PROJET DE DEPLOIEMENT DES RESSOURCES DE L’ÉTAT ET DECENTRALISATION POUR L’AMELIORATION DES SERVICES 

SELECTION DE CONSULTANTS PAR LES EMPRUNTEURS DE LA BANQUE MONDIALE 

APPEL A CANDIDATURE POUR LE RECRUTEMENT D’UN ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER

NOM DU PAYS : MALI 

NOM DU PROJET : PROJET DE DEPLOIEMENT DES RESSOURCES DE L’ÉTAT ET DECENTRALISATION POUR L’AMELIORATION DES SERVICES

INTITULE DE LA MISSION : RECRUTEMENT D’UN ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER

N° Don : PPA V 268

N° de référence (selon le Plan de Passation des marchés): N°  18 – service de consultants du PPM en version Word en date du  25 février 2019.

Le Gouvernement du Mali a reçu un financement de l’Association internationale de développement (IDA), et a l’intention d’utiliser une partie du montant de ce financement  pour le Recrutement d’un assistant administratif et financier pour le compte du Projet de Déploiement des Ressources de l’État et Décentralisation pour l’Amélioration des Services. 

Missions

Sous la responsabilité du Coordonnateur  et la supervision du spécialiste en gestion financière du projet, l’assistant administratif et financier aura  pour mission d’assurer les attributions suivantes : 

Travaux administratifs

• Assistance au Coordonnateur et équipe technique
• Accueil et orientation des visiteurs ;
• Préparation des réunions, ateliers et événements (logistique, préparation des dossiers, secrétariat éventuellement) ;
• Organisation des courses, déplacements et missions.
• Organisation du courrier :
• Assurer la réception, la distribution, et le classement des courriers, emails et télécopies dans le respect des règles de confidentialité, ainsi que le suivi des correspondances ;
• Assurer la gestion des archives de l’Unité de Coordination du Projet.

Gestion de matériel

• Assurer la gestion des immobilisations :
• Contribuer à l’inventaire périodique des immobilisations ;
• Mettre à jour périodiquement la fiche de suivi des immobilisations (codification, affectation, etc.) ;
• Suivre périodiquement les rapports d’utilisation et de fonctionnement des équipements des diverses composantes en vue de leur entretien périodique ;
• Suivre la maintenance du parc informatique ;
• Assurer la gestion des stocks de fournitures et consommables :
• Etablir les besoins en fournitures et consommables ;
• Gérer les commandes : réception, vérification, et stockage des fournitures et consommables ;
• Vérifier et certifier les factures d’achats de fournitures et consommables,
• Tenir et mettre à jour les fiches de stock ;
• Etablir l’état de stock mensuel ;
• Effectuer l’inventaire périodique des stocks.
• Assurer la gestion des parcs automobiles et matériels roulants :
• Tenir les demandes et les cahiers de suivi des prises de carburant par véhicule ;
• Vérifier les consommations mensuelles de carburant par véhicule ;
• Vérifier et certifier les factures de carburants émises par les fournisseurs ;
• Tenir les carnets de bord par véhicule : carburant, entretien, réparation ;
• Tenir l’état de suivi des entretiens et réparations des véhicules ;
• Tenir informer l’Unité de Coordination du Projet en cas d’accident (engagement des procédures vis-­à-­vis de l’assurance).
• Assurer le suivi des mouvements du personnel :
  • Suivre la planification des congés du personnel ;
  • Transmettre au Coordonnateur du projet les demandes de congés de tous les ayants droits pour accord et classement,
  • Assurer la gestion des dossiers du personnel.

Passation des marchés

• Préparer les demandes de consultation de prix auprès des fournisseurs locaux de l’UCP ;
• Participer à l’évaluation des offres reçues ;
• Etablir et suivre les bons de commandes ;
• Assurer le suivi de l’exécution ;
• Assurer la mise en place et la mise à jour d’un système d’archivage ;
• Contrôler les commandes en instance et le suivi des factures fournisseurs ;
• Etablir une base de données des fournisseurs et mettre à jour en permanence ce fichier avec appréciation de la qualité des services rendus par chaque fournisseur ;
• Etablir et mettre à jour périodiquement un fichier des prix des articles les plus couramment utilisés par l’UCP.

