Le Fonds des Nations Unies pour la Population (UNFPA) Recrute : UN (E) SECRETAIRE DES OPERATIONS (ICS 5/GS5)
LIEU: Bamako, Mali
DUREE : Une année initiale avec possibilité d’extension
Sous la supervision du Directeur des Operations, le Secrétaire des Operations soutient et conçoit la planification et la gestion des Operations en mettant à disposition et en gérant les données, le support logistique et le contrôle de l’exécution des activistes conformément aux recommandations.
Le Secrétaire de Programme:
– Rassemble les données et renseignements sur les activistes opérationnel les et/ou des activités particulières du bureau destines aux réunions d’information et d’étude
– Reçoit, enregistre, ventile le courrier reçu de l’extérieur (gestion informatisée), classe toutes les correspondances des Operations et met à jour les dossiers selon la présentation exigée, à des fins d’utilisation ultérieure.
Scanne et envoie par e-mail les fax/documents requis au niveau des opérations; analyse le courrier et en détermine la diffusion.
– Assiste le Directeur des Operations dans l’ensemble de ses taches notamment : organise les rendez-vous et les réunions, prépare en temps approprié la documentation devant servir à ces activités ; met à jour les informations relatives aux mouvements du personnel et aux missions et les diffuse.
– Appuie la préparation et prend les minutes des réunions des Operations, en prépare les comptes rendus, les diffuse de manière adéquate. Fait le suivi des actions à prendre: veille au postage sur Intranet des documents pertinents relatifs aux Operations.
– Initie les projets de correspondances et envoi des e-mails concernant les affaires courantes, en français/anglais. Fait un « back-up » (Sauvegarde) régulier des informations électroniques en veillant au classement des correspondances importantes. Assure, à la demande du superviseur, la traduction non officielle de documents.
– Vérifie la conformité des correspondances soumises pour visa/signature au Directeur des Operations, gère l’emploi du temps des superviseurs, reçoit les visiteurs et répond aux appels téléphoniques, les dirige comme de besoin; tient à jour la liste informatisée des correspondants et, en partage avec l’Assistant(e) du Représentant, celle du corps diplomatique et des fonctionnaires nationaux de haut rang.
– Assure l’intérim de I’ Assistant(e) Administratif (ive) et toutes autres taches confiées par la direction.
– Assure sa formation conformément à son Plan Individuel de Performance (IPP) en privilégiant l’auto apprentissage par l’utilisation des NTIC ou les formations ad hoc.
Qualifications requises :
Les candidats doivent :
– Etre titulaire au minimum, d’un Bac + 2 ans en Secrétariat de direction
– Avoir au moins 5 années d’expérience au bureau dont deux (2) ans en Assistance de Direction;
– Avoir une parfaite connaissance de la langue française et une très bonne connaissance de l’anglais ;
– Avoir une bonne connaissance des logiciels courants de bureau (Windows, les Applications Microsoft Office) ;
-Etre dévoué(s) à la cause et à la Charte des Nations Unies
– Avoir l’esprit d’équipe et être capable de travailler dans un environnement multiculturel
L’UNFPA offre des salaries et avantages attractifs au personnel recrute sur le plan local conformément aux normes établies par l’Organisation des Nations Unies.
Les personnes intéressées doivent déposer, sous pli fermé avec la mention « Poste Secrétaire Operations » un dossier de candidature comportant :
– une lettre de motivation
– copies certifiées des diplômes (ne pas joindre les originaux)
– copies des attestations de travail (ne pas joindre les originaux)
– un curriculum vitae sur formulaire P.11 disponible au poste de, garde de I’UNFPA ou sur le site web de I’UNFPA https://www.unfpa.org/employment/docs/p-11.doc
Les dossiers doivent être adressés par voie postale au Représentant de l’UNFPA,
BP: 120- Bamako, au plus tard le vendredi 06 novembre 2009 à 12 heures, le cachet de la poste faisant foi.
NB : Les candidatures féminines sont fortement encouragées.