Avis de recrutement au Poste de Logisticien

Poste: Logisticien
Lieu d’affectation : Koulikoro, Mali
Durée : 48 mois

L’Unité de Gestion du Projet (UGP) basée à Koulikoro, assure la gestion technique, administrative, budgétaire, financière et comptable de l’intervention. Cette UGP est dirigée de façon collégiale par le Responsable national mandaté par le Ministère des Collectivités Territoriales et l’Expert en Coopération Technique, désigné par la suite comme Co-responsable de l’intervention. L’UGP agira dans le respect des directives émanant du Comité de Pilotage.

Position :

Le Logisticien travaille sous la responsabilité fonctionnelle et hiérarchique du RAFI et en étroite collaboration avec le reste de l’équipe de l’unité de coordination du programme et des différentes interventions de Enabel à Koulikoro.

Responsabilités clefs :

Afin d’assurer une meilleure gestion consolidée des interventions du programme :
• Superviser tous les travaux de construire, réhabiliter, équiper, doter, installer et maintenir en état les bureaux, salles de réunion, entrepôts, annexes de l’unité de coordination du programme et de ses interventions.
• Organiser, planifier, suivre les réparations et les entretiens de tous les bureaux et les équipements utilisés dans ces structures.
• Contribuer à la réalisation de l’inventaire des interventions et de l’unité de programme et le mettre à jour (semestriellement)
• Veuillez à ce que tous les achats (importation ou local) soient en hors taxes conformément aux arrangements ou conventions spécifiques ;
• Introduire les dossiers de demande d’exonération en respectant les procédures et les circuits : Ambassade, Ministères compétents et Fournisseurs ;
• Suivre l’exonération des droits de douanes, TVA sur les fournitures, équipements, véhicules importés ou achetés localement ;
• Veiller à la récupération de la TVA dans les cas où la procédure le prévoit ;
Assurer la gestion de tous les équipements (Energie, Telecom, IT) :
• Assurer la bonne installation et de l’utilisation (selon les standards Enabel) de tous les équipements de la télécommunication / IT / Energie au niveau de l’UCP et ses interventions.
• Assurer le suivi des règles pour le maintien et le bon fonctionnement des équipements nécessaires au programme (générateurs, parc informatique, …)
• En cas de mauvais fonctionnement, ou panne, doit informer le plus rapidement possible le RAFI et agir en conséquence (organiser le remplacement et/ou la réparation, …)
• Assurer l’entretien en temps opportun des équipements (par exemple des sauvegardes, anti-virus à jour, … pour tous les ordinateurs)
• Assurer le bon état de protection, la maintenance et / ou le stockage de tous les équipements.
• Assurer le bon fonctionnement des ordinateurs, système réseau et intranet, climatiseurs, autocommutateur / téléphoniques, groupe électrogène etc ;
• Signaler tout problème relatif à l’entretien des appareils
• Accomplir les formalités d’abonnement & résiliation : électricité, eau, téléphone, … ;
Assurer la gestion du parc (véhicules, motos, générateurs, etc.) :
• Planifier les déplacements des véhicules en fonction des besoins de l’UCP et ses interventions en tenant compte des dispositions sécuritaires au sein de Enabel.
• Suivre le manuel de procédure pour tout ce qui concerne les « Procédures d’utilisation des véhicules »et leurs mouvements.
• S’assurer que les chauffeurs suivent les règles contenues dans le document « Procédures d’utilisation des véhicules » prévues dans le manuel de procédure et règlement intérieur.
• S´assurer du ravitaillement à plein des voitures et générateurs en carburant à chaque fois que le niveau du réservoir baisse à ¼.
• Suivre mensuellement les consommations de carburant des véhicules et des générateurs à travers le système de cartes de recharge mais aussi les carnets d´approvisionnement tenu par les chauffeurs.
• Vérifier la préparation des voitures planifiées pour les mouvements des équipes sur le terrain.
• Suivre et planifier régulièrement les entretiens des véhicules et des générateurs de l’UCP et ses interventions.
• Assurer le suivre administratif des véhicules et générateurs (assurance, vignette, carte grise, permis de conduire des chauffeurs, entretien, etc.)
• Assurer l’immatriculation de tous les nouveaux véhicules dans les délais ;
• Introduire les dossiers d’immatriculation conformément aux procédures en vigueur auprès des Autorités compétentes ;
• Veiller à ce que chaque véhicule dispose de l’ensemble des documents qui lui permette de circuler en respectant les lois du pays (carte grise, plaque d’immatriculation, assurance, visite technique, vignette, …), renouveler ces documents ou autorisations si nécessaire.
Faciliter l’acquisition des biens et services suivant les procédures Enabel :
• Réaliser les cotations à chaque fois que c´est nécessaire avant tout achat conformément aux procédures.
• Effectuer tous les achats des biens, marchandises, fournitures et services pour l’UCP et ses interventions en fonction des standards de qualité, de prix et des procédures d´achat Enabel.
• S´assurer que tous les documents relatifs à l’approvisionnement soient rédigés conformément aux procédures d´approvisionnement Enabel (Réquisition, Bon de commande) et les soumettre à la signature avant d´effectuer les achats.
• Porter aux fournisseurs identifiés, les commandes d´achat.
• S’assurer de la disponibilité des marchandises chez les fournisseurs et du meilleur rapport qualité-prix.
• S’assurer que les biens achetés remplissent les normes standards de qualité et respectent les normes éthiques d’achats Enabel.
• Informer immédiatement aux demandeurs de la livraison de tous les matériaux en stock pour que les demandeurs prennent connaissance et valide la réception des matériaux.
• S´assurer de la livraison correcte des marchandises achetées par l’UCP et ses interventions.
• Contrôler et soumettre pour validation les documents remis par les fournisseurs (facture, documents de livraison)
• Contrôler les marchandises livrées pas le fournisseur (quantité correcte, qualité article correcte avant réception)
• S´assurer que les factures portent les mentions : date, nom et cachet du fournisseur, nom de l´organisation, 1 ligne par article, quantité pour chaque article, prix unitaire de l’article, prix total pour la quantité de l’article, et prix total de la facture (en chiffres et en lettres), signature du fournisseur.
• Organiser et assurer le bon archivage des documents relatifs à l´approvisionnement, en suivant les règles ou procédures d’archivage Enabel.
• Toutes les factures doivent être validées (signées) par son supérieur hiérarchique.
• Préparer tous les documents de transport et s’assurer qu’ils ont été édités et rempli correctement (Waybill, Packing Lists, etc.) pour toute expédition de matériel.
• Rédiger les contrats de transport et les faire valider par sa hiérarchie.
Faire office du protocole au niveau de l’unité de coordination du programme et de ses interventions :
• Accueillir les nouveaux experts Enabel et faciliter la recherche de leur logement, la négociation
du contrat de bail, l’installation et diverses autres formalités ;
• Veiller à l’accueil et à l’appui des missions (réservation hôtel et vol, accueil à l’aéroport, déplacement, mise à disposition de véhicules, etc.) ;
• Faciliter l’acheminement du courrier entre la Représentation et les projets ;
• Assurer l’organisation et la bonne exécution des cocktails, ou toutes autres manifestations ;
• Se charger de l’installation dans les locaux d’appareils tels que le rétro ou vidéo-projecteur, fax, scanner et en connaître le fonctionnement ;
• Introduire des demandes d’obtention de badges d’accès à l’aéroport ;
• Se charger de la commande des billets d’avions soit via Bruxelles, soit dans le pays, en fonction de la procédure Enabel ;
• Communiquer aux services compétents de la représentation et de la coordination du programme sur l’ensemble des données relatives aux billets d’avion octroyés aux ECT2, etc. dans le cadre des home leave, et des missions internationales.
Assurer une gestion optimale des ressources humaines :
• S’assurer que le personnel qui dépend de lui (Assistante logisticienne, Chauffeurs et éventuellement les Gardiens), accompli les tâches qui sont décrites dans leur description de poste. En cas de problèmes, informer le RAFI.
• Transmettre au RAFI, le planning des congés du personnel qui dépend de lui, et organiser en fonction de cela les possibles remplacements ou redistribution des tâches.
• Organiser le cercle de développement du personnel sous sa responsabilité.
• Au moins une fois par mois, se réunir avec son équipe pour planification du travail mensuel, possibles retards du mois antérieur, résolution de problèmes.
• S’assurer que le personnel qui dépend hiérarchiquement de lui, suit les règles de sécurité et accompli correctement leur travail.
• Être en contact avec les fournisseurs et assurer la recherche d’informations ;

