L’Allemagne apporte au Mali, depuis son indépendance en 1960, un soutien sous forme de coopération technique et financière pour le développement. Sur mandat du gouvernement fédéral allemand, la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH appuie le gouvernement du Mali, les autorités, les collectivités locales, les organisations de la société civile et le secteur privé.

Dans le cadre de ses activités au Mali, notamment dans le cadre de la mise en œuvre du PROJES, le Bureau de la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) à Bamako, lance l’avis de recrutement de : Deux Assistants(es) Administratifs(ves) et Financiers(es), un/une (1) pour Ségou et un/une (1) pour Mopti.

Le Programme Jeunesse et Stabilisation dans les régions Centre du Mali (Ségou et Mopti) – PROJES a une durée de 36 mois. Il est financé par le Fonds Fiduciaire d’Urgence de l’Union Européenne (FFUE) et sera mis en œuvre par la GIZ InS.

L’objectif général de l’action est de favoriser la stabilisation et le relèvement socio-économique du centre du Mali, par un renforcement de l’offre et de l’accès des populations aux services de base prioritaires, par le soutien à la cohésion sociale et communautaire, ainsi que par la création de revenus et d’emplois au bénéfice des couches sociales fragilisées, en particulier des jeunes.

Domaine de responsabilité 

Le/la titulaire du poste travaille pour le compte du Programme Jeunesse et Stabilisation dans les régions Centre du Mali (Ségou et Mopti) – PROJES financé par l’UE. Sa responsabilité est d’assurer la gestion administrative et financière des activités du PROJES. Le/la titulaire travaille sous la responsabilité hiérarchique du Responsable administratif, financier et ressources humaines du PROJES.

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

Attributions

Tâches administratives

• Accueillir et orienter des partenaires et visiteurs ;
• Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants ;
• Gestion correcte du secrétariat ;
• Gérer le courrier entrant et sortant, et en organiser la distribution et le traitement ;
• Assister au planning et à la fixation des réunions et RDV du Coordonnateur Régional et des autres experts PROJES ;
• Collecter auprès des membres de l’équipe, les points à mettre à l’ordre du jour des réunions, élaborer les contenus des réunions, organiser les documents de support des réunions pour le Coordonnateur Régional et les membres du PROJES, rédiger et soumettre pour approbation, les procès-verbaux des réunions (et des rencontres) ;
• Préparer et co-rédiger les notes internes, les correspondances externes et toute autre communication nécessaire pour le bon fonctionnement des activités du projet ;
• Participer au développement d’un processus de gestion des connaissances et de communication interne et externe au sein du projet ;
• Archiver physiquement et digitalement sur le réseau interne du PROJES et sur le DMS, le courrier entrant et sortant et le garder à jour conformément aux règles de classement de la GIZ ;
• Contribuer à la rédaction des rapports, assurer le contrôle qualité des correspondances et rapports ;
• Contribuer à la rédaction des rapports, documents budgétaires et administratifs ;
• Collecter les informations, textes, comptes rendus, rapports d’experts produits par les partenaires nationaux et internationaux du PROJES;
• Bon flux de communication, notamment avec la direction du bureau GIZ et aussi avec les collaborateurs du PROJES ;
• Maintenance régulière de l’équipement du bureau (papier, imprimante, etc.) ;
• Suivre les congés pour le personnel du projet et les experts, les maladies, et les déplacements ;
• Organiser et suivre les différentes missions du personnel dans le projet et des experts à court et long terme ;
• Établir des plans de service des chauffeurs ;
• Gérer la liste d’inventaire avec onsite asset et gestion d’une liste d’inventaire.

Tâches financières 

• Établir des prévisions de trésorerie de caisse ainsi que les demandes de réapprovisionnement ;
• Établir périodiquement l’état de la situation financière (banques et caisses) ;
• Gérer la caisse de menues dépenses ;
• Tenir des brouillards de banque et de caisse ;
• Saisir les opérations de la caisse sur Cashbook ainsi que dans les outils manuels de gestion de la caisse ;
• Procéder aux paiements après la validation du Coordonnateur Régional ;
• Assurer la transmission des Bons de commande, et autres courriers de manière appropriée.

Qualifications, compétences et expérience requises

• Être détenteur/trice d’un diplôme universitaire en administration, management, secrétariat, commerce ou finances et tout diplôme similaire ;
• Disposer d’une expérience professionnelle en secrétariat de direction, management, commerce d’au moins 5 ans. L’expérience professionnelle doit être acquise de préférence dans une Organisation Internationale, institution nationale, Organisation Non Gouvernementale Internationale et enfin administration étatique ; une première expérience dans la GIZ est un atout.
• Posséder une bonne maitrise des technologies de l’information et de la communication ; en particulier, il est requis la gestion parfaite du courrier électronique, ainsi que des applications informatiques telles que WORD, EXCEL et Une maitrise d’OUTLOOK (et ses spécificités de secrétariat, est indispensable pour ce poste) ;
• Avoir de très bonnes capacités rédactionnelles et orales en français ; la connaissance de l’anglais et de l’allemand, sont souhaitées, mais pas indispensables ;
• Bonnes capacités de communication ;
• Être capable de travailler en équipe et dans un environnement multiculturel ;
• Excellente capacité d’analyse ;
• Rigueur, et organisation sont des qualités indispensables ;
• Être méthodique et avoir le souci du détail ;
• Être flexible en cas de besoin et adapter son temps de travail ;
• Faire preuve de réactivité et dynamisme ;
• Être organisé(e), avoir le sens des responsabilités et savoir se rendre disponible si nécessaire. 

Tout dossier de candidature doit inclure : (i) une lettre de motivation, (ii) un curriculum vitae, (iii) des copies légalisées des diplômes et (iv) les coordonnées de personnes de référence et doit être déposé avec la mention « Candidature : Assistants(es) Administratifs(ves) et Financiers(es) pour Ségou et Mopti »

Lieu de dépôt des dossiers :

Tout dossier de candidature avec la mention de l’intitulé complet du poste doit être:

(i) soit déposé au bureau de la GIZ à Bamako, Badalabougou Est ; Rue 22; Porte 202 entre 9 heures et 16 heures,

(ii) soit envoyé par e-mail à : M. Hamidou Youssouf TOURE  hamidou.toure@giz.de

La date de clôture des soumissions est fixée au 02 septembre 2018, à 12h00. Si vous avez besoin de renseignements, adressez-vous par e-mail à M. Hamidou Youssouf TOURE hamidou.toure@giz.de 

La GIZ encourage les candidatures féminines et celles des personnes en situation de handicap.

Seuls les candidats présélectionnés sur dossiers seront contactés