Dans le cadre de la mise en œuvre d’un système de conservation numérisé de grande qualité des dossiers de plus en plus volumineux avec l’accroissement des assurés et des prestations, INPS envisage un archivage physique et électronique des documents et dossiers à partir du pré-archivage des services techniques et administratifs de la Direction Générale, des Directions Régionales et des Agences principales des communes du District de Bamako.
Il s’agit pour le consultant de faire :
L’aménagement du site et d’équipement des salles d’archives en rayonnages net des kits de sécurité incendie en tenant compte des normes de sécurité en matière de conservation des archives ;
L’élaboration d’un plan de classement et d’un tableau de gestion des archives ;
La mise en place d’une politique d’archivage à travers la rédaction d’un manuel de procédure de gestion des archives conformément aux normes archivistiques en fonction de l’organigramme de l’INPS ;
La préconisation d’un mode de gestion et de conservation des dossiers des différents assurés et employeurs de l’INPS ;
La conception d’un système d’archivage électronique ;
La conception d’une bibliothèque professionnelle ;
La reprise de l’existant documentaire ;
La fourniture de matériel de reprise de l’existant : scanners nécessaires ;
Le consultant se charge de transfère par ses propre moyens à partir du siège et des différentes structures les archives sur le  site de traitement et de stockage indiqué par l’INPS.
L’INPS lance la présente manifestation d’intérêt pour présélectionner les prestataires qualifiés qui seront ensuite admis à participer à la consultation organisée pour sélectionner le prestataire chargé de réaliser l’étude.
Les prestataires intéressés par le présent avis doivent fournir un dossier comprenant :
Une note de concept sur la problématique, objet du présent avis (un maximum de 03 pages)…30point ;
Une présentation succincte du bureau : expérience, domaines d’activités et expériences  (le consultant doit avoir au moins cinq (5) ans d’expériences dans la réalisation des projets similaires, il doit avoir une équipe expérimentées dans le management et la conduite des projets d’archivage avec un chef de projet ayant au moins une maitrise (bac +4) en science de l’information (archivage, bibliothéconomie du documentation) en rapport avec le  sujet ……………30points ;
Une présentation synthétique (références professionnelles) ou composition de l’équipe et responsabilité des experts que le bureau envisage de mobiliser pour réaliser l’étude (niveau et domaine de formation, expérience ; etc)……….30 points ;
Les documents qui prouvent que le candidat est à jour de ses obligations fiscales et parafiscales ……………………………….10 points.
Le dossier de manifestation d’intérêt ainsi constitue doit être déposé au Secrétariat particulier du Directeur Général de l’INPS,  au 3ème Etage de l’Immeuble de la Direction Générale sise Square Patrice Lunumba, au plus le jeudi 03 novembre 2016 à 10heures sous pli fermé.
L’ouverture des plis aura lieu le jeudi 3 novembre 2016 à 10heures dans la salle du Conseil d’Administration de l’INPS en présence des candidats qui le souhaiteront.
Les candidats les mieux placés seront par la suite invités à faire des offres techniques et financières sur la base des Termes de référence (TDR) définitifs qu’ils recevront à cet effet.