Termes de référence – Expert audit des données (Data Quality Assessment)

Consultez les TDR complets en cliquant ici

À propos de Palladium

Palladium est leader mondial dans la conception, le développement et la mise en œuvre de l’impact positif – la création intentionnelle d’une valeur sociale et économique durable. Nous travaillons avec des gouvernements, des entreprises et des investisseurs pour résoudre les défis les plus urgents du monde. Avec une équipe de plus de 3 000 employés opérant dans plus de 90 pays et un réseau mondial de plus de 35 000 experts, nous contribuons à améliorer les économies, les sociétés et, surtout, la vie des populations.

1.       Contexte et justification

Le projet « Survie de l’Enfant » financé par l’USAID dans le cadre de l’initiative dénommée New Partnerships Initiative EXPAND et mis en œuvre par un Consortium d’ONG Nationales (ACOD, JIGI, AMADECOM et IAMANEH) avec l’appui technique du Groupe Palladium vise à soutenir les missions en augmentant la disponibilité et l’utilisation de services de santé de qualité dans tous les domaines de santé prioritaires de l’USAID. En vue de renforcer la résilience et la durabilité des partenaires locaux et des systèmes de santé, l’USAID s’est engagée à élargir sa gamme de partenaires de mise en œuvre en investissant dans de nouveaux partenaires locaux et en renforçant leur capacité à élaborer des stratégies, à planifier et à mettre en œuvre des programmes du secteur de la santé avec les fonds de l’USAID.

La mise en œuvre de cette intervention se fait à travers l’attribution de subventions aux différents partenaires conformément à leurs propositions techniques approuvées. Dans un premier temps, les ONG partenaires ont bénéficié un premier lot de financement à court terme en novembre 2022, pour trois mois d’activités en soutien au mois de la santé et de prévention de la malnutrition, dont l’échéance a été prolongée jusqu’en fin mars. Cette phase sera suivie de l’exécution des subventions à long terme dont le démarrage est prévu en avril 2023.

La mise en œuvre des interventions nécessite un dispositif de suivi, évaluation et apprentissage efficace, qui permettra de garantir les prises de décisions basées sur des évidences tout au long de la mise en œuvre. Cependant, il est important d’évaluer la qualité des données produites par le système de suivi, évaluation du projet, pour comprendre les défis par rapport à la production de données de qualité et au besoin de prendre des mesures correctives nécessaires.

Ce présent terme de référence est élaboré dans l’optique de recruter un(e) consultant(e) pour réaliser une évaluation de la qualité des données sur certains indicateurs clés du projet et de comprendre les lacunes du dispositif MEL et formuler les recommandations pour corriger ses insuffisances.  

2.       Description de la mission

Le projet USAID NPI EXPAND survie de l’enfant est à la recherche d’un(e) consultant(e) pour réaliser une évaluation de la qualité des données/Data Quality Assessment (DQA). La mission devrait suivre les normes et procédures de l’USAID sur la conduite d’un DQA et d’utiliser les outils recommandés en matière.

Le projet USAID NPI EXPAND entend renforcer son système global de suivi et évaluation en utilisant les conclusions du DQA pour résoudre les problèmes liés à la qualité des données. A cet effet, le projet a donc l’intention d’avoir recours aux services d’un(e) consultant(e) pour effectuer un audit et une évaluation complets de la qualité des données parmi un échantillon représentatif d’établissements/groupes impliqués dans la mise en œuvre du projet survie de l’enfant dans les régions de Kayes et de Koulikoro. Le projet USAID NPI EXPAND discutera et conviendra avec le/la consultant(e) du nombre d’indicateurs pour des domaines techniques spécifiques qui seront évalués.

3.       Objectif de la mission

L’objectif principal de l’évaluation de la qualité des données est de déterminer si les données déclarées par les ONG et établissements partenaires de NPI EXPAND répondent aux normes de validité, d’intégrité, de précision, de fiabilité et d’actualité des données.

a.              Objectifs spécifiques

Evaluer le système global de gestion des données, l’accent étant mis en particulier sur l’évaluation de la concordance des données figurant dans les documents sources avec les données figurant sur les formulaires récapitulatifs et les données disponibles dans le système électronique.

Mettre en évidence les forces et les faiblesses des systèmes de gestion des données au niveau des régions, des districts, des aires de santé et des ONG. 

