Helen Keller International Mali recherche un cadre financier hautement qualifié pour occuper le poste de Finance Manager.

Les candidats ayant déjà postulés auparavant sont priés de ne pas envoyer de nouveaux dossiers de candidature.

RÉSUMÉ DU POSTE

Le/la Finance Manager est responsable des Finances de HKI Mali, une ONG internationale intervenant au Mali depuis 1998 dans le domaine de la santé (nutrition et lutte contre les maladies tropicales négligées).  Il/elle supervise le personnel finance du bureau de Bamako et des sous-bureaux et est responsable de toutes les opérations financières du bureau,  de la production des rapports financiers, de l’exécution des tâches comptables et extra comptables ainsi que du suivi des budgets des projets selon les politiques et procédures de HKI.

Titre du poste : Finance Manager
Superviseur : Directrice Pays
Lieu d’affectation : Bamako avec des missions dans les zones d’intervention du programme
Durée du contrat : Un an renouvelable
Supervise : Equipe finance du bureau de Bamako et des sous-bureaux (actuellement 6 personnes en total à Bamako, Ségou et Sévaré)

GESTION FINANCIERE :

• S’assure que les rapports financiers de qualité sont produits à temps:
• Vérifie/produit et finalise les rapports mensuels comprenant le fichier du logiciel comptable ainsi que tous les états financiers requis ;
• Vérifie/produit et finalise les rapports financiers des projets pour les différents bailleurs de fonds selon les termes des agréments et les adresser au bureau régional pour approbation ;
• Veille au respect des politiques et procédures financières et comptables. Pour cela, il/elle s’assure que:
  • La vérification des calculs sur les pièces justificatives est effective;
  • Les imputations comptables sont correctes;
  • Les saisies de toutes les transactions financières sont faites chronologiquement au jour le jour;
  • Les pièces comptables et les différents rapports financiers sont classés et bien archivés;
  • La situation des avances est conforme aux soldes du logiciel comptable ; les avances non justifiées de plus de 60 jours sont expliquées et des initiatives prises pour leur apurement ;
• Responsable de la gestion des comptes bancaires
  • Vérifie et vise les demandes de paiements par chèque ;
  • S’assure de l’effectivité des dépôts et retraits de fonds en banque ;
  • Vérifie les demandes de réapprovisionnement de la petite caisse et effectue des contrôles inopinés;
  • Vérifie mensuellement les réconciliations de tous les comptes bancaires ;
  • Approvisionner les comptes des sous-bureaux et les suivre à distance ;
• Fait des forecasts des dépenses en collaboration avec les coordinateurs des projets concernés
• Reçoit les opérations des sous-bureaux, assure leur vérification et les intègrent dans le système
• Suit tous les sub-awards – s’assure que toutes les avances aux partenaires sont justifiées et les livrables reçus
• Gère le système de e-paiements ;

GESTION BUDGÉTAIRE :

• Collabore avec la Direction et les Coordinateurs de projet pour l’élaboration et la révision du budget annuel de HKI Mali ainsi que des budgets des projets ; détermine le taux des shared costs pour chaque projet ;
• Prépare les demandes de fonds adressées au Siège et aux différents bailleurs ;
• Fait le suivi et l’analyse des dépenses du budget annuel et des budgets des projets en collaboration avec les Coordonnateurs de projets et l’équipe finance;

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

• Assure la supervision et l’encadrement personnel de la section finance de Bamako et des sous-bureaux, fait l’évaluation de leur performance ;
• Participe au processus de recrutement du personnel financier et d’autre personnel à la demande de la Direction
• Veille à la mise en application stricte des directives sur la gestion des ressources humaines ;
• Vérifie les contrats de travail des employés en s’assurant qu’ils respectent la législation en vigueur et les normes de HKI ou des bailleurs;
• Vérifie et approuve le calcul des salaires (y compris les heures supplémentaires) et des soldes pour tout compte avant soumission à la Directrice Pays
• S’assure que le calcul et le paiement des prestations dû mensuellement ou trimestriellement (INPS, Impôt et autres) sont faits dans les délais;
• Assure une liaison fonctionnelle avec l’INPS, les Impôts et les sociétés d’assurances, etc. en collaboration avec l’Administrateur ;
• Signale toute anomalie, retard excessif, litige, réclamation ou irrégularité constatée.

AUTRES :

• Gestion des contrats
  • Assure le suivi et le contrôle des contrats d’assurance, de location, d’entretien d’équipement et de conseil juridique, etc. ;
  • Vérifie et contrôle selon leurs contrats les factures d’honoraires et d’autres dépenses des consultants et des contractuels et autres dépenses justifiées;
• Audit et Contrôle Interne :
  • Prépare les missions d’audit du bureau et des projets ;
  • Assure le suivi des activités d’audit externe ou interne ;
  • Répond aux sollicitations du siège pour le contrôle interne et leur audit annuel ;
  • Veille à la mise en application des recommandations des audits
  • Fait des vérifications des paiements (per diem, etc.) pour assurer leur effectivité et exactitude
• Participe aux concertations avec les bailleurs et participe activement au développement de nouveaux projets ;
• Fait des propositions quant aux meilleures pratiques en matière d’opérations financières et de gestion du bureau.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Avoir au moins un master en finance, comptabilité ou un diplôme universitaire équivalent;
• Avoir au moins 8 ans d’expérience professionnelle avec au moins 5 années d’expérience dans un poste similaire, de préférence dans une ONG internationale
• La connaissance des procédures de l’USAID serait un atout
• Avoir une forte capacité de communication orale et écrite en français et un bon niveau (parlé et écrit) en anglais
• Etre hautement organisé, et prêt à travailler sous forte pression
• Etre un bon leader avec la capacité démontrée de coordonner une équipe pour l’atteinte des objectifs.

COMPOSITION ET DÉPÔT DES DOSSIERS

Les dossiers de candidatures composés d’un curriculum vitae (CV) détaillé et d’une lettre de motivation devront être envoyés aux deux adresses suivantes : mali.recruitment@hki.org.

Merci d’indiquer « Finance Manager » dans l’objet de votre mail.

L’analyse des dossiers de candidature commence le 17 Octobre 2017. Toutefois, les dossiers de candidature restent recevables jusqu’à ce que le poste soit pourvu.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées ainsi que des personnes handicapées.