Gestion de la caisse

• Assurer la tenue de la caisse ;
• Assurer la mise à jour journalière du journal de caisse,
• Assurer l’inventaire journalier de la caisse.

Et toutes autres tâches relevant de sa fonction qui pourraient lui être confiées par le Coordonnateur ou le Spécialiste en gestion financière.

Qualifications et expériences requises

Les candidats pour ce poste doivent avoir :

• Bonne capacité d’organisation ;
• Aptitude à communiquer clairement (verbalement et par écrit) : maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais ;
• Bonne capacité d’adaptation et avoir un esprit d’initiative ;
• Mobilité et disponibilité ;
• Bonne capacité d’analyse et de synthèse ;
• Capacité de travailler en équipe ;
• Sens de la confidentialité, rigueur et précision ;
• Expérience des projets financés par les principaux bailleurs de fonds du projet serait un atout.

Le profil requis est le suivant :

• Un diplôme universitaire d’études supérieures (minimum Bac+3) dans l’un des domaines suivants : technique de secrétariat, gestion administrative, gestion ;
• Expériences professionnelles de cinq (05) ans au minimum dont au moins trois (03) ans dans un poste similaire ;
• Maîtrise du logiciel comptable, de la bureautique (Word, Excel, Power Point) et de la gestion de la messagerie électronique.

Durée de la mission

Le contrat de l’assistant administratif et financier sélectionné à l’issue de ce processus de recrutement, sera d’un (01) an renouvelable après une période probatoire de six (6) mois. Au cas où la performance de l’assistant administratif et financier  est satisfaisante, son contrat pourra être reconduit pour couvrir la durée du Projet, sous réserve de l’évaluation annuelle de sa performance jugée satisfaisante par le Coordonnateur national du projet, et confirmée avec l’avis de la Banque mondiale.

Dossier de candidature

Les dossiers de candidature devraient comporter les pièces suivantes :

• une lettre de motivation adressée au Secrétaire Général du Ministère de l’Economie et des Finances ;
• un curriculum vitae détaillé comportant des informations démontrant que le candidat dispose des qualifications et expériences pertinentes pour la mission, avec mention de trois références professionnelles ;
• une copie certifiée ou légalisée des diplômes de formation supérieure ;
• les attestations ou preuves attestant de l’expérience professionnelle du candidat.

Dépôt des candidatures

Les Consultants individuels intéressés et ayant les qualifications requises sont invités à manifester leur intérêt en soumettant leur dossier sous pli fermé en un (01) exemplaire avec la mention « Candidature au poste d’assistant administratif et financier du « Projet de Déploiement des Ressources de l’État et Décentralisation pour l’Amélioration des Services » à Bamako au plus tard le 20/09/2019 à 16 heures GMT précises à l’adresse suivante :

PROGRAMME DE  FILETS SOCIAUX « JIGISEMEJIRI » ACI 2000, rue 329, porte 120 Bamako – Mali, Tél : (00223) 20 22 16 15 / 20 22 16 17, 2^ème étage, bureau de la passation de marché. Email: msako@jigisemejiri.org, acisset@jigisemejiri.org, dtall@jigisemejiri.org

Procédures de sélection

L’Assistant administratif et financier sera  sélectionné en accord avec les procédures définies dans le « Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs sollicitant le Financement de Projets d’Investissement (FPI) » de Juillet 2016, révisé en Novembre 2017 et Août 2018.

Il reste entendu que le recrutement d’un candidat fonctionnaire doit satisfaire aux dispositions de la clause 3.23 d) du Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs sollicitant le Financement de Projets d’Investissement (FPI) de Juillet 2016, qui précisent que les responsables d’administrations publiques et les fonctionnaires du pays de l’Emprunteur peuvent être engagés dans le cadre de contrats de consultants dans ledit pays, soit individuellement soit comme membre de l’équipe d’experts proposée par un cabinet de consultants, uniquement lorsque :

• leurs services sont d’un caractère unique et exceptionnel, ou leur participation est indispensable à l’exécution du projet ;
• leur engagement ne créera pas de conflit d’intérêts ; et leur engagement n’enfreint aucune loi, réglementation ou politique de l’Emprunteur.

Il est également porté à l’attention des candidats que les dispositions de la clause 3.15 d) du « Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs sollicitant le Financement de Projets d’Investissement (FPI) » relatives aux règles de la Banque mondiale en matière de conflit d’intérêts sont applicables.