Avis de recrutement au Poste de Contrôleur Financier

Poste: Contrôleur Financier
Lieu d’affectation : Koulikoro, Mali
Durée : 48 mois

L’Unité de Gestion du Projet (UGP) basée à Koulikoro, assure la gestion technique, administrative, budgétaire, financière et comptable de l’intervention. Cette UGP est dirigée de façon collégiale par le Responsable national mandaté par le Ministère des Collectivités Territoriales et l’Expert en Coopération Technique, désigné par la suite comme Co-responsable de l’intervention. L’UGP agira dans le respect des directives émanant du Comité de Pilotage.

Position :

Le Contrôleur Financier travaillera sous la responsabilité fonctionnelle et hiérarchique du RAFI et en étroite collaboration avec le reste de l’équipe de l’unité de coordination du programme et des différentes interventions de Enabel à Koulikoro.

Responsabilités clefs :

Assurer l’appui au contrôle interne sur la gestion administrative, ressources humaines, comptabilité, logistique et marchés publics de toutes les interventions du programme :
• Vérifier la forme et le fond des pièces justificatives, alerter le RAFI, en cas de non-conformité ;
• Vérifier tous les demandes et dossiers de paiement avant transmission au RAFI pour validation ;
• Appuyer le RAFI dans l’assurance – qualité de tous les dossiers, administratifs, ressources humaines, logistiques, marchés publics, conventions de subside, comptabilité, gestion de trésorerie et planification financière, activités, produits et résultat sous sa responsabilité ;
• Veuillez à ce que tous les achats (importation ou local) soient en hors taxes conformément aux arrangements ou conventions spécifiques ;
• Introduire les dossiers de demande d’exonération en respectant les procédures et les circuits : Ambassade, Ministères compétents et Fournisseurs ;
• Suivre l’exonération des droits de douanes, TVA sur les fournitures, équipements, véhicules importés ou achetés localement ;
• Veiller à la récupération de la TVA dans les cas où la procédure le prévoit ;
Assurer la gestion administrative de toutes les interventions du programme :
• Mettre en place l’organisation administrative et financière (classement, documents standards, caisses, registres) ;
• Mettre à la disposition de tous, le manuel des procédures en vigueur dans le pays et au niveau du programme ;
• S’assurer de la bonne compréhension et utilisation des règles et normes suivant les procédures en place ;
• Informer les projets/interventions des procédures ou sur les nouveaux outils à disposition ;
• Conseiller les projets/interventions en matière de procédures financières, comptables et des outils connexes ;
• Répondre aux questions/ problèmes concernant les procédures financières, comptables et des outils connexes ;
• Garantir le respect des procédures.
Assurer la gestion budgétaire et la programmation financière :
• Appuyer le RAFI à l’élaboration des budgets dans le cadre de nouveau projet lors de la formulation ;
• Appuyer les ATN des interventions à l’élaboration des budgets des missions, formations, ateliers et autres ;
• Réaliser mensuellement le suivi budgétaire pour s’assurer du respect des limites budgétaires/ disponibilités budgétaires ;
• Informer les responsables des interventions sur le taux d’exécution ou de consommation budgétaire des projets ;
• Suivre l’utilisation efficiente de fonds alloués ;
• Appuyer à la prise des actions et décisions ensemble avec le RAFI et les responsables des projets ;
• Comparer le budget, la planification financière et les dépenses réalisées ;
• Proposer des recommandations pour une meilleure adéquation entre les dépenses et le budget mais aussi en ce qui concerne la planification financière ;
• Préparer les propositions de changement budgétaire à soumettre à la validation du RAFI ;
• Élaborer des programmations financières des interventions en lien avec l’équipe opérationnelle et soumettre à la validation du RAFI ;
• Assurer le suivi des programmations financières ;
• Préparer le rapportage financier destiner au comité de direction, au comité de pilotage et autres.
Assurer la gestion comptable et la gestion de la trésorerie :
• Générer les demandes d’approvisionnements de fonds (cash-call) après validation de la programmation financière par le RAFI ;
• Suivre les approvisionnements de fonds (cash-calls) en lien avec la banque après envoi par le siège ;
• Appuyer la coordination du programme à analyser le planning financier des projets ;
• Préparer et suivre les dossiers de paiement pour les projets en cogestion ;
• Superviser la comptabilité des projets (pièces justificatives, encodage, clôture mensuelle, respect de délai)
• Valider les comptabilités (exhaustivité, exactitude)
• Approvisionner les comptes et caisses sur base des demandes de projets approuver par le RAFI ;
• Superviser la bonne gestion des caisses et renforcer les procédures le cas échéant ;
