Le Fonds des Nations Unies pour la Population (UNFPA) Recrute : UN (E) ASSISTANT(E) PERSONNEL (LE) DU REPRESENTANT (ICS 6/GS6)
LIEU: Bamako, MALI
DUREE: Une année initiale avec possibilité d’extension
Sous la supervision du Représentant et la supervision du Directeur des Operations, l’Assistant(e) Personnel(le) du Représentant soutient et conçoit la planification et la gestion du bureau du Représentant de l’UNFPA en mettant à disposition et en gérant les données, le support logistique et le contrôle de l’exécution du programme du Représentant conformément aux recommandations.
L’Assistant (e) Personnel (le) du Représentant :
– Accueille et oriente les visiteurs, diffuse les informations sur I’UNFPA, reçoit et distribue les documents, dépliants et posters de I’UNFPA
– Vérifie la conformité des correspondances soumises pour visa signature au Représentant; répond aux appels téléphoniques, les dirigé comme le besoin;
– Tient à jour la liste informatisée des partenaires nationaux, celle du corps diplomatique et des fonctionnaires et en partage avec le représentant ;
– Etablir les rendez-vous et maintient l’agenda du représentant en recevant des personnalités de haut rang;
– Reçoit et distribue les courriers et assure le classement et l’archivage des dossiers et la documentation du bureau du représentant
– Contrôle l’usage du téléphone et assure la facturation téléphonique pour les appels individuels
– Appuie l’Assistant Administratif du bureau dans le suivi des fiches d’absence du personnel, l’établissement du plan des congés de l’année et la préparation sur une base mensuelle de la carte de présence du personnel ;
– Assure l’intérim de l’assistant ad ministrative et effectue toutes autres taches confiées par la direction.
– Assure sa formation conformément à son Plan Individuel de Performance (IPP) en privilégiant l’auto apprentissage par l’utilisation des NTIC ou les formations ad hoc.
Qualifications requises :
Les candidats doivent :
– Etre titulaire, au minimum, d’un Bac + 2 ans en Secrétariat de direction
– Avoir au moins 5 années d’expérience en bureau dont deux (2) ans en Assistance de Direction;
– Avoir une parfaite connaissance de la langue française et une très bonne connaissance de l’anglais ;
– Avoir une bonne connaissance des logiciels courants de bureau (Windows, les Applications Microsoft Office)
– Etre dévoué (e) à la cause et a la Charte des Nations Unies
– Avoir l’esprit d’équipe et être capable de travailler dans un environnement multiculturel .
L’UNFPA offre des salaires et avantages attractifs au personnel recruté sur le plan local conformément aux normes établies par l’Organisation des Nations Unies.
Les personnes intéressées doivent déposer, sous pli fermé avec la mention « Poste Assistant (e) Personnel (le) du Représentant », un dossier de candidature comportant :
– une lettre de motivation
– copies certifiées des diplômes (ne pas joindre les originaux)
– copies des attestations de travail (ne pas joindre les originaux)
– un curriculum vitae sur formulaire P.11 disponible au poste de, garde de I’UNFPA ou sur le site web de I’UNFPA https://www.unfpa.org/employment/docs/p-11.doc
Les dossiers doivent être adressés par voie postale au Représentant de l’UNFPA,
BP: 120- Bamako, au plus tard le vendredi 06 novembre 2009 à 12 heures, le cachet de la poste faisant foi.
NB : Les candidatures féminines sont fortement encouragées.