- Assister le Procurement Officer dans l’exécution des activités d’achat et assurer l’intérim quand nécessaire
- Vérifier que les activités d’achat sous sa responsabilité sont conformes aux procédures de l’Organisation et donner des avis au Procurement Officer sur base des vérifications effectues
- Préparer les communications avec les services demandeurs afin d’obtenir les informations additionnelles nécessaires afin de compléter le processus d’achat y inclus la revue du Comité Local des Achats.
- Déterminer le niveau approprié d’approbation nécessaire pour chaque activité d’achat et préparer les communications pour les Fonctionnaires Autorisés concernés afin d’obtenir les approbations nécessaires.
- Avancer les recommandations initiales concernant la méthode de soumission pour chaque activité d’achat
- Assister dans l’analyse préliminaire des offres reçues (c à d préparer les analyses financières pour la révision/approbation du Procurement Officer
- En vérifiant que tous les approbations et les non-objections ont été obtenues et suite à l’autorisation finale du Fonctionnaire International des Achats, préparer les DAOs, les Bons de Commander/Contrats et les avenants des BCs/Contracts tout en utilisant les modèles standards adaptés selon le cas, en s’assurant que toutes les informations ont été reçu et que donc les DAO et les BC/Contrats sont complets, corrects et bien détailles.
- Répondre aux demandes d’information reçues par téléphone ou par email/lettre venant des fournisseurs potentiels, soumissionnaires, contractants, demandeurs et dispatcher les demandeurs aux fonctionnaires concernés afin de préparer et envoyer les réponses officielles de la FAO à tous les fournisseurs/demandeurs.
- Fournir le support préliminaire pour la préparation des BCs et leurs mise-à –jours systématique dans le système GRMS utilisé pour la préparation des contrats et l’enregistrement des données. Obtenir tous les détails (commerciaux, concernant le vendeur ainsi que statistique) demandés par le système GRMS et rentrer les informations suivant les procédures.
- Dispatcher et remettre aux fournisseurs concernés les DAO, les éclaircissements, les BCs/Contrats, les avenants aux BCs/Contract et par email et physiquement (à la main si nécessaire).
- Récolter les offres sous plis ouvert directement auprès des fournisseurs concernés, si nécessaire.
- Assurer le suivi des DAOs et des BCs/Contract émis, c à d obtenir l’accusé de réception des DAOs, l’acceptation des BCs, le rapport de livraison par les fournisseurs reconnus par les consignataires, vérifier que les marchandises/services sont envoyées/fournis aux dates promises et arrivent/terminent comme prévu afin de bien clôturer les BCs/Contrats.
- Assurer le suivi des dossiers en cours et faire rapport au Procurement Officer. Préparer en autonomie les drafts pour les correspondances ordinaires de suivi.
- Tenir une base de données électronique avec les statistiques concernant les prix moyens for les marchandises et services clés, distribuer mensuellement les informations concernant les prix aux responsables des différents services de la FAO ML afin de les aider à bien estimer les coûts pour leurs prochains achats.
Base de données des fournisseurs
- Avec l’appui d’un commis aux achats, suivre avec l’administration la mise à jour des sites des fournisseurs dans les system GRMS pour la Operating Unit de la FAO ML.
- Contacter régulièrement les fournisseurs enregistrés afin d’assurer que les informations que les concerne et que se trouvent dans la base de données sont à jour.
- Sur demande du Procurement Officer et/ou des fournisseurs, organiser des meeting avec les fournisseurs au bureau de la FAO.
- Sous la supervision du Procurement Officer, préparer la correspondance concernant les relations générales avec les fournisseurs.
- Fournir régulièrement (au moins deux fois par an) un rapport à jour concernant le status des fournisseurs au représentant et au Fonctionnaire International des Achats.
Suivi des activités d’achats et classement des dossiers :
- Avec l’appui d’un commis aux achats, assurer la bonne préparation et conservation des classeurs des documents concernant les activités d’achats traitées par l’unité locale des achats, en ajoutant au fur et mesure tous les documents clés du processus d’achat.
- Identifier, triller et classer les correspondances suivantes l’émission des DAOs/BCs/Contracts et les documents dans les classeurs des achats concernés.
- Mettre en place et régulièrement à jour la base de données électronique pour le suivi l’état d’avancement des activités d’achats à travers laquelle extraire les données nécessaires pour répondre aux demandes d’information venant des différents services demandeurs de la FAO ML en se basant sur des données fiables et objectifs disponible sur la base de données et les classeurs.
- Rechercher les informations/références nécessaires dans les documents d’achats et la correspondance, soit manuellement ou avec l’ordinateur, suivre les demandes vagues et confuses concernant les activités d’achats et qui demandent une connaissance approfondie des codes et des références.
- Pour toutes les activités d’achats : dater, cacheter et vérifier les codifications de la correspondance à envoyer e vérifier les signatures, les adresses et le nombre de copies avant de livrer les documents urgents en interne.
- Déclasser régulièrement les classeurs non-courants et les envoyer à l’archivage en se coordonnant si nécessaire avec le responsable des archives.
- Tenir à jour la base de données électronique des activités d’achat afin que toutes les données qui concernes chaque étape de différents processus d’achat sont disponibles, corrects et à jours.
- Assurer que le système de archivage des documents des activités d’achats soit toujours fonctionnant et efficace.
- Envoyer et enregistrer fax et email quand demandé.
- Fournir si demandé les informations concernant le status des documents contractuels.
- Suivre toute demande concernant le status des activités d’achat en cours et passées
- Fournir régulièrement la version la plus actuelle du tableau de suivi des activités d’achat au Représentant de la FAO ML et au Procurement Officer.
Compétences requises:
Titres universitaires:
Etre détenteur d’un diplôme de niveau bac + 3 Gestion/Administration, ou une discipline assimilée en rapport avec la fonction
Expérience et compétences techniques requises:
- Etre doté d’une expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans le domaine ;
- très bonne maîtrise des outils informatiques en particulier MS Office, Word et Excel ;
- bonne connaissance du fonctionnement du Système des Nations Unies.
Comment présenter sa candidature
– Pour présenter une candidature, veuillez remplir et imprimer le formulaire en ligne (PPF) que vous trouverez sur le site IRecruitment https://irec.fao.org
– Les dossiers de candidature (le PPF, la lettre de motivation, le diplôme et attestation de travail et une liste de trois personnes de référence avec leurs contacts.) sont à déposer à la Représentation de la FAO au Mali à Darsalam route de Koulouba BP 1820 Bamako – Mali.
– Les dossiers peuvent aussi être transmis par courrier électronique à l’adresse ; FAO-ML@fao.org.
– Pour toute question ou toute demande d’aide, s’adresser à: FAO-ML@fao.org
La date limite de dépôt des dossiers de candidature est le Mercredi 25 juillet 2018 16 H 30 GMT |
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