Médecins Sans Frontières-Espagne (MSF-E),  est une association privée sans but lucratif et appartient à l’organisation Internationale Médecins sans Frontières (MSF). Cette organisation apporte son secours aux populations en détresse, aux victimes de catastrophes d’origine naturelle ou humaine, ou de situations de belligérance.

Les principes d’action de MSF sont la non-discrimination, la neutralité, l’impartialité, et l’indépendance.

Médecins Sans Frontières Espagne recrute un Chargé des Achats pour travailler à Bamako.

CONDITIONS GENERALES

Poste: Chargé des Achats
Pays: Mali
Lieu de travail: Bamako
Type du contrat: CDD, avec possibilité de renouvellement.
Horaire: 40 heures par semaine
Niveau: 5 (selon la grille des fonctions de MSF-OCBA au Mali)

POSITION DANS L’ORGANISATION

Hiérarchiquement et fonctionnellement sous la responsabilité du Superviseur Approvisionnement

PRINCIPALE MISSION

S’occuper et Exécuter les activités d’achats quotidien d’un bureau d’approvisionnement ( coordination ou projet) conformément aux protocoles et normes MSF en analysant les sources d’approvisionnement et les conditions tarifaires compétitives des différents fournisseurs afin d’assurer un approvisionnement continu de tous types de biens, tout en garantissant la meilleure qualité et les meilleurs prix pour les biens et marchandises de MSF

DESCRIPTION DES TACHES & RESPONSABILITES

ACHATS

• Le chargé des achats est responsable vis-à-vis du respect des règles MSF au niveau des procédures du circuit logistique d’approvisionnement et de la justification des avances pour des achats de la mission. Il travaille dans le respect de la Charte MSF et selon l’éthique humanitaire ; son objectif est de toujours rechercher les meilleurs articles en terme de  qualité, la durée de vie du matériel au prix raisonnable:

MARCHE

• Il connaît et se tient au courant des possibilités du marché et des nouveaux fournisseurs potentiels.
• Tient un registre des fournisseurs (par famille d’achat) avec les personnes de contact et leurs coordonnées ainsi que l’origine des produits (import Asie/Europe, fabrication locale etc.).
• Identifie les importateurs/grossistes/ détaillants et intermédiaires parmi les fournisseurs de MSFE (ciblage des fournisseurs et de leur potentiel).
• S’assure de la fiabilité, capacité, du sérieux et de l’installation formelle et légale des fournisseurs.

COTATIONS

• S’assure avoir reçu un ordre matérialisé par de papier contenant la liste d’articles pour solliciter des cotations de prix
• Doit se déplacer muni de la liste d’articles pour solliciter des cotations lorsque le besoin l’exige (commandes). Trois au minimum auprès des marchands/fournisseurs locaux ou artisans, avec toutes les informations nécessaires : prix, description des marchandises, nom et adresse du fournisseur.
• Rapporte immédiatement au Logisticien d’Approvisionnement en cas de difficulté de retrouver un artice dans tout le marché local

COMMANDES

• Reçoit du logisticien d’approvisionnement, les commandes locales validées par le Coodinateur Logistique avant achat. Il vérifie pour s’assurer avant de procéder aux achats que toutes les commandes sont conformes en termes de coûts par rapport au palier d’achat concernant la conduite à tenir (les cotations)

LISTE DES FOURNISSEURS

• Fournit les informations relatives aux fournisseurs au logisticien d’approvisionnement pour permettre la mise à jour de la liste (des fournisseurs, prix) ainsi que de la qualité des articles achetés durant le mois. il recommande les articles ayant les meilleurs rapports qualité/prix au Logisticien Approvisionnement et au Coordinateur Logistique. Dans cette optique, il n’hésite pas à négocier les prix avec détermination au nom de MSF.

AVANCES ET JUSTIFICATIONS

• Veille au respect des règles liées aux avances et à la justification vis à vis des finances sur la base des documents établis correspondants.
• Est l’unique responsable des avances reçues et peut subir les conséquences en cas de manquements.
• Ne peut quitter le bureau se munissant ni de commandes, ni d’argent MSF à la fin des heures de services.

FACTURES ET REÇUS

• Vérifie pour s’assurer que les factures et les reçus soient convenablement établis sans ratures conformément à la recommandation du département financier (format, nom et adresse du fournisseur, description lisible de la marchandise, prix, tampon,…) avec ou sans taxes TVA.
• Vérifie que les noms d’articles sur les factures sont les mêmes que ceux sur les commandes
• S’assure que les marchandises achetés sont bien conditionnés (emballage sécurisé) prêtes à l’expédition vers les projets.

LIVRAISON DES MARCHANDISES

• Livre les marchandises au Superviseur Approvisionnement qui vérifie la qualité, la quantité et le prix des articles en les comparant avec la commande, puis il remet au responsable du stock toutes les marchandises achetés. Ce dernier vérifie de nouveau les quantités et valide le bon de livraison/réception en bonne et due forme.
• Prend garde de restituer dans les vingt quatre heures qui suivent, tout article jugé non conforme envue d’une régularisation immédiate
• Doit veiller au strict respect de délai de livraison souhaité mentionné sur le bon de commande
• Doit signaler au Logisticien d’Approvisionnement tout retard de livraison constaté afin que des mesures soient prises en conséquences

JUSTIFICATIONS DES AVANCES

• Doit faire les photocopies de toutes les factures et les joindre aux commandes qu’il aura clôturé puis les remettra u superviseur Approvisionnement.
• Doit se munir des tous les documents exigés pour la justification vis à vis de la finance selon les règles en vigueur

PROCEDURES

• Respecte le circuit logistique dans son ensemble et n’hésite pas à signaler à son superviseur tout vice de procédure.

QUALIFICATIONS DEMANDÉES 

•  Education : Diplôme en gestion commerciale ou en lien avec la logistique approvisionnement ;
•  Expérience: deux ans dans le domaine de la chaine d’approvisionnement.
•  Connaissance: de l’outil informatique souhaitée (Word, Excel, internet).
•  Compétences : Résultats et sens de la qualité/Travail d’équipe et coopération/Souplesse de comportement/Adhésion aux principes e MSF/Sens du service/Gestion du stress

CANDIDATURE : Le dossier de candidature devra être constitué de :

•  Une lettre de motivation
•  Un curriculum vitae actualisé
•  Une copie  du diplôme.
•  Certificats de travail /attestation de service
•  Une copie d´extrait d´acte de naissance
•  Une copie de la nationalité

Les personnes intéressées peuvent déposer leurs dossiers de candidature au bureau de MSF Espagne à Bamako (Korofina Sud, Rue 96, Porte 737 Près du restaurant la Gamelle), ou à Ansongo, Kidal et Douentza au plus tard le Vendredi, 05 Janvier 2018  à 17H.

Les dossiers peuvent aussi être envoyés à l’adresse : msfe-bamako-dev@barcelona.msf.org