Les résultats de l’évaluation de la qualité des données devraient faciliter la prise de décisions concernant les processus d’amélioration de la collecte, de gestion, de l’analyse, de la communication et de l’utilisation des données au niveau des sites. En résumé, le DQA se concentrera sur les points suivants :

1. Évaluation de la qualité des rapports soumis dans le cadre du DHIS2 (ou logiciel connexe) et de la plateforme KoboCollect du consortium en fonction de leur concordance avec les supports de collecte primaires (registres, cahier d’activité, rapport mensuel, trimestriel, rapports d’activité etc…) utilisés par les ADC, les ASC et GSAN ;
2. Évaluation de l’exhaustivité des données au niveau des ADC, ASC et GSAN ;
3. Estimation de la marge d’erreur des données déclarées par rapport aux données de base ;
4. Évaluation des différents systèmes de collecte, de traitement et de gestion des données mis en place ;
5. Évaluation du flux de données à partir du point de collecte initial et des niveaux de déclaration ;
6. Identification des domaines de vulnérabilité potentielle qui affectent la crédibilité et l’utilité générales des données recueillies ;
7. Recommandation de mesures pour remédier à toute faiblesse identifiée dans la collecte des données, la compilation/traitement, l’analyse et l’utilisation des données soumises.

4.       Méthodologie

Le/la consultant(e) en DQA élaborera un protocole décrivant la méthodologie, les processus, les étapes et les outils qui seront utilisés pour la vérification. Le DQA se fera principalement par le biais de visites sur le terrain à l’aide d’outils convenus. Un représentant de NPI EXPAND et du consortium seront à la disposition du/de la consultant€ du DQA pour des besoins d’information. Le/la consultant(e) analysera les indicateurs sélectionnés à chaque étape du système de gestion des données (de la collecte à l’établissement du rapport). 

Les éléments suivants peuvent guider le processus d’évaluation :

• La revue documentaire : Elle portera sur le plan MEL, les rapports et documents sur le processus de collecte, de saisie, traitement des données et les rapports périodiques (hebdomadaire, mensuel, trimestriel etc…) rapports d’activités etc…
• Conception : qu’il s’agisse de données transversales ou longitudinales
• Sources de données primaires : cahier du GSAN, registres, DHIS2 et rapport des ADC.
• Source de données secondaires : version papier et électronique des rapports mensuels, rapports trimestriels disponibles au niveau du site/district.
• Entretiens avec des travailleurs de la santé, des ASC sur place, des relais, et membres des GSAN et le personnel du consortium.

a.              Choix des indicateurs

Les indicateurs suggérés pour ce DQA sont essentiellement des indicateurs de nutrition. Cela s’explique par le fait que la majeure partie des activités de la petite subvention étaient focalisées sur la prévention de la malnutrition pendant la période de soudure. Par ailleurs, deux de ces indicateurs sont directement renseignés à partir du dispositif MEL du consortium survie de l’enfant et ont souvent fait l’objet de discussion lors des activités de rapportage et l’un renseigné par le projet à partir de DIHS2.

1. Nombre d’enfants de moins de 5 ans ayant reçu un traitement contre la malnutrition aiguë modérée.
2. Nombre d’enfants de moins de 5 ans dont les parents/tuteurs ont reçu des interventions de changement social et comportemental (CSC) qui promeuvent les pratiques essentielles d’alimentation du nourrisson et du jeune enfant (ANJE) (Homme, Femme).
3. Nombre de démonstrations culinaires réalisées pour favoriser la diversification alimentaire à partir de produits disponibles localement.

b.              Echantillonnage

Pour les activités de DQA, nous recommandons un échantillonnage aléatoire stratifié à plusieurs niveaux :

Niveau national : Au niveau national, les activités de collecte et d’audit des données seront menés dans le siège de NPI EXPAND, et auprès des ONG membres du consortium. Les documents qui seront soumis à l’audit, seront :

•  Plan MEL
• Plan de gestion des données
• Outils de contrôle de qualité des données
• Bases de données brutes extraites
• Base de données apurées et partagées
• Rapports d’ONG
• Rapports mensuels intégrés
• Rapports trimestriels
• Rapports de supervision

Niveau régional : Les deux régions d’intervention du projet sont systématiques inclus dans l’échantillon vu le nombre limité. Dans chaque région deux districts sanitaires sur quatre ont été tirés aléatoirement. A ce niveau, activités de DQA seront s’intéresseront au siège du lead consortium et ses structures partenaires dans les régions la Direction Régionale de la Santé (DRS). L’audit s’intéressera aux documents suivants :

•  Bases de données brutes extraites
• Base de données apurées et partagées
• Rapports hebdomadaires des points focaux
• Rapports hebdomadaires intégrés de la région
• Rapports mensuels intégrés de la région
• Rapports de supervision

Niveau district sanitaire : un tirage aléatoire a permis de retenir quatre districts sur les 8 qui constituent les zones d’intervention du projet. Dans la région de Kayes, ce sont les districts sanitaires de Kayes et de Oussoubidiagna qui ont été échantillonnés et dans la région de Koulikoro, les districts sanitaires de Dioila et de Kati. A ce niveau, le DQA s’intéressera au circuit de collecte, de gestion et de transmission des données activités des superviseurs et les structures partenaires telles que les centres de santé de référence (CSRéf).