• Assurer les relations bancaires ;
• Assurer le suivi des problèmes de paiements et d’avances de manière autonome en dessous d’un certain seuil ;
• Importer les FAS ;
• Superviser la comptabilité mensuelle des projets en exerçant les contrôles requis (conformité, contrôle des pièces justificatives, etc);
• Fournir un feed-back aux projets sur les informations comptables et financières reçues de ces derniers ;
• Superviser l’envoi les données comptables à la représentation ;
• Informer le RAFI des problèmes rencontrés, en tant qu’interface entre le programme et les projets pour les données comptables et financières ;
• Encoder les données dans le système comptable en l’absence du comptable ;
• S’assurer d’un meilleur classement des pièces comptables conformément aux procédures Enabel (index file) ;
• Veiller aux aspects techniques de la comptabilité ;
• Préparer la clôture comptable des interventions ;
• Exécuter les paiements et réaliser le suivi des comptes bancaires des interventions ;
• Exécuter les contrôles adéquats ;
• Transmettre les informations relatives à l’inventaire des interventions dans les délais prévus par le RAFI dans le cadre de la clôture annuelle des comptes ;
• Se charger des relations entre les institutions financières et les fournisseurs
Appuyer le RAFI dans la gestion quotidienne du personnel :
• gérer et effectuer le suivi des contrats du personnel des interventions (validation, enregistrement, archivage) ;
• Tenir en copie les dossiers du personnel à jour (diplôme, attestation d’ancienneté, etc.);
• Rédiger/ et adapter si nécessaire les contrats de travail locaux en collaboration avec un bureau d’avocat ou le service juridique en l’absence du point focal ressources humaines de la représentation à soumettre au RAFI ;
• Organiser la paie du personnel des interventions et de l’unité de coordination du programme ;
• Effectuer à temps le paiement et le suivi des taxes et cotisations sociales dues ;
• Accomplir les diverses formalités relatives à l’obtention des visas au niveau des services de l’inspection du travail et de la sécurité sociale ;
• S’informer et se tenir au courant de la législation en vigueur en matière de la gestion du personnel et jouer le rôle d’interface entre le programme et le ministère du travail ou autres ministères compétents ;
• Préparer les consultations juridiques ;
• Tenir à jour le livre des employés ou le registre des employés conformément à la législation du travail ;
• Compiler le fichier de suivi des congés et des cercles de développement des employés à soumettre au RAFI ;
• Classer et archiver les contrats d’assurance liés au personnel ;
• Faire dans le meilleur délai les déclarations des accidents de travail ;
• Réaliser le suivi des ordres de mission ;
• Participer au besoin à l’élaboration du manuel de procédures internes relatives aux RH ;
• Calculer et vérifier les déclarations fiscales du personnel des prestations ainsi que de celles des consultants engagés par les interventions ;
• Appuyer au recrutement et sélection du personnel des projets ;
• Fixer les objectifs ensemble avec les collaborateurs ;
• Motiver, encadrer et suivre les collaborateurs ;
• Développer les compétences des collaborateurs ;
Veiller au respect des échéances de rapportage financier :
• Produire la programmation financière trimestriellement conformément au calendrier Enabel ;
• Produire trimestriellement les Cash Call après validation de la programmation financière ;
• Effectuer mensuellement les demandes approvisionnement des différents comptes opérationnels en régie et en cogestion ;
• Tenir à jour le registre du personnel ;
• Produire mensuellement un suivi budgétaire fiable prenant en considération les réalisations et les engagements déjà signés ;
• Produire trimestriellement un rapport financier à présenter au comité de direction après validation par le RAFI ;
• Produire semestriellement les rapports financiers à soumettre au comité de pilotage des interventions
Assurer d’autres activités notamment :
• Superviser et coacher le staff administratif et financier, en cas d’absence du RAFI, par délégation de ce dernier ;
• Appuyer les différentes interventions du programme dans les domaines financiers, comptables, administratifs, logistiques, marchés publics et subsides ;
• Assurer la mise à jour des règles et procédures en vigueur au sein du programme et en conformité avec les règles et procédures de Enabel ;
• Assurer la mise à jour des règles fiscales et sociales applicables conformément à la législation du pays hôte et informer/former les interventions de tout changement relatif à celles-ci ;
• Assurer la continuité en cas d’absence du RAFi, par délégation de ce dernier ;
• Appuyer dans la préparation des audits ;
• Appuyer dans la mise en oeuvre des recommandations des audits et des contrôles internes.

