Durée de la consultance : Un mois
Lieu : Gao
Contexte :
En Février 2014, Oxfam GB a effectué un diagnostic organisationnel et institutionnel dans le cadre du partenariat  de deux ONG locales de son programme humanitaire au Mali: UAVES et Tassaght. Le diagnostic a été réalisé sur  l’opérationnalisation du Plan d’Investissement Humanitaire Humunitarian  (HIP) de l’initiative clé pour le Mali. Ce plan d’investissement comportait entre autres : une analyse approfondie sur les forces, les faiblesses, les opportunités et menaces (SWOT), l’identification d’une meilleure approche pour les programmes humanitaires, la revue du plan stratégique, opérationnel pour un développement organisationnel et l’évaluation des ressources humaines pour la mise en œuvre du plan.  Les résultats de ce  diagnostic ont permi de  révéler un certains nombre de points saillants à améliorer pour les partenaires dans la mise en œuvre des activités et en conformité avec les normes minimales et les standards sphères.  Ces points sont résumés comme suit :
Amélioration des compétences en WaSH sur la conception, le développement et la mise en œuvre d’un projet d’urgence ;
La révision des manuels de procédure financière ,RH et administrative des partenaires ;
Amélioration des capacités de mobilisation des ressources auprès des donateurs en tenant compte des exigences en la matière.
Suite à l’analyse de ces points saillants dans la mise en œuvre des projets, Oxfam dans le cadre de l’appui aux partenaires, a mobilisé des fonds pour apporter des réponses aux différents défis issus du diagnostic des partenaires dont la révision des manuels de procédure.
C’est ainsi qu’Oxfam, sollicite l’expertise d’un consultant pour revue des manuels de procédures des ongs partenaires (Tassaght & UAVES)
Les présents termes de référence   fixent  les objectifs, les résultats et la méthodologie de la consultation. 
Objectif global :
L’objectif global  est d’élaborer un manuel type applicable de procédures administrative, RH et financières  et des versions adaptées à chacune de ces organisations en tenant compte des exigences humanitaires (procedures minimum standard)
Objectifs spécifiques :
De façon spécifiqueil s’agira de :
Faire une revision des procédures et des exigences de gestion administrative,RH et financière existantes pour les deux organisations ;
Analyser l’organisation globale et le fonctionnement de ces organisations dans les domaines administratif, RH et financier ;
Analyser les obligations institutionnelles relatives à la loi en vue de dégager les implications sur les plans administratif et fonctionnel ;
Analyser les pratiques administratives, RH, comptables et financières au sein des organisations ;
Dégager les orientations standards et communes en matière de procédures administrative, RH et financière au sein des deux  organisations;
Obtenir un consensus autour d’orientations standards et communes dans le domaine des procédures administrative, RH et financière ;
Rédiger un manuel commun de procédures administrative, RH et financière pour les organisations en tenant compte de la spécificité pour chaque organisation ;
Apporter un appui  pour l’adaptation du manuel au contexte humanitaire en intégrant les procédures minimum standard;
Faire valider le manuel commun de procédures administrative, RH et financière pour les deux organisations ;
Livrables
A la fin, les résultats suivants sont attendus :
Un document synthétique d’analyse de la situation de la gestion administrative,RH et financière en vigueur au sein de la société civile ( aptitudeset pratiques en cours, forces, faiblesses, recommandations/suggestions) est dégagé ;
Un manuel type de procédures administrative,RH et financière est  validé en tenant compte  du contexte humanitaire,
Une version adaptée du manuel pour chaque organisation est élaborée et validée ; 
Un rapport détaillant les activités menées, les difficultés rencontrées, les leçons apprises et les suggestions pour l’amélioration dans le respect de la mise en œuvre des procédures.
Groupes cibles
Les bénéficiaires sont les deux organisations non gouvernementales, partenaires d’Oxfam.
Période et lieux
L’activité s’étalera sur  une durée de 1 (un) mois (janvier 2015) et sera réalisée à Gao
Méthodologie
L’approche méthodologique sera axé sur :
Brainstorming ; 
Exposés ;
Travaux de groupes ;
Plénières.