•  Rapports hebdomadaires du superviseur
• Rapports mensuels du superviseur
• Mécanisme de contrôle de qualité des données
• Dispositif de gestion des données
• Circuit de transmission de données

 Niveau aire de santé : Proportionnellement au nombre d’aire de santé, dans la région de Kayes et le district sanitaire de Kayes 03 aires de santé ont été tirer au sort, et 02 dans le district de Oussoubidiagna. Dans la région de Koulikoro, 07 aires de santé ont été tirées dans le district sanitaire de Dioila et 03 dans le district de Kati. Dans les aires de santé, le processus de collecte et de gestion des données de l’Agent de Développent Communautaire (ADC) et du Centre de Santé Communautaire (CSCom) seront inspectés.

•  Rapports hebdomadaires de l’ADC
•  Planning hebdomadaire des activités

Niveau des sites GSAN/Village : Dans la région de Kayes, 06 sites GSAN sélectionnés par échantillonnage aléatoire proportionnel, dont 03 dans le district sanitaire de Kayes et 03 dans le district sanitaire de Oussoubidiagna. Dans la région de Koulikoro 11 sites GSAN ont échantillonné, dont 07 dans le district sanitaire de Dioila et 04 dans le district de sanitaire de Kati. Au niveau communautaire, l’audit des données concernera les Groupes de Soutien au Activités Nutritionnelles (GSAN) et les relais communautaires. Ce niveau, les documents prioritaires sont :

• Registre des GSAN
• Cahier d’activité du relai
• Registre de l’ASC

5.       Attentes de NPI EXPAND

Le DQA se veut une vérification des données par une tierce partie et, par conséquent, le/la consultant(e) doit respecter les principes d’indépendance par rapport à toutes les parties, y compris NPI EXPAND et ses partenaires du consortium.

Le/la consultant(e) suivra les directives de l’ADS de l’USAID pour la conduite d’un DQA, en utilisant : 1) examiner les procédures de collecte, de mise à jour et de traitement des données afin de s’assurer que les procédures sont appliquées de façon uniforme et continuent d’être adéquates ; 2) identifier les points à améliorer, si possible ; et 3) conserver la documentation du DQA, soumise à NPI EXPAND.

Avant de se rendre sur les sites du projet, le/la consultant(e) travaillera avec le bureau NPI EXPAND et le consortium pour réaliser un diagnostic préliminaire du système MEL. C’est le personnel de leurs systèmes de collecte de données qui s’en charge.

De commun accord avec NPI EXPAND, le/la consultant(e) choisira les indicateurs au niveau des résultats et les indicateurs au niveau des extrants à tester. Le/la consultant(e) vérifiera si la documentation confirme que l’équipe MEL a effectué des mesures internes de qualité des données conformément au plan MEL pendant toute la durée du projet. Le DQA analysera les indicateurs du programme pour :

•  Évaluer la qualité des données soumises par rapport aux normes de validité, d’intégrité, de précision, de fiabilité et d’actualité des données.
• Évaluer le système de collecte et d’analyse des données de NPI EXPAND et de ses partenaires.
• Examiner les points d’amélioration de la qualité des données après l’atelier de revue du dispositif MEL organisé par NPI EXPAND.
• Évaluer le système d’information de gestion NPI EXPAND et ses partenaires pour l’enregistrement, la maintenance et le reporting des données
• Identifier les domaines de vulnérabilité potentielle qui affectent la crédibilité et l’utilité générales des données.
• Recommander des mesures pour remédier à toute faiblesse identifiée dans les données soumises par NPI EXPAND et ses partenaires dans les procédures et systèmes de MEL.

Le/la consultant(e) appliquera les critères de qualité des données et examinera les systèmes et les approches de collecte des données afin d’assurer la qualité des données au fil du temps utilisées dans un DQA, et documentera les résultats – formels ou informels. Le DQA devrait comprendre les éléments suivants :

1. Vérifier les anomalies, les erreurs de transcription et évaluer l’effet de tout écart de contrôle de la qualité, en se basant sur un jugement professionnel contextuel ;
2. Examiner l’affichage graphique des ensembles de données sur les caractéristiques et les tendances ; identifier toute valeur aberrante, examiner et vérifier les hypothèses sous-jacentes aux tests, etc.

De cette mission, NPI EXPAND souhaiterait recevoir des informations importantes permettant au consortium de tirer des conclusions sur les forces et les faiblesses des preuves fournies par les données du consortium.

NPI EXPAND fournira au/à la consultant(e) tous les documents nécessaires, y compris le plan de suivi et d’évaluation approuvé par l’USAID, les rapports d’activités, les rapports périodiques, les bases de données et l’accès à la plateforme KoboCollect et CommCare etc. La mission consistera également à visiter le projet USAID NPI EXPAND survie de l’enfant et son personnel pour réaliser le DQA et en partager les résultats. 

