrits dans la note de procédure de toutes les pièces justificatives adossées aux rapports mensuels ;
• La sécurisation des carnets de chèques et tous les documents administratifs et comptables du projet ;
• Le suivi et la vérification des pièces logistiques aux niveaux des prestataires : cliniques mobiles, évacuation sanitaires, etc…
• Le scan et l’archivage des pièces avant envoi à Bamako ;
• Veiller à la réception des commandes à la livraison ;
• Appuyer l’organisation des ateliers et autres rencontres (pause-café, restauration, réservation salle de réunion, fournitures de bureau) ;
• Effectuer les réservations d’hôtel et assurer toute la logistique entourant l’accueil de visiteurs extérieurs ;
• Créer une liste de prix et l’actualiser régulièrement ;
• Veiller au respect des procédures et à la conformité des documents ;
• Gérer les courriers arrivés et départs (enregistrement, distribution, archivage des copies).
• Exécuter toutes autres tâches confiées par son supérieur hiérarchique, en rapport avec son domaine de compétence.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES :

• Titulaire d’un diplôme BAC + 4 en Administration, Gestion, Logistique, ou tout autre diplôme connexe.
• Minimum 5 années d’expérience obligatoire dans le domaine.
• Capable de travailler à la fois indépendamment et en collaboration.
• Excellente maitrise du logiciel office (word, Excel, PowerPoint…) et la connaissance de winpaccs est un atout, 

ATTITUDE :

• Intègre et rigoureux.
• Sens élevé de l’organisation dans le travail.
• Bonne attitude interpersonnelle.
• Fortes capacités relationnelles et rédactionnelles.
• Forte capacité de négociation.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais prescrits. 

DOSSIER A FOURNIR :  

Les dossiers de candidatures, contenant un CV et une lettre de motivation peuvent être envoyés à l’adresse électronique suivante : malirecruitment@help-ev.de ou sous plis fermé au bureau de L’ONG Help zur Selbsthilfe  à Bamako  ACI 2000, rue 318 porte 47 au plus tard le  28 octobre 2019, en précisant la nature du poste «Administrateur Logisticien».

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les entretiens.

L’ONG HELP demandera aux candidats présélectionnés les copies des diplômes, attestations, certificats de travail et/ou de formation ultérieurement.