Oxfam  cherche un(e) candidat(e) expérimenté(e) et talentueux (se)  pour son poste  de Chargé des Ressources Humaines et de l’Administration qui sera basé à Gao au Mali
Date de clôture : 09 Aout 2014
Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée – 06 mois (renouvelables). Poste national
Qui sommes-nous ?
Oxfam GB est une organisation à but non but lucratif présente dans 93 pays et intervient au Mali depuis une trentaine d’années aux côtés des populations démunies dans les zones rurales avec un focus sur les régions de Gao, Koulikoro, Sikasso et Kayes. Les actions entreprises sont  principalement liées aux interventions dans le secteur du développement (sécurité alimentaire, éducation, eau, hygiène, assainissement, transformation et gestion des conflits,) mais également des réponses aux crises humanitaires (crises alimentaires, conflits, préparation aux urgences) et des actions de plaidoyer (“Education pour tous “avec un accent particulier sur l’éducation des filles, droit en situation de crise) tout cela en collaboration avec les acteurs internationaux et locaux, les services techniques de l’Etat, les autorités locales et nationales, les organisations de la société civile, et les communautés.
Notre bureau national se trouve à Bamako avec des antennes à Gao et Kayes.
RESPONSABILITES PRINCIPALES:
Ressources humaines
Recrutement et Induction :
En collaboration avec chaque responsable de recrutement :
fournir l’appui au recrutement conformément aux politiques et procédures RH
développer le programme d’induction de tout nouveau staff
Produire les projets de contrats de travail sur orientation du gestionnaire de programme et du Business Support Manager.
Informer le nouveau staff sur leurs droits et obligations découlant du contrat et du Code de Conduite, ainsi que les systèmes et politiques de Ressources Humaines et de l’Administration
Gestion des contrats et des avantages de service
Etre le point focal du personnel de sa base de travail pour les avantages contractuels : frais de relocalisation et de transfert, soins médicaux, paiements en fin de contrat, etc.
Mettre en application le système de suivi des dépenses médicales par famille et parmois en fonction des pratiques en la matière : analyser les tendances par famille et lesaugmentations considérables des dépenses, notamment en consultation avec le médecin traitant
S’assurer que les transferts de staff malades ou de leurs dépendants sont réalisés selonles procédures de Oxfam GB.
En concertation avec et selon les orientations fournies par le Business SupportManager, assurer la liaison et la bonne collaboration avec les services publics enmatière de législation de travail, de sécurité sociale.
Assurer la gestion des congés contractuels, des congés de circonstances, des R&R etdes absences du personnel.
Assurer un suivi des fins de contrat, de période probatoire afin de conseiller, en tempsutile, les managers sur les actions appropriées au vu du niveau de performance desstaffs concernés
S’assurer que GOLD est précis, complet et mis à jour chaque fois qu’il y achangement des informations du staff. Produire des rapports qui fournissentdes informations adéquates sur la situation du staff.
Organiser les entrevues de fin de contrat et s’assurer que tous les formulaires de finde contrat sont organisés conformément aux procédures OGB
Assurer l’interface, en coordination avec le Business Support Manager, duGestionnaire National des RH pour toutes les questions liées à la revue annuelle dessalaires.
En coordination avec le Business Support Manager, aviser et appuyer le Gestionnairede Programme sur les questions relatives à la législation du travail
Maintenir de bons rapports de travail avec les autres chargés des RessourcesHumaines & Administrateurs d’ONGs et participer aux réunions du réseau desadministrateurs des ONGs et en faire des rapports écrits succincts pour ladocumentation et le suivi.
Gestion des performances
Prodiguer des conseils sur la gestion des performances et s’assurer que tout le mondecomprend l’importance des objectifs et des évaluations de performance et mettre lesinformations dans le système GOLD.
Faire le suivi du processus de fixation des objectifs et de revue des performances ets’assurer que les objectifs organisationnels en cette matière sont respectés au niveaude sa base
Formation et Développement du staff
Compiler et coordonner les besoins en formation du staff de sa base de travail
Apporter l’appui et prodiguer des conseils sur le développement et la formation destaff et coordonner les activités de formation au niveau du programme.