6.       Profil du/de la consultant(e)(e)

• Le/la consultant(e) DQA (si nécessaire) doit posséder les qualifications suivantes :
• Un minimum d’une maîtrise en santé publique, en gestion des services de santé, en gestion de projets, en suivi et évaluation des programmes de santé publique, en études/statistiques des populations, en épidémiologie ou en biostatistique.
• Un minimum de 5 ans d’expérience professionnelle pertinente en MEL, gestion de l’information stratégique, évaluation et audit de la qualité des données ou autres domaines pertinents au niveau organisationnel.
• Connaissance démontrée du suivi et de l’évaluation, des exigences en matière de rapports et des outils, processus et normes du DQA.
• Connaissance démontrée des outils, des normes, des processus et des exigences de l’USAID en matière de DQA.
• Connaissance des systèmes actuels d’information sur la gestion de la santé du ministère de la Santé.
• Une expérience avérée dans la conduite de DQA, de préférence dans le secteur de la santé pour les projets financés par l’USAID.
• Capacité d’exécuter ses missions dans les délais prévus.
• Excellentes compétences en rédaction de rapports et en présentation.

7.       Procédure de soumission et exigences relatives à la demande

L’offre comprendra les éléments suivants :

1. Une lettre de soumission de l’offre dûment signée ;
2. Une offre méthodologique et un calendrier pour mener à bien les activités de la mission
3. Une offre technique comprenant :

8.       Livrables

1. Protocole du DQA (rapport initial) décrivant les objectifs, les méthodologies, les outils de collecte de données, le planning et le calendrier des interventions.
2. Le DQA devrait être aligné sur les dispositions de l’ADC de l’USAID.
3. Le rapport de la revue documentaire, incluant la liste des personnes ou entités à rencontrer ;
4. Le rapport final des résultats du DQA incluant un résumé des points forts, des points faibles et des possibilités d’amélioration, ainsi que de leur importance pour l’amélioration des processus et des systèmes MEL et un ensemble de recommandations pour remédier aux faiblesses. Il doit être soumis en copie dure et électronique (Word et PDF).
5. Les résultats du DQA doivent être présentés (en PPT) lors d’une réunion de débriefing complète avec le personnel du projet. Ils seront soumis à NPI EXPAND.

9.     Durée de la mission

La consultation s’étale sur une durée maximale de vingt-cinq (25) jours ouvrés impartis sur cinq semaines, à partir de la date de signature du contrat. Le/la consultant(e) choisi doit fournir ses propres matériels de travail (ordinateur, imprimante, téléphone etc.). Pour les déplacements, au niveau national et/ou à l’intérieur de la région, le projet prendra en charge les frais y afférents.

10.      Clôture de la candidature

Les dossiers de candidature peuvent être envoyés par courrier électronique à travers le lien suivant : à l’adresse suivant : expand.proc@thepalladiumgroup.com, avec mention « Recrut consultant(e) DQA » sur l’objet. La date limite de dépôt de la candidature sera le 21 aout 2023 avant 17 heures (GMT). Les courriels ou les dossiers de candidature envoyés au-delà de cette limite ne seront plus considérés. 

Consultez les TDR complets en cliquant ici

Diversité, équité et inclusion

Nous accueillons les candidatures de toutes les sections de la société et encourageons activement la diversité pour stimuler l’innovation, la créativité, le succès et les bonnes pratiques. Nous accueillons positivement et cherchons à garantir la diversité de notre personnel, et à faire en sorte que tous les candidats et employés reçoivent un traitement égal et équitable, indépendamment de leur origine ou de leurs caractéristiques personnelles. Celles-ci comprennent : (sans s’y limiter) le milieu socio-économique, l’âge, la race, l’identité de genre, la religion, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, le handicap, la nationalité, le statut de vétéran, le statut marital ou le statut d’indigène.

Si vous avez besoin d’ajustements ou d’aménagements en raison d’un handicap, si vous êtes une personne neurodivergente ou dans toute autre circonstance, veuillez envoyer un courriel à notre équipe à l’adresse accessibility@thepalladiumgroup.com.

Sauvegarde

Nous définissons la sauvegarde comme « l’action préventive prise par Palladium pour protéger nos employés, nos clients et les communautés avec lesquelles nous travaillons contre tout préjudice ». Nous nous engageons à veiller à ce que tous les enfants et adultes qui entrent en contact avec Palladium soient traités avec respect et ne soient pas victimes d’abus. Tous les candidats retenus seront soumis à un processus de sélection renforcé, comprenant des entretiens axés sur la protection et un processus de diligence raisonnable rigoureux.