Il s’agit d’organiser un atelier sur la révision des manuels de procédures administratives et financières pour des organisations et les adaptées à chacune de ces organisations dans le cadre de la mise en œuvre des projets de développement et d’urgence.  Le travail devrait s’appuyer sur une démarche participative,  analytique, comparative, consensuelle, de standardisation et d’adaptation. La démarche analytique va consister à analyser l’environnement des organisations non gouvernementales, leur organisation, leur fonctionnalité, leurs habitudes et leurs obligations.  Au cours de cette analyse, l’exercice de comparaison doit permettre au consultant de dégager les axes communs et les différences entre les différentes organisations non gouvernementales, ainsi que les écarts avec les standards et les obligations.  S’agissant de la standardisation, il s’agira pour le consultant de prendre en compte l’ensemble des similitudes, des différences et des obligations pour élaborer des orientations standards en matière de procédures administratives, financières et de gestion de programme. Pour l’adaptation, il s’agira pour le consultant de  conceptualiser ???le manuel type par rapport aux spécificités de chaque organisation non gouvernementale, sans s’écarter des standards, des normes requises, des obligations et du contenu du manuel type.
Le consultant proposera  le détail de la méthodologie de travail assorti d’un chronogramme de travail. Cette méthodologie doit prendre en compte les points suivants de la révision :
Point 1 : Analyse des procédures
Point 2 : Elaboration du manuel type (tenir compte du minimum, ci-après, dans le document de manuel : aspects de la gestion administrative & RH, aspects comptables ; aspects financiers, aspects de contrôle et sécurité, gestion de programme)
Point 3 : Stratégie d’appui pour le respect des nouveaux  manuels de procédure de gestion administrative, RH et financière. 
Condition de travail
Le consultant sera recruté selon les procédures en la matière. Le consultant sera responsable de la mise en œuvre de l’activité et travaillera pendant 30 jours répartis entre les travaux en salle et les rapports incluant toutes les différentes phases (Feedbacks).
Le consultant devra apporter son expertise dans la production des outils d’analyse, la rédaction des différents documents (rapport d’analyses des procédures, manuel adapté).
Budget
Cette consultation sera payée  sur la base d’un budget accompagné d’une offre technique et financière. Le montant total du contrat, y compris l’ensemble des dépenses associées seront précisées et clarifiés  dans le contrat signé.   
Profil et qualification du consultant
Avoir un diplôme minimum   niveau maîtrise ou plus en économie, finance, comptabilité, administration & RH ou diplôme équivalent ;
Avoir une expérience et une expertise prouvées d’au moins 10 ans en élaboration de manuel de procédures administrative & RH, comptable et financière des organisations  humanitaires et de développement, manuel d’exécution ou manuel d’opération ;
Avoir une expérience pertinente concernant les procédures des bailleurs/partenaires internationaux;
Avoir une bonne connaissance de l’environnement administratif & RH, comptable et de gestion financière des organisations non gouvernementale en République du Mali ;
Avoir une expérience significative de travail et d’appui technique aux organisations non gouvernementale ;
Avoir une bonne capacité d’analyse, d’animation de sessions participatives ;
Être capable d’écrire de façon claire, concise et de bien s’exprimer oralement ;
Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique ;
La langue de travail est le français.
Pour postuler :
Envoyer  CV, une brève note de méthodologie décrivant comment vous conduirez la consultance et une proposition financière au bureau d’OXFAM à Bamako, sise à ACI 2000 derrière la bibliothèque nationale, a Gao Quartier Châteaux  ou par email : oxfambamako@oxfam.org.uk
 » LE RECRUTEMENT CONSULTANT  POUR REVUE DES MANUELS DE PROCEDURES ADMINISTRATIVE, RH  ET FINANCIERE DES ONGS LOCALES »
Date limite de dépôt des dossiers : 19 Décembre 2014, à 12h:00