Le Programme d’Appui à la Décentralisation et à la Réforme de l’Etat est un module du programme « Décentralisation et bonne Gouvernance au Mali » de la coopération allemande. Son objectif est formulé comme suit : « Les structures gouvernementales et administratives utilisent un cadre institutionnel et des instruments de la décentralisation améliorés pour renforcer les capacités économiques et financières des régions ».

Le Programme est structuré autour de quatre champs d’action qui sont :

1. Amélioration du cadre institutionnel de la décentralisation
2. Décentralisation fiscale, finances locales et contrôle financier
3. Renforcement des performances économiques des régions
4. Renforcement du mécanisme du contrôle étatique et de la participation citoyenne dans le cadre des investissements des collectivités territoriales

Le Bureau de la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) à Bamako, recherche pour son programme PADRE : Un(e) Responsable Administratif et Logistique, Bamako.

Le/la titulaire travaille sous la responsabilité du Responsable Administratif et Financier, Bamako.

Domaines de responsabilité et tâches principales

Domaine de compétence

Le titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

• Gérer les procédures administratives et les contrats ;
• Gérer les ressources humaines ;
• Gérer les approvisionnements, matériels et équipements.

Dans ce cadre, le titulaire du poste a les attributions suivantes :

Responsabilités

Responsabilité de direction

• Assume la coordination et la gestion de l’administration : services du secrétariat, de logistique, d’informatique, du gardiennage et d’accueil conformes aux principes et directives de la GIZ ;
• Supervise la réalisation autonome des tâches assignées aux collaborateurs de l’administration (12 personnes de l’équipe administrative et d’appui à Bamako) en laissant suffisamment de place à la créativité et à l’innovation ;
• En qualité de supérieur hiérarchique, procède tous les ans aux évaluations des résultats du personnel placé sous son autorité (entretien individuel).

Responsabilité de coordination

• Appuie le Directeur du PADRE et la Responsable Administratif et Financier sur les questions administratives pertinentes pour le pilotage ;
• Participe aux rencontres avec le RAF du PADRE et au niveau du bureau de la GIZ.

Conseil professionnel 

• Donne, ensemble avec le Responsable Administratif et Financier, de l’appui conseil au Directeur dans tous les domaines administratifs;
• Remanie et améliore en permanence les processus de prestations ;
• Donne de l’appui conseil et des formations dans le domaine administratif pour le personnel technique et administratif du projet ;
• Donne de l’appui technique aux partenaires étatiques dans le domaine de la gestion des contributions financières.

Gestion administrative et financière

 Gestion administrative

• Gère la qualité de tous les processus administratifs et leur déroulement efficient au regard des « O et R » de la GIZ ;
• Gère le parc de véhicules ;
• Gère le classement et l’archivage des Actes des Catégories B (contrats) et E (biens mobiliers);
• Est chargée de contrôler, piloter et assurer la fourniture de prestations économiquement rentables de la part de ses collaborateurs.

Gestion du personnel

• Sert d’interface entre le PADRE et le bureau de la GIZ sur les questions du personnel national ;
• Conseille les responsables pour la supervision disciplinaire, pour l’établissement de profils et élabore en concertation avec eux les descriptifs de poste correspondants ;
• Traite les dossiers de demande de formation en concertation avec le Directeur et le RAF et conseille-les collaborateurs/collaboratrices sur d’autres offres de formation ;
• Met au courant le personnel national des procédures, des orientations et règles et du code de conduite de la GIZ en concertation avec le bureau de la GIZ et conseille le Directeur sur les mesures disciplinaires et leur application tout en impliquant le RAF ;
• Conseille sur la prévision des emplois (recrutement, retraite) et prépare les dossiers pour les nouveaux contrats avant transmission au bureau GIZ ;
• Veille au respect de la réglementation du travail et organise les rencontres entre l’administration et les délégués du personnel ;
• Gère les dossiers INPS et AMO et contrôle des pièces liées aux frais médicaux et gère les congés du personnel national ;
• Traite les dossiers de demande de prêt bancaire du personnel avant la signature par le Bureau ;
• Coordonne l’évaluation annuelle du personnel.

 Gestion des achats de biens, des achats de prestation (contrat de prestation) et des contributions financières aux partenaires

• Appuie les conseillers dans l’élaboration des DAO ;
• Organise les procédures d’appel d’offres en interne au PADRE et sert d’interface pour les mises en concurrence par le bureau de la GIZ ;
• Élabore les contrats de prestations, de financement de moins de 2500 EUR ;
• Prépare les dossiers de demandes d’établissement des contrats pour les montants supérieurs à 2500 EUR pour le bureau GIZ ;
• Remplit le formulaire d’attestation de bonne exécution ;
• Prépare les dossiers pour l’établissement des contributions financières (contrats de subventions locales et de financement) en étroite collaboration avec les partenaires et les collectivités territoriales ;
• Contrôle la qualité des décomptes des contributions financières ;
• Suit les contrats de bail (élaboration, payement, déclaration, suivi échéances) ;
• Organise la chaine d’approvisionnement,
• Supervise les achats du matériel, fourniture et équipements sur place, et en particulier observe le marché, réalise la mise en concurrence et l’exécution des commandes conformément aux règles de la GIZ, le cas échéant en concertation avec le bureau de la GIZ ;
• Procède à la vérification des listes de sanctions ;
• Supervise la logistique et assume le contrôle de la consommation du carburant ;
• Supervise la réception les marchandises, en documente la réception et procède aux contrôles ;
• Traite les réclamations, vérifie les factures de marchandises, les bordereaux de livraison et autres documents de livraison ;
• Organise le transfert du matériel vers le lieu de destination ;
• Coordonne les remises de matériel aux partenaires ;
• Vérifie la liste de l’inventaire.

Qualifications, compétences et expérience requise

• Avoir un diplôme BAC+4/+5 en sciences de gestion, Administration, logistique ou tout autre domaine connexe.
• Au moins 5 d’expérience professionnelle à un poste similaire.
• Connaissance des procédures de la GIZ en particulier sur les thèmes de la gestion du personnel, de l’administration et en management des finances ;
• Bonne compréhension de l’administration, et des standards de la GIZ ;
• Aisance relationnelle et bonne gestion du stress ;
• Très bonne connaissance du français, grande capacité de travail et motivation.

Tout dossier de candidature doit inclure : (i) une lettre de motivation, (ii) un curriculum vitae, (iii) des copies légalisées des diplômes et (iv) les coordonnées de 3 personnes de référence et doit être déposé avec la mention « Candidature : Responsable Administratif et Logistique PADRE Bamako

Lieu de dépôt des dossiers :

Tout dossier de candidature avec la mention de l’intitulé complet du poste doit être:

i) soit déposé au bureau de la GIZ à Bamako, Badalabougou Est ; Rue 22; Porte 202 entre 9 heures et 16 heures,
ii) soit envoyé par e-mail à : M. Hamidou Youssouf TOURE hamidou.toure@giz.de

La date de clôture des soumissions est fixée au 5 juin 2018, à 12h00. Si vous avez besoin de renseignements, adressez-vous par e-mail à M. Hamidou Youssouf TOURE  hamidou.toure@giz.de

Seuls les candidats présélectionnés sur dossiers seront contactés