Offre No: Jhpiego/2015/01
APPEL D’OFFRE/DEMANDE DE PROPOSITION DE CABINETS D’EXPERTISE COMPTABLES BIEN ETABLIS ET RENOMMES
Contexte
Jhpiego, une organisation à but non lucratif de santé publique sise à Baltimore, Maryland (USA),  a l’intention de retenir les services d’un cabinet d’expertise comptables bien établi et renommé au Mali pour les services de salaires, les remboursements des déplacements international du personnel, le paiement des vendeurs et le traitement des taxes pour notre bureau et nos employés (six membres du personnel) à Bamako, Kayes, Sikasso, et Gao. Nous invitons les cabinets d’expertise comptables intéressés à nous envoyer des e-mails avec les documents nécessaires, comme décrit ci-dessous. La sélection se fera en fonction du coût et de l’expérience de travail confirmée au sein d’organismes internationaux.
Services requis
Les responsabilités du cabinet d’expertise comptables incluent :
Gestion de compte bancaire :
– Ouvrir un compte bancaire distinct au Mali en dollars américains pour les besoins exclusifs de Jhpiego qui y déposera des fonds pour couvrir les dépenses locales.   
– Rendre compte de tous les versements et retraits effectués pour le compte de Jhpiego.
– Fournir des rapports mensuels détaillés à l’Administrateur des finances et au Responsable du programme (PO).
Gestion du service des salaires:
– Calculer les éléments de rémunération et les retenues d’impôts et de sécurité sociale des contrats de travail entre Jhpiego et ses employés.
– Inscrire les employés de Jhpiego à l’Institut national de prévoyance sociale (INPS).
– Inscrire les employés de Jhpiego à l’Assurance maladie obligatoire(AMO).
– Recueillir des renseignements sur les employés de Jhpiego (données biographiques, salaire mensuel) et saisir l’information dans une base de données salariale.
– Recevoir et traiter les feuilles de présence et distribuer les salaires mensuels des employés avec l’autorisation du PO de Jhpiego.
– Remettre aux employés une copie de leur traitement mensuel respectif chaque mois et un récapitulatif annuel, indiquant le salaire mensuel et annuel cumulatif, les avantages et les retenues d’impôts, et les soldes de congés.
– Effectuer toutes les retenues de salaire requises par la loi au Mali, notamment la déclaration de revenus et le paiement des impôts aux autorités maliennes appropriés. Déposer et payer les cotisations/taxes aux bureaux des services sociaux et sanitaires.
– Accumuler les fonds pour le compte d’avantages sociaux pour le personnel embauché localement.
– Obtenir et payer les services d’avantages sociaux (par exemple les remboursements médicaux) conformément aux politiques des Ressources humaines de Jhpiego pour le personnel embauché localement, avec autorisation du PO de Jhpiego (Jhpiego fournira un exemplaire du Manuel des employés)
Gestion des vendeurs
– Emettre des bons de commande aux vendeurs locaux pour les services, les biens et le matériel, dès l’autorisation du PO ou du personnel désigné dans le pays.
– Payer les factures des bons de commande approuvés par le PO ou par le personnel désigné dans le pays, présentés par les vendeurs locaux.
Gestion du déplacement du personnel
– Accorder les avances de voyage international, sur présentation d’une demande de voyage et de rapprochement des avances, dès que c’est autorisé par le PO de Jhpiego pour ses employés au Mali.
– Tous les décaissements, y compris le paiement des salaires et des factures présentées par les vendeurs, doivent se conformer aux directives de passation des marchés et des paiements fournis par Jhpiego.
Soumission de rapports
Dès la signature de ce contrat, le Contracteur doit ouvrir un compte bancaire séparé en dollars américains et fournir à Jhpiego les détails bancaires complets pour exécuter le virement bancaire (avance) à la réception de la première facture.
Le Contracteur doit ensuite soumettre des rapports financiers mensuels à Jhpiego. Ces rapports doivent inclure :
– Rapport de la facture
– Rapport de transactions mensuelles détaillées
– Coûts engagés pour les services d’un vendeur le mois précédent
– Frais mensuels
– Dépenses salariales pour le mois (avec impôts payés)
– Rapport des traitements de salaires
Le Contracteur est responsable de la gestion et de la supervision de:
– La préparation et l’émission de la paie mensuelle, la retenue et la déclaration d’impôt des employés
– Emettre des chèques au nom de Jhpiego. Jhpiego indiquera le bénéficiaire, le montant et enverra une autorisation préalable par écrit avant chaque transaction.
– Effectuer les paiements directement aux bénéficiaires/vendeurs autorisés dès l’autorisation de Jhpiego.
– Préparation d’un Rapport de reçus et de dépenses mensuels (Rapprochement bancaire) – factures, chèques émis, remboursements en attente, remboursements demandés, et relevés bancaires;
– Les demandes de remboursement et les factures doivent être envoyées à Jhpiego le 10 du mois suivant le mois des dépenses. La facture doit s’accompagner du Relevé de compte bancaire et de la réconciliation pour le mois;
– Conservation adéquate de tous les reçus et documents de décaissement (états bancaires, factures des fournisseurs, etc.) en enregistrant tous les chèques écrits et les virements reçus ; et
– La préparation et l’enregistrement de toutes les entrées affectant les opérations de Jhpiego au Mali. En particulier, cette activité englobe :
– Les entrées de caisse (reçus de caisse) ;
– Les sorties de caisse;
– Les dépôts/transferts bancaires;
– Les créances et les dettes;
– Les charges à payer, les remboursements anticipés et d’autres ajustements périodiques ; et
– Les archives de courrier électronique (e-mail)  pertinentes.
Documents devant être soumis par le cabinet d’experts comptables
– Lettre d’accompagnement sur papier à entête officiel, indiquant le montant total des coûts qui seront comptabilisés pour chaque mois de service (Analyse de devis incluant les pourcentages, les paiements ponctuels et les frais mensuels).
– Des informations pertinentes sur le cabinet avec des brochures et/ou des présentations.
– Des documents pertinents attestant de l’expérience du cabinet dans ce domaine et avec d’autres clients internationaux dans le pays et la région
– Le nom de la personne responsable chargée de traiter avec Jhpiego et de correspondre au nom du cabinet.
– Le rapport financier annuel le plus récent du cabinet.
Détails de paiement
Les paiements seront effectués mensuellement en dollars américains et déposés dans le compte bancaire de la firme comptable suivant la réception et l’examen d’une facture.
Durée du contrat
Les services sont requis pour une période d’un an (renouvelable sous réserve de performance satisfaisante). 
Conditions préalables à la sélection de la firme comptable
– Doit être enregistrée au Mali et posséder de bon antécédents financiers.
– Doit avoir au moins cinq années d’expérience à l’offre de services similaires à d’autres organisations ou entreprises non gouvernementales internationales.
Soumission de la proposition
Les firmes éligibles intéressées peuvent obtenir des informations supplémentaires en s’adressant à Recruitment.Mali@Jhpiego.org.
Toutes les soumissions doivent être envoyées par email (avec tous les documents justificatifs mentionnés ci-dessus) à Recruitment.Mali@Jhpiego.org d’ici avant le 14 Décembre 2015.
NB: Si les documents indiqués ci-dessus ne sont pas soumis, la soumission sera rejetée ou considérée non conforme. Jhpiego a le droit de n’accepter aucune proposition soumise si elle ne satisfait pas aux critères indiqués. Les propositions incomplètes ne seront pas considérées.