Intitulé du poste : Stagiaire Logistique
Lieu d’affectation : Bamako
Type de contrat : stage d’insertion professionnelle
Durée du contrat : 3 mois renouvelable une fois
Superviseur hiérarchique : Responsable Logistique

Mission principale

Le stagiaire Logistique appuie le Responsable Logistique dans la gestion des opérations logistiques de l’ONG. Il contribue à l’efficacité des activités en assurant avec lui la gestion des stocks, le transport, l’approvisionnement et l’entretien des équipements, dans le respect des procédures et standards de l’organisation.

Responsabilités et tâches principales

Code de conduite et éthique :

Le stagiaire logistique doit s’engager à respecter tous les codes de conduites  de l’ONG AVS et les politiques en matière d’exploitation et Abus Sexuel (PEAS).

Gestion des approvisionnements et des stocks

Le stagiaire logistique assiste le responsable logistique dans ses différentes tâches :

• Mettre en place une base de données de fournisseurs et prix mis à jour au minimum 1 fois tous les trois mois
• Enregistrer les réquisitions de Demande d’Achat (DA), suivre les signatures, réaliser les cotations, l`analyse comparative.
• S’assurer de la disponibilité des marchandises chez les fournisseurs et du meilleur rapport qualité- prix.
• Apporter aux fournisseurs identifiés, les bons de commandes.
• S’assurer que les biens achetés remplissent les normes de qualité et respectent les normes éthiques d’achats de l’ONG AVS.
• S´assurer de la livraison correcte des marchandises dans les magasins de l’ONG AVS.
• Contrôle et soumission pour validation des documents remis par les fournisseurs (facture, documents de livraison)
• Contrôle les marchandises livrées par le fournisseur (quantité correcte, qualité article correcte avant réception)
• Élaborer la demande de paiement, pour finaliser le dossier d’achat.
• Effectuer tous les achats de biens et marchandises pour les projets en fonction des normes de qualité, de prix et des procédures d’achat de l’ONG AVS.
• Demander des échantillons si nécessaire.
• S’assurer que les factures portent les mentions : date, nom et cachet du fournisseur, nom de l’organisation, 1 ligne par article, quantité pour chaque article, prix unitaire de l’article, prix total pour la quantité de l’article, et prix total de la facture (en chiffres et en lettres), signature du fournisseur.
• S´assurer que tous les documents relatifs à l’approvisionnement soient rédigés conformément aux procédures d´approvisionnement de l’ONG AVS (Expression de besoin, Bon de commande, procès-verbal de dépouillement et de sélection des fouisseurs et la grille d’analyse des offres) et les soumettre à la signature de son Responsable hiérarchique avant d´effectuer les achats.
• La supervision des commandes des « appels d’offre », ou des demandes de cotations.
• Organisateur et assurer le bon archivage des documents relatifs à l´approvisionnement, en suivant les règles fixées par la Coordination.
• Assurer la réception, le contrôle et le stockage des marchandises.
• Mettre à jour les outils de gestion des stocks et en assurer le suivi.
• Veiller à l’application des règles de stockage et à la bonne conservation des produits.
• Effectuer des inventaires périodiques et signaler toute anomalie.
• Soumettre un dossier complet à la finance
• Maintenir et garantir un bon rapport et suivi des fournisseurs pour toutes demandes d’information, sur la bonne réception des documents d’achat, la mise à jour des listes de prix.
• En collaboration avec son responsable hiérarchique, effectuer régulièrement des études de marché
• Participe à l’organisation des Appels d’Offres
• Participation à la rédaction des contrats en collaboration avec son responsable hiérarchique

Gestion du transport et des équipements

• Organiser et suivre les livraisons des fournitures et équipements.
• Assurer le suivi des véhicules (planification des déplacements, suivi de l’entretien, gestion des carburants).
• Veiller au bon usage et à l’entretien des équipements logistiques.

Support logistique aux activités de l’ONG

• Apporter un soutien aux équipes terrain en termes de logistique et d’organisation des déplacements.
• Participer à la gestion et à l’organisation des bureaux et entrepôts.
• Collaborer avec les différents services pour répondre aux besoins logistiques des projets.
• S´assurer des établissements des Bon de Commande et de contrat cadre, tout en suivant les besoins
• Collaborer avec son responsable hiérarchique pour la définition et le lancement de bon de commande en fonction des besoins.

Respect des procédures de reporting et la gestion de flotte

• Appliquer et faire respecter les procédures logistiques internes et celles des bailleurs.
• Rédiger des rapports d’activité logistique et remonter les informations pertinentes à la hiérarchie.
• Participe aux audits financiers du projet et appui la GAF pour le contrôle des pièces des partenaires lors de la soumission des rapports semestriels et des audits

Profil recherché

Formation et expérience

• Diplôme en Logistique, Transport, Gestion des stocks ou domaine similaire.
• Expérience d’au moins 6 mois, de préférence dans une ONG.

Compétences et qualités requises

• Connaissance des procédures logistiques et des outils de gestion des stocks.
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Excel, Word) et des outils de gestion logistique.
• Capacité d’organisation et de gestion des priorités.
• Sens de l’anticipation et rigueur dans l’exécution des tâches.
• Bonne capacité de communication et esprit d’équipe.
• Permis de conduire souhaiter.

Envoyer un CV actualisé + Lettre de motivation avec l’objet « STAGE-LOG-AVS » à : [email protected] avant le 15/05/2025.

NB : Les candidatures féminines sont fortement encouragées !

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.