Poste: Assistant(e) de Direction
Lieu: Bamako
Durée: 12 mois renouvelables
Superviseur: Directeur Pays
Nombre de poste: 01
Collaboration: Bureau Help de Bamako, Base d’Ansongo et des partenaires

A propos de HELP
Help – Hilfe zur Selbsthilfe est une organisation humanitaire et d’aide au développement Allemande à but non lucratif qui est désormais active dans le monde entier. Nos actions mettent l’accent sur l’aide d’urgence, l’aide aux réfugiés, le relèvement économique, la reconstruction et la réhabilitation. Help – Hilfe zur Selbsthilfe agit également dans les domaines de la santé, la nutrition et du plaidoyer. Présente au Mali depuis novembre 2013, l’ONG Help – Hilfe zur Selbsthilfe intervient dans les domaines de relèvement économique, la santé-nutrition, la sécurité alimentaire et le WASH (Eau, Hygiène et Assainissement).

Résumé du poste :
Sous la supervision directe du Directeur Pays, le/la titulaire du poste aura pour responsabilité la gestion de toutes les activités liées au secrétariat et la petite caisse. A ce titre il/elle sera responsable de :
1. Responsabilités :
– Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs ;
– Gérer des courriers arrivés – départs et assurer la transmission ;
– Suivre les courriers dans le bureau du Directeur Pays en introduisant les parapheurs et en faisant le dispatching une fois signés.
– Classer des courriers dans les classeurs ;
– Gérer les appels téléphoniques (externe et interne) ;
– Gérer les rendez-vous du Directeur Pays en particulier et celui du personnel de Help Mali en général ;
– Rédiger les correspondances administratives si nécessaire ;
– S’assurer que les fiches de la logistique sont bien remplies en liaison avec le service de la logistique.
– Assurer la gestion des caisses par projet ;
– Effectuer les paiements sur la caisse ;
– Préparer les documents d’approvisionnement de caisse ;
– Rédiger les bons d’entrée et de sortie de caisse ;
– S’assurer de la conformité des pièces justificatives liées à la petite caisse ;
– Veiller à l’enregistrement systématique des pièces justificatives liées à la petite caisse ;
– Préparer les inventaires de caisse ;
– Assurer la tenue adéquate de Winpaccs cash book par projet ;
– Faire circuler les documents externes de manière prompte et appropriée ;
– Assurer que les problèmes imprévus ou les retards dans le travail programmé soient immédiatement signalés au Directeur Pays
– Assurer les impressions, photocopies, compilation des documents supports pour les programmes ;
– Réaliser toute autre tâche qui pourrait lui être demandée par son superviseur.
2. Sécurité et code de conduite
– Appliquer les procédures et règles de sécurité en vigueur chez Help.

Conditions du poste :
– Au moins Bac + 2, en Secrétariat, Administration ;
– Au moins 3 ans d’expériences requises dans un poste similaire ;
– Une approche flexible et adaptable à travailler dans un environnement changeant ;
– Grandes capacités en relations interpersonnelles.

Durée :
Douze (12) mois renouvelables

Dossier à fournir :
Les dossiers de candidatures, contenant un CV et une lettre de motivation, peuvent être envoyés à l’adresse électronique suivante : malirecruitment@help-ev.de
ou sous plis fermé au bureau de L’ONG Help à Bamako ACI 2000, rue 318 porte 47 au plus tard le 22 avril 2019, en précisant la nature du poste « ASSISTANT(E) DE DIRECTION BAMAKO ».

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les tests écrits et entretiens.
L’ONG HELP demandera aux candidats présélectionnés les copies des diplômes, attestations, certificats de travail et/ou de formation ultérieurement.