RMO Mali recrute un Assistant de Direction H/F.

Mission du Poste :

Assister le Directeur Général afin d’optimiser la gestion de son activité, organiser et coordonner la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liés à son domaine d’activité.

Activités principales : 

Organisation de l’agenda du Directeur Général

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du Directeur Général et contrôler les échéances (prise de rendez-vous, courriers, e-mails, etc.
• Organiser les déplacements professionnels du DG ainsi que ses congés à l’étranger
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir physiquement les rendez-vous.
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, conseil d’administration, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du DG (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers
• Organiser les visites internes et externes du DG

Assistance Administrative

• Rédiger et soumettre les projets de note, de lettre ou de courriers
• Veiller à la qualité des courriers sortants
• Suivre certains dossiers qui sont confiés et alerter les échéances
• Saisir à l’ordinateur le rapport de réunion hebdomadaire du Codir et assurer l’archivage numérique

Gestion, suivi et archivage des notes, courriers et documentation

• Centraliser et traiter tous les courriers, dossiers, documents entrants et sortants et assurer le dispatching
• Organiser le classement et l’archivage physique et numériques des documents
• Suivre la circulation des parapheurs
• Organiser et suivre les activités du coursier

Communication

• Rédiger des supports de communication sur tous les événements qui se passent dans l’entreprise (articles, images, correspondances, reporting)
• Assurer la rédaction du journal interne
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).
• Assurer la rédaction du journal interne
• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
• Faire la revue des journaux et diffuser aux membres du CODIR

Suivi de l’évolution du cout de la vie

• Collecter les informations du marché sur denrées de premières nécessités
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives au coût de la vie,

Activités annexes

• Animer les activités OHSE
• Centraliser les déclarations NM et suivre le traitement
• Centraliser les checklists mensuelles et suivre les traitements
• Assurer l’audit annuel du parc auto et moto
• Assurer le reporting mensuel des NM et du NFR
• Faire la déclaration des incidents et des accidents

Votre profil 

Formation souhaitée

• Avoir un niveau de formation Bac+2/3 en en secrétariat, Comptabilité, Finances, et tout autre diplôme équivalent. 

Expériences nécessaires 

• Avoir un minimum de 4 ans dans un poste de secrétariat de direction

Compétences :

• Bilingue en Français et Anglais
• Bonne capacité à travailler de manière autonome
• Bonne capacité à communiquer à l’écrit et à l’oral en français
• Bonne organisation et rigueur d’exécution des tâches confiées dans les temps impartis.
• Bonne communication orale et écrite
• Autonome, sens de l’initiative
• Esprit ouvert sur sa mission et sur l’évolution de l’entreprise

Qualités Personnelles :

• Rigueur, méthode,
• Sens de l’organisation et de l’anticipation et de la gestion du temps,
• Dynamisme et efficacité,
• Disponibilité,
• Qualités relationnelles, sens de l’accueil et de la représentation de l’entreprise,
• Discrétion,
• Goût du travail en équipe et du reporting,
• Polyvalence

Exigences spécifiques : 

• Discrétion professionnelle et confidentialité
• Maîtrise de l’outil informatique,
• Disponibilité
• Technicité : Bonne connaissance de Word, Excel, PowerPoint

Pour postuler, visitez notre site www.rmo-jobcenter.com en déposant votre CV au plus tard le 10 juillet 2023.