Profil/qualifications requises :

• Formation supérieure ou technique Bac+4 ou maitrise (en Gestion, droit ou équivalent) ;
• Expérience minimum de 5 ans en gestion logistique dans le privé, ONG ou Agence de Coopération.
• Connaissance approfondie des procédures et des cycles logistiques est un atout,
• Aptitude à travailler en équipe et à communiquer avec des collègues et interlocuteurs de cultures et de nationalités différentes ;
• Très bonne capacité d’organisation, de planification, de gestion et attitude proactive ;
• Rigueur, précision, intégrité, et fiabilité ;
• Résistance au stress ;
• Bonne connaissance du français ainsi qu’une bonne aptitude pour la communication et le travail en équipe ;
• Connaissance informatique des logiciels courants (Word, Excel, Power Point, Internet et autres outils de communication).
Salaire et avantage : Rémunération en fonction et de l’expérience professionnelle utile suivant la grille salariale ; pécule de 13ième mois, couverture d’assurance santé ; prime mensuelle de logement pour non résident.

Dossiers :

Les candidats intéressés par le présent avis de recrutement doivent fournir un dossier comportant :
1. Une lettre de motivation ;
2. Un curriculum vitae actualisé ;
3. Les copies certifiées des diplômes et des attestations des employeurs précédents ;
4. Les références d’au moins deux précédents employeurs.

Les dossiers de candidatures doivent être déposés sous pli fermé avec la mention « PEPAK – Logisticien auprès de la Représentation de l’Agence belge de développement (Enabel) Mali à Badalabougou Est, rue 25, Porte 251, BPE 4804, Bamako Tel. +223 20 23 96 42/Fax. +223 20 23 67 27 ; ou au Siège du Programme à Koulikoro – Souban, rue 668, porte 71, Tel. : 21 26 27 86, au plus tard le 20 mars 2019 à 17H00.

NB : Seuls les candidats présélectionnés seront convoqués pour les tests et entretiens. Les dossiers de candidature ne seront pas retournés.
L’utilisation du genre masculin couvre à la fois les femmes et les hommes. Les femmes sont particulièrement encouragées à présenter leur candidature et la sélection tiendra compte de l’égalité et l’équilibre au niveau des ressources humaines.