I. Contexte
Depuis 2011, le GIP ESTHER, en collaboration avec les ministères de la santé de 5 pays d’Afrique de l’Ouest et du Centre (Mali, Burkina, Bénin, Cameroun et RCA), met en œuvre le projet ESTHERAID, sur financements UNITAID. Ce projet d’une durée de 4 ans porte sur l’amélioration et la sécurisation de la chaine d’approvisionnement en médicaments et intrants de santé dans le cadre du suivi de patients séropositifs. Dans le cadre de la mise en œuvre du projet ESTHERAID, ESTHER Mali doit organiser un atelier régional avec les 5 pays impliqués dans le projet EA, autour de la question du suivi biologique des patients et de la gestion des échecs thérapeutiques.
Justification et objectifs de la rencontre :
L’organisation de cet atelier régional intervient à quelques mois de la fin du projet et a pour objectif de partager les expériences de ces 5 pays sur la prévention et la prise en charge des échecs liés au traitement, à son interruption ou à son absence.
II. Objet du marché
Le présent marché a pour objet l’organisation logistique et événementielle d’un atelier sous régional sur la capitalisation des expériences des pays africains francophones  en matière de prévention et gestion des échecs thérapeutiques. Cet atelier se tiendra à Bamako du 02 au 04 Avril 2014  et rassemblera une soixantaine de participants totalement pris en charge (hôtel/pour les non résidents à Bamako, repas, pause café, déplacement).
La prestation comporte :
L’identification d’un lieu adéquat pour la tenue de l’atelier
La réservation des vols et l’achat des billets d’avion pour les participants venant de la sous région (Burkina, RCA, Bénin, Cameroun, Sénégal et Côte d’Ivoire)
L’acheminement des participants de l’aéroport à l’hôtel et vice versa
Le logement en demi-pension pendant la durée du séjour et la distribution des perdiems pour les repas du soir
L’arrangement des visas d’entrée au Mali  pour les participants qui en ont besoin
la mise à disposition de 3  salles de réunion : une grande salle pour les sessions plénières, en forme carré et 2 petites salles de commission (pour environ 20 personnes) et au mieux un bureau salle de travail pour  le Secrétariat technique de l’atelier.
La fourniture de deux pauses café (une le matin et une l’après-midi) et d’un repas à midi
La fourniture d’un   » kit communication  » aux participants ainsi que la communication autour de l’événement, en concertation avec la Coordination ESTHER Mali et la responsable de communication d’ESTHER siège respectant la charte graphique ESTHERAID
L’organisation de la logistique technique dans les salles (rétro-projecteur, paper board, micro etc.
La fourniture d’hôtesses d’accueil pendant la durée du séminaire
La fourniture de CD des rencontres à l’ensemble des participants, avec logo ESTHERAID
De manière optionnelle, l’agence devra être en mesure de réaliser un enregistrement audio de l’ensemble des échanges du séminaire dans chaque salle.
La conception et la mise en œuvre d’un plan de communication opérationnel et détaillé, y compris le fléchage des salles dans l’hôtel en concertation avec la responsable communication ESTHER.
II.1.  Objectifs de l’intervention de l’agence.  
Afin d’organiser ce séminaire, la coordination ESTHER Mali/  GIP ESTHER recherche une agence événementielle basée au Mali. 
Cet appel à manifestation d’intérêt a pour objet de présélectionner les agences qui seront à même de proposer les meilleures modalités pour l’organisation de l’évènement.
Objectif global
Organiser un atelier  sous régional d’une durée de 3 jours à Bamako (Mali)  du 02,03 et 04 Avril  2014.
Thématique de la rencontre : Atelier régional de formation et de partage d’expériences sur le renforcement du succès thérapeutique : du projet ESTHERAID aux recommandations OMS 2013. 
b. Objectifs spécifiques 
Assurer la bonne réalisation des activités logistiques de l’événement ; 
Concevoir et mettre en œuvre un plan de communication opérationnel et détaillé, y compris le budget afférent à ce planII.2. Activités à réaliser :
Réservation de billet d’avion des participants des pays Africains participants.
Réservation d’hôtel aux participants Français et Africains
Réservation des salles de conférences :: une salle d’une capacité de 80 personnes et 2 petites d’une capacité de 20 chacune, toute équipée de matériel de rétroprojection, d’ordinateur, de sonorisation
Mise à disposition d’hôtesses pour l’organisation du dit Atelier.
Assurer une communication autour de l’événement : au moins 3 presses écrites, une  chaine de TV  nationale : 2  chaines TV sera un atout (avec au moins deux interviews TV et Radio et un passage dans une émission TV de l’événement), au moins 3 radios dont une nationale d’envergure nationale
Kit du participant (sac avec mention de l’événement + bloc note+ stylo etc…) respectant la charge graphique ESTHERAID
Mise à disposition de Cdrom /clé des communications de l’atelier.
Sécurité au tour de l’événement (salle de conférence, hôtel, logistique etc…)
II.3. Résultats 
Le principal résultat attendu est le suivant : une organisation de qualité de l’ensemble des phases du séminaire (phase préparatoire, déroulement de la manifestation, suivi des retombées) est assurée.  
La réussite sera mesurée par le nombre de participants au séminaire, la gestion de la logistique de l’événement (lieu, traiteur, coordination logistique, enchaînement des ateliers etc.) le respect du budget alloué et du cahier de charge,  le niveau de satisfaction des intervenants et des participants.
