Le Projet d’Appui à la Stabilisation et à la Paix au Mali appuie les institutions de l’architecture de paix ainsi que les acteurs de la société civile sur le terrain depuis 2016 afin qu’ils soient à même de contribuer à un processus de stabilisation et de paix inclusif et à rendre les dividendes de la paix perceptibles. Les principaux partenaires institutionnels du projet sont le Ministère de la Réconciliation Nationale et la Cohésion Sociale et la Commission Vérité, Justice et Réconciliation (CVJR).

Les activités du projet visent à la stabilisation et le développement de la paix dans les domaines :

1. Stabilisation
2. Traitement du passé inclusif
3. Gestion des conflits
4. Alliances stratégiques pour la paix

Le Bureau de la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) à Bamako, recherche pour son projet PASP Un (e) Responsable Administratif (e) et Financier (e) à Bamako.

Le/la titulaire du poste sera basé au bureau du projet à Bamako au Mali à partir du 01 octobre jusqu’à 31 décembre 2018.  Avec possibilité de renouvellement en cas de prolongation du projet.

Le/la titulaire travaille sous la responsabilité de la Directrice du projet 

Domaine de responsabilité

Le rôle du/de la responsable administratif et financier est la gestion de la totalité des prestations administratives et financières pour le programme, en garantissant le respect des prescriptions d’ordre financier et administratif. Il/elle dirige une équipe composée de trois comptables dont un basé à Gao, de deux assistants logisticiens dont un basé à Gao et du personnel auxiliaire du programme. Il/Elle exécute les tâches moyennant un minimum des consignes et d’instructions. Il/elle est aussi responsable pour un système de suivi de qualité de tous les processus administratifs et financiers en cours.

Dans ce cadre, le titulaire du poste a les attributions suivantes :

Attributions

Administration

Le/la titulaire du poste

• Est responsable des courriers du programme et de leur suivi (lettres, requêtes de financement) ;
• A la responsabilité du classement des documents dans des dossiers papier selon les règles de la GIZ et assure la disponibilité des scans des documents pertinents ;
• A la responsabilité d’assurer le classement électronique conformément aux règles de classement de la GIZ dans l’archive « PASP » et le DMS ;
• S’assure que dans les classements, tous les documents disposent des titres selon le même standard (date/année, nom) ;
• Gère le classement des dossiers confidentiels, en particulier dans les domaines des ressources humaines et des finances ;
• Fait le suivi des congés et des jours de maladies de l’équipe ;
• Assure la qualité de tous les dossiers déposés au bureau (demandes d’établissement de contrats de consultations, subventions locales ou autres) ;
• Établit un système de suivi des contrats (subventions locales, contrats de consultation) et l’applique avec rigueur ;
• Se concerte avec le Bureau de la GIZ pour assurer la qualité des processus et procédures mises en place ;
• Est le point focal des partenaires du projet dans le domaine de la gestion de leur contrat.

Finances et comptabilité

Le/la titulaire du poste

• Assure en appui à la Directrice du Projet la mise à jour mensuelle de la « Ausgabenplanungshilfe » pour le siège, l’outil de suivi pour les dépenses du budget global du projet ;
• Assume la responsabilité de la gestion financière, comprenant les prélèvements de fonds, la tenue du livre de caisse, les comptes bancaires, le traitement, la saisie des justificatifs, la clôture etc. ;
• Valide l’appel des fonds mensuels et assure le suivi des dépenses mensuelles ;
• Assure le suivi des créances du projet ;
• Prépare le contrôle interne annuel et l’audit potentiel ;
• Assure l’actualité et la qualité de l’inventaire ;
• Vérifie les demandes de retrait de fonds de fonctionnement avant validation ;
• Assure les paiements réguliers en bonne et due forme du loyer et des agents de sécurité ;
• Élabore avec les experts concernés des budgets de qualité pour leurs activités (ateliers, missions, subventions locales, contrats de consultations etc.) ;
• Vérifie les pièces justificatives des contrats et des subventions locales ;
• Aide le programme dans la budgétisation et la gestion financière des micro-projets et des prestataires concernés ;
• Vérifie les décomptes de frais de voyage des experts ;
• Procède à des contrôles sans préavis des livres de caisse et de banque ;
• Vérifie la comptabilité de projet ;
• Assure la présence dans la réunion des comptables au niveau du bureau et le respect des recommandations et assure le renforcement des capacités dans les domaines de faiblesse.

Approvisionnements et logistique

• Gère les processus d’approvisionnements au niveau du projet, du bureau et du siège de la GIZ et applique un système de suivi ;
• Surveille le suivi des sorties et entrées du stock, assure la disponibilité des accessoires et procède aux approvisionnements conformément aux directives ;
• Assure le bon fonctionnement de l’équipe des chauffeurs pour les déplacements ;
• S’assure que les ordinateurs et les logiciels sont opérationnels ;
• Assure la qualité des feuilles de bords et le suivi de la consommation (véhicules, groupe, moto etc.) 

Renforcement des capacités

• Renforce la compréhension et les capacités des experts dans les questions liées aux finances et l’administration. 

Autres attributions

• Le/la titulaire du poste effectue d’autres activités et tâches ou y participe sur instruction de son supérieur. 

Qualifications

• Un niveau d’étude minimum BAC + 5 en gestion financière, audit ou autre qualification équivalente
• Au moins 5 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire de préférence dans une ONG internationale.
• Avoir une bonne maitrise de la gestion financière, comprendre le fonctionnement de la comptabilité générale
• Une expérience au sein de la GIZ ou une connaissance de ses procédures et instruments serait un atout.
• Capacités à établir et à entretenir de bonnes relations de travail.
• Etre en mesure de travailler dans l’urgence et dans un environnement de stress.
• Faire preuve de loyauté et respecter la confidentialité de toutes informations recueillies dans le cadre de l’exercice de ses fonctions.
• Très bonne connaissance du français
• Autonome, dynamique et organisé.
• Capacité d’analyse et de prise de recul
• Excellente qualité rédactionnelle
• Bonne maitrise de l’outil informatique
• Ouvert aux critiques
• Etre curieux et ouvert d’esprit 

Dossier de candidature

Tout dossier de candidature doit inclure : (i) une lettre de motivation, (ii) un curriculum vitae, (iii) des copies légalisées des diplômes et (iv) les coordonnées de personnes de référence et doit être déposé avec la mention « Candidature : Responsable Administratif (e) et Financier (e) à Bamako »

Lieu de dépôt des dossiers :

Tout dossier de candidature avec la mention de l’intitulé complet du poste doit être :

i) soit déposé au bureau de la GIZ à Bamako, Badalabougou Est ; Rue 22; Porte 202 entre 9 heures et 16 heures,
ii) soit envoyé par e-mail à : M. Hamidou Youssouf TOURE hamidou.toure@giz.de

La date de clôture des soumissions est fixée au 31 aout 2018, à 12h00. Si vous avez besoin de renseignements, adressez-vous par e-mail à M. Hamidou Youssouf TOURE: hamidou.toure@giz.de

La GIZ encourage les candidatures féminines et celles des personnes en situation de handicap. 

Seuls les candidats présélectionnés sur dossiers seront contactés