TERMES DE REFERENCE POUR L’AUDIT COMPTABLE ET FINANCIER DES COMPTES DU PROJET DE RENFORCEMENT DES STATUS SOCIO-ECONOMIQUES DE 1000 FEMMES DANS LA REGION DE KOULIKORO  « SHE GROWS » MB6

I.  CONTEXTE ET JUSTIFICATION

TREE AID est une organisation britannique de développement établie en 1987. Présente au Burkina Faso, Mali, Ghana, Niger et Ethiopie, TREE AID a pour objectif de réduire la pauvreté et protéger l’environnement dans les zones arides d’Afrique en aidant les populations rurales les plus pauvres à générer des revenus à partir de l’arbre, tout en leur apportant un appui pour la gestion des ressources naturelles.

Dans le cadre du contrôle financier et comptable de son bureau pays au Mali, TREE AID recherche un cabinet d’expertise comptable national ou sous régional pour l’audit financier et comptable du projet MB6.

L’auditeur pourrait être reconduit pour les autres années pendant trois (3) exercices en fonction de la qualité de la prestation.

Les présents termes de référence visent à préciser les modalités/conditions de recrutement d’un auditeur à cet effet.

II. OBJECTIFS DE LA MISSION  

Objectif général

Vérifier afin d’approuver que les rapports financiers reflètent de manière sincère et régulière les subventions reçues et les dépenses engagées dans le cadre du fonctionnement et des activités de TREE AID MALI et du partenaire pour la période auditée. Que la reddition de l’information financière a été faite en respectant les principes comptables généralement acceptés et les exigences de l’accord avec le bailleur.

Objectif spécifique

L’auditeur doit procéder à des vérifications afin de pouvoir se prononcer quant à :

• l’exactitude et la précision des comptes financiers des projets
• La conformité des transactions couvertes par les comptes avec le document de projet, l’accord de projet avec TREE AID MALI et le partenaire, des contrats et de la législation et d’autres règles et lignes directrices pour la gestion des subventions.

III. ETENDUE DE LA MISSION

L’auditeur aura pour mission la réalisation d’un audit comptable et financier   en vue de donner son opinion sur les états financiers au 28 février 2023 de TREE AID MALI et du partenaire dont la durée d’exécution couvre la période de Février 2020 à Février 2023.

Il s’agit de vérifier que les comptes et états financiers présentés par l’ONG (1) et le partenaire (2) donnent une image exacte/fidèle et sincère de la situation financière de l’organisation et que les ressources mises à sa disposition ont été utilisées conformément aux objectifs du programme et selon les clauses de gestion.

Dans le cadre du contrôle, le vérificateur examinera enfin la structure organisationnelle et les procédures administratives existantes en mettant l’accent sur les pratiques comptables, de gestion financière et de contrôle interne. Aussi, l’auditeur : 

• Analysera et appréciera les procédures de gestion administrative, financière et comptable et le système de contrôle interne en vigueur au sein de l’organisation
• Appréciera la cohérence entre les procédures de décision et la pratique quotidienne.
• Examinera l’observation des clauses des contrats de projet par les parties
• Appréciera la cohérence entre le rapport financier et le rapport d’activité
• Examinera la conformité des buts du projet par le contrôle et l’évaluation des transactions, dépenses et recettes en relation avec les documents de base du projet (description du projet, plan d’activités, contrats, budgets, etc.)
• Réalisera le suivi de la mise en œuvre des recommandations résultant de précédents audits
• Formulera des recommandations en vue de l’amélioration du système de contrôle interne et du système de gestion mis en place par l’organisation et les partenaires de mise œuvre de TREE AID.

L’auditeur devra s’assurer que :

• Les pièces justificatives y afférentes sont sincères et correspondent au niveau d’exécution financière constaté dans la comptabilité.
• Les dépenses correspondent à des engagements / prestations réels et matériels.
• L’organisation s’est acquittée de toutes ses obligations administratives et fiscales vis-à-vis notamment du traitement des charges sociales, les retenues d’impôts sur les prestations de services et de tout autre aspect fiscal inhérent des activités qu’elle mène en son sein.
• Les dépenses sont enregistrées selon la nature des comptes
• Les appels d’offres ont été exécutés en toute conformité avec les procédures et dispositions du manuel de procédures administratives, financières et comptables et des normes généralement admises.
• Le système de gestion comptable et financière concourt à la bonne exécution du budget (traitement et suivi) ;
• Les recettes afférentes à la comptabilité sont correctement imputées et qu’il n’existe pas de double emploi.
• Les contributions reçues du partenaire sont en rapport avec le protocole de financement  du partenaire techniques et financiers.
• Les contributions reçues du partenaire sont en rapport avec les contrats de financements du partenaire ;
• Les clauses du contrat de projet sont respectées ;
• Les dépenses effectuées correspondent aux budgets acceptés par les différentes parties ;
• Les transactions du projet sont sous les aspects suivants :
  • Validité des pièces justificatives;
  • Exactitude arithmétique et nature des comptes des pièces justificatives et des états financiers ;
  • Toutes autres vérifications jugées utiles par le mandataire dans l’exécution de son contrat

IV. CONTENU DU RAPPORT D’AUDIT

Le rapport d’audit doit contenir les éléments suivants :

• Un certificat d’audit (Audit Certificat) dont modèle sera joint au contrat d’audit ;
• Une lettre de gestion (Management Letter) ; dont modèle sera joint au contrat
• L’appréciation sur les aspects trouvés comme étant faibles ou non conformes aux principes comptables généralement admis ;
• Les remarques sur les dépenses réalisées, la régularité des pièces comptables et la relation avec les budgets approuvés.
• L’analyse des écarts par lignes budgétaires
• L’état de mise en