Ces activités seront  mentionnées à titre indicatif (dans un document annexe en cours d’élaboration par une commission technique d’organisation). Il sera attendu par la suite, des agences présélectionnées, dans leur offre technique, des propositions pour préciser les activités et leur approche.  
III. Profil de l’agence
Une agence événementielle spécialisée dans l’organisation de colloques avec des références au Mali, à Bamako,  et en Afrique de l’Ouest (serait un atout).  
La présente mission s’adresse à une agence événementielle ayant le profil suivant :
expérience confirmée dans l’organisation de manifestations d’envergure nationale et /ou internationale
prédisposée à respecter les plannings et les processus de validation
expérience de travail avec les départements ministériels et les ONGs.
justifier des compétences requises (personnel spécialisé)
expérience dans l’organisation d’évènements relatifs au champ de la santé publique internationale et/ou du VIH/Sida
Cette agence devra être particulièrement compétente dans l’organisation logistique de conférences mais aussi dans la création de supports de communication, banderoles, plaquettes, kit du participant et les relations presse.  
Une bonne connaissance des prestataires de transports, hébergement, traiteurs au Mali est nécessaire ainsi que des médias locaux et régionaux.   
IV. Présentation du document de réponse à l’AMI
Le dossier à fournir par l’agence  devra être constitué des  éléments ci-après :
Un dossier administratif qui comprend les pièces ci-après :
copie de l’agrément d’exercice délivré par les Autorités compétentes du Pays où réside le postulant ;
 attestations prouvant que le soumissionnaire est en règle vis à vis de la législation commerciale, fiscale et sociale de son Pays.
Un document de présentation qui fera ressortir les éléments ci-après :
des documents de présentation de l’Agence (domaine d’expertise et ressources, brochures et plaquettes) ;
 les références récentes et pertinentes concernant l’exécution de contrats analogues, l’expérience dans des conditions semblables avec mention obligatoire des données suivantes : libellé des missions, pays, période d’exécution et de réalisation… (exhaustif) ;
la présentation du personnel à affecter à la mission (accompagnée de leur curriculum vitae). 
Un devis estimatif et coût de la prestation (TTC).   
V. Soumission
Les dossiers portant la mention  » Réponse AMI ESTHER – Recrutement d’une agence évènementielle chargée de l’organisation  d’un Atelier international de formation et de partage d’expériences sur l’organisation des soins. 
Thème central : Le renforcement du succès et le diagnostic précis de l’échec pour un bon usage des différentes lignes d’ARV : du projet ESTHERAID aux recommandations OMS 2013, BAMAKO 2014 » doivent être adressés : 
Par courrier électronique à :
coordination.mali@esther.fr
issouf.maiga@esther.fr
haguiratou.ouedraogo@esther.fr   ou  
Par courrier sous pli fermé
Au plus tard le 20 Février 2014   à 12 heures GMT à l’attention de Madame FANTA LANDOURE  assistante polyvalente de la coordination ESTHER Mali, sis HAMDALLAYE ACI,  Rue 373, Face résidence SIRANI  (porte 141)
L’attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que les dossiers parvenus après l’expiration de ce délai ne sont pas recevables. 
Le dépouillement des offres sera effectué par un comité comprenant des représentants des organisateurs.  
Sur la base des réponses au présent appel à manifestation d’intérêt, les organisateurs établiront une liste restreinte des agences pré-identifiées. Ces dernières seront amenées par la suite à déposer un dossier complet (offre technique et financière). 
Pour toute information complémentaire au sujet de la proposition du/des soumissionnaire(s), les informations seront communiquées auprès de tous.
VII. Annexes 
VII.1. Tâches à réaliser (indicatif) 
Réunions préparatoires avec les organisateurs, autant que de besoin
Hébergement et salles de travail
Identification du lieu en lien avec les organisateurs
Organisation des réservations
Organisation et suivi de l’accueil
Mise à disposition des salles travail
Transport
Réservation des plans de vol en lien avec les organisateurs (uniquement pour les partenaires de la sous-région)
Suivi des billets d’avion (dont envoi)
Organisation des transferts locaux Aéroport –Hôtel -Aéroport
Lieu
Identification du lieu en lien avec les organisateurs, dans ce cas précis avec la coordination ESTHER
Choix du traiteur en lien avec les organisateurs
Identification et suivi des aspects liés à l’assurance
Identification et suivi des aspects liés à la sécurité
Organisation et suivi de la décoration (en lien avec la charte graphique d’ESTHER, particulièrement le projet ESTHERAID)
Organisation et suivi de la régie 
Protocole/Accueil / Orientation
Mise à disposition des hôtesses
Organisation de la signalétique
Communication
Application de la charte graphique  du projet
Rédaction de la stratégie / plan de communication
Organisation de la campagne de communication grand public
Création, production et distribution des invitations
Créations et production des banderoles
Création et impression des brochures/programmes
Création et impression des kits participants
Gravure des CD-Roms de présentation et remise aux participants
Photo / Vidéo
Identification et suivi de la prestation du photographe
 Réalisation d’une base de données de photos
Récupération des droits 
Relations presse
Organisation et diffusion des communiqués de presse rédigés par ESTHER Siège et coordination  (presse écrite, TV national/ou privée, Radio  dont la liste sera déterminée de commun accord avec la coordination)
Organisation des accréditations
Organisation de la conférence de presse Suivi des retombées médias
Réalisation d’une presse book