Profil/qualifications requises :

• Avoir une formation de niveau Maitrise ou Master en Gestion ou Finances-Comptabilité ;
• Expérience professionnelle de 8 ans au minimum Comme Chef Comptable, Comptable Senior ou Administrateur Financier dans une entreprise privée, ONG ou Agence de Coopération ;
• Expérience professionnelle de 3 ans minimum en qualité de Contrôleur financier, auditeur ou son équivalent serait un atout ;
• Bonne connaissance des procédures de gestion des subsides, logistiques, des marchés publics et en particulier les procédures des marchés publics belges et maliennes serait un atout ;
• Expérience dans la mise en place des systèmes de contrôle interne ou d’audit interne ;
• Maîtrise avérée des logiciels comptables serait un atout ;
Être capable de travailler en équipe et avoir une bonne aptitude à établir des relations humaines harmonieuses.
• Résistance au stress et capacité à respecter les délais impartis ;
• Orienté résultat-solution ;
• Aptitude à travailler en équipe et à communiquer avec des collègues et interlocuteurs de cultures et de nationalités différentes ;
• Très bonne capacité d’organisation, de planification, de gestion et attitude proactive ;
• Rigueur, précision, intégrité, et fiabilité ;
• Bonne connaissance du français ainsi qu’une bonne aptitude pour la communication et le travail en équipe ;
• Connaissance informatique des logiciels courants (Word, Excel, Access, Power Point, Internet et autres outils de communication).
Salaire et avantage : Rémunération en fonction et de l’expérience professionnelle utile suivant la grille salariale ; pécule de 13ième mois, couverture d’assurance santé ; prime mensuelle de logement pour non résident.

Dossiers :

Les candidats intéressés par le présent avis de recrutement doivent fournir un dossier comportant :
1. Une lettre de motivation ;
2. Un curriculum vitae actualisé ;
3. Les copies certifiées des diplômes et des attestations des employeurs précédents ;
4. Les références d’au moins deux précédents employeurs.

Les dossiers de candidatures doivent être déposés sous pli fermé avec la mention « PEPAK – Contrôleur Financier auprès de la Représentation de l’Agence belge de développement (Enabel) Mali à Badalabougou Est, rue 25, Porte 251, BPE 4804, Bamako Tel. +223 20 23 96 42/Fax. +223 20 23 67 27 ; ou au Siège du Programme à Koulikoro – Souban, rue 668, porte 71, Tel. : 21 26 27 86, au plus tard le 20 mars 2019 à 17H00.

NB : Seuls les candidats présélectionnés seront convoqués pour les tests et entretiens. Les dossiers de candidature ne seront pas retournés.
L’utilisation du genre masculin couvre à la fois les femmes et les hommes. Les femmes sont particulièrement encouragées à présenter leur candidature et la sélection tiendra compte de l’égalité et l’équilibre au niveau des ressources humaines.