Ce poste est à pourvoir dans le cadre du projet MLI/803 – « Relance de l’économie locale et appui aux collectivités (RELAC II) ». Ce projet, est financé à hauteur de 10 millions d’euros par l’Union européenne à travers le Fonds fiduciaire d’urgence de l’Union européenne (UE). Il s’articule autour de deux objectifs spécifiques :

• L’économie locale est relancée ;
• Les collectivités accompagnées sont en mesure de mieux remplir leurs missions au service des populations.

Ce projet a un bureau de coordination basé à Bamako et intervient dans les régions de Tombouctou et de Gao à travers deux antennes locales.

Ce poste est à pouvoir sera au sein du bureau de Gao.

POSITIONNEMENT DANS L’ORGANIGRAMME

Le poste d’Assistant(e) Administratif(ve) est placé sous l’autorité directe du Responsable de bureau à Gao et du Coordinateur du projet RELAC II MLI/803.

BUT DE LA FONCTION

L’Assistant(e) administratif(ve) est chargé(e) de la gestion globale de l’administration du bureau. Il (Elle) apporte un appui administratif à l’équipe du projet MLI/803 – RELAC II, pour la bonne mise en œuvre de ces projets et dans le respect des procédures administratives et financières de LuxDev.

L’Assistant(e) administratif(ve) est chargé(e) d’accomplir les différentes tâches à caractère administratif relatives à la tenue du secrétariat, à la documentation, aux prestations téléphoniques et à la gestion de l’agenda du supérieur hiérarchique. Dans des cas spécifiques et si nécessaire, le titulaire du poste sera aussi en appui à l’équipe du projet basée à Bamako.

CONDITIONS PARTICULIÈRES DU POSTE

1. Intitulé du poste: Assistant (e) Administratif (ve)
2. Nombre de postes à pourvoir: 01 (un)
3. Lieu d’affectation : Gao

RESPONSABILITÉS ET TâCHES PRINCIPALES

Afin de remplir ces objectifs, l’Assistant(e) Administratif(ve) exécute les tâches suivantes :

• Accueil et orientation des visiteurs, standard téléphonique
• Préparation des courriers du projet, suivi et classement des courriers arrivés et départ (Qbase si disponible)
• Appui au responsable du bureau pour la gestion des agendas de l’équipe à Gao
• Appui au responsable du bureau pour la gestion du chronogramme du projet à Gao
• Classement des documents suivant le système en vigueur
• Appuie à l’organisation des missions de terrain
• Organisation des réunions, ateliers et séminaires
• Secrétariat au cours des réunions internes de l’équipe du projet
• Gestion de la petite caisse sous le contrôle de la comptable
• Paiement des factures (Eau, Electricité, prestataires, etc.), des perdiems et autres frais sous le contrôle de la comptable
• Suivi des entretiens du matériel du bureau (split, matériels informatiques, extincteurs, etc.).
• Gestion des consommables.
• Gestion des stocks.
• Gestion du service de nettoyage.
• Information des supérieurs hiérarchiques pendant leurs missions en fonction du degré d’importance et d’urgence des appels, du courrier et des mails
• Appui à l’équipe de projet lors des séances d’ouverture et d’analyse des offres.
• Relation avec les fournisseurs : demande de cotation et préparation des bons de commandes
• Réception, vérification des bordereaux de livraison et ou de remises des biens et réception des biens
• Appui à la constitution des listes de contacts des partenaires et des prestataires
• Etablissement des fiches de mission sur la base des instructions des supérieurs hiérarchiques
• L’Assistant (e) Administratif(ve) pourra être chargé(e) par le responsable du bureau de toute tâche ou mission contribuant à la réussite du projet, en s’adaptant aux contraintes et exigences opérationnelles.

COMMUNICATIONS

• Des contacts très réguliers avec le responsable du bureau de Gao afin de définir son programme de travail et de valider les activités menées
• Des contacts très réguliers avec l’équipe du projet à Gao pour coordonner les activités administratives
• Des contacts réguliers avec la coordination du projet à Bamako afin de passer les messages, la communication entre le terrain et l’antenne nationale de Lux Dev.

COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE

• Pré requis

• Niveau BTS ou DTS en assistance administrative
• Expériences professionnelles : au moins 4 années d’expérience dans un poste similaire
• Une expérience dans la coopération internationale au sein d’ONG internationales ou de bailleurs de fonds sera un atout

Compétences métier et connaissances spécifiques :

• Très bonne maîtrise des outils informatiques de base : maîtrise générale de l’environnement Windows, traitement de texte (Word), tableurs (Excel), boîte de courriers électroniques, et navigateur internet
• Très bonne capacité de rédaction: rédaction autonome de courriers, notes, etc.
• Connaissance des systèmes de classement et d’archivage des dossiers et documents
• Bonne maîtrise de la gestion des stocks
• Respect de la confidentialité et des règles de discrétion professionnelle
• Capacité de négociation avec de multiples fournisseurs

Compétences professionnelles générales :

• Excellente organisation
• Disponibilité en vue de la bonne marche du projet
• Dynamisme et comportement proactif, capacité d’initiative pour proposer des solutions aux questions rencontrées
• Rapidité d’exécution, souci de la qualité, ponctualité
• Sens de l’organisation, méthodique, autonome
• Souci de la qualité, des délais et des coûts
• Disponibilité et capacité à travailler sous pression

Travail en équipe :

• Excellente capacité de travail en équipe

Compétences linguistiques :

• Très bon niveau en français écrit et oral, avec une réelle aisance rédactionnelle
• Très bon niveau des langues locales (songhaï et tamasheq)

CONDITIONS

Procédure de sélection

La procédure de sélection comportera trois (3) phases :

• Une phase de présélection des candidats par l’établissement d’une liste restreinte des candidats les plus qualifiés pour la mission au regard de l’analyse des CV reçus (seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour le test écrit) ;
• Une phase de test écrit pour retenir les candidats les plus méritants pour participer à la phase d’entretien oral (seuls les candidats retenus à l’issue du test écrit seront contactés pour la phase d’entretien oral) ;
• Une phase d’entretien oral des candidats qui auront franchi la phase écrite pour déterminer le candidat à retenir pour le poste.

Le candidat retenu à la suite de l’interview sera invité pour les négociations en vue de la signature du contrat.

Constitution du dossier de candidature

Les candidats intéressés devront soumettre par courriel (mail), un dossier de candidature en langue française comprenant :

• Une lettre de motivation soulignant l’intérêt et les atouts du candidat pour le poste (maximum une page) adressée au Coordonnateur du RELAC II MLI 803  ;
• Un curriculum vitae détaillé faisant ressortir les qualifications et expériences pertinentes pour le poste.

NB : Des documents/informations complémentaires pourront être demandés aux candidats retenus pour la phase d’entretien.

Adresses et date limite d’envoi des candidatures

Les candidat (es ) intéressé (es ) pourront envoyer leurs candidatures au plus tard le jeudi 20 janvier 2018 à 16h 00mn heures aux adresses suivantes : abdoulaye.konota@luxdev.lu et djibril.ndiaye@luxdev.lu.

Les candidatures de la région de Gao restent prioritaires pour ce poste.