Diffuser l’information sur les formations disponibles et coordonner l’inscription descollègues aux différentes formations en concertation avec leurs responsableshiérarchiques.
Alignement sur les normes standards des systèmes et procédures Oxfam
Assurer la mise en oeuvre des politiques et procédures OGB dans les divers domaines(y compris le VIH/SIDA, la santé et salubrité, la prévention de l’exploitation et desabus sexuels) selon les normes standards en vigueur tels que consignés dans les OutilsStandards d’évaluation (SATs) et viser l’amélioration continue des standards
Soumettre le rapport d’auto évaluation par rapport aux SATs selon la régularitéconvenue ou sur demande
Documentation et Production des rapports
Assurer le classement des dossiers du personnel selon les orientations et normes en la matière
Bien documenter les différents processus RH afin de faciliter la production des rapports et d’attester de la bonne conduite des différents processus
Produire un rapport mensuel RH à l’intention du gestionnaire de programme et du Business Support Manager (selon le format communiqué par le gestionnaire national des RH)
Transmettre mensuellement les informations sur la situation du personnel au Business Support Manager afin de permettre au gestionnaire national des ressources humaines d’actualiser la base des données RH
Produire et soumettre le rapport de tout incident relatif à la sécurité et à la salubrité en milieu de travail et aux travailleurs.
Préparer les informations utiles pour la préparation de la liste de paie, et les transmettre au HR Officer National pour vérification.
Administration
S’acquitter des tâches suivantes:
Suivi des contrats de bail ainsi que de toutes les dépenses liées à l’usage des lieux loués en fonction des procédures Oxfam et des prescrits desdits contrats.
Gestion du bureau en matière de communication et de la transmission des informations.
Assurer l’interface entre l’Organisation et les entités administratives et fiscales de sa base de travail
Organiser les rendez-vous ainsi que les réunions avec les partenaires extérieurs
Organiser l’hébergement des visiteurs à sa base de travail
Mise en place et suivi des arrangements domestiques pour l’équipe des expatriés notamment leur logement, la sécurité des lieux de leur résidence, engagements et gestion du personnel d’appui pour les maisons ainsi que leurs soins de secours.
COMPETENCES CLES:
Essentielles :
Diplôme de premier cycle universitaire en sciences sociales, gestion des ressources humaines ou disciplines apparentées
Au moins trois ans d’expérience en gestion du personnel et de l’Administration dans un poste similaire
Bonne connaissance de la législation du travail au Mali.
Bonne communication verbale et écrite (capacité à produire des memos, des lettresadministratives et des rapports en fonction des modèles établis) en français
Bonne capacité d’analyse et d’explication des faits et des situations
Diplomatie, tact et talent de négociateur
Techniques de formation/amélioration des aptitudes des collègues
Connaître les techniques de gestion des équipes mixtes de travail
Aptitude au travail d’équipe et apte à motiver les collègues
Flexibilité: aptitude à travailler sous pression et à s’adapter à des situationschangeantes
Maitrise des applications sous MS office
Désirables :
Connaissance de l’Anglais
Comment postuler
Les candidats doivent postuler en ligne à   https://bit.ly/1prc8IE référenceINT0674, et attacher une lettre de motivation et un Curriculum vitae résumant leur aptitude à occuper le poste et préciser les contacts et adresses de 3 personnes de référence qui peuvent attester de leur expérience et qualifications professionnelles (2 doivent être les derniers employeurs)
Alternativement les candidatures sont également reçues  à Oxfam ACI 2000 Hamdallaye à côté de la Bibliothèque Nationale BP 209 Téléphone 223 449 00134 et à nos bureaux de Gao et  de Kayes.
Description du poste : pour plus de détails, veuillez consulter notre site web cité ci-dessus.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés
PS : les dossiers reçus restent la propriété d’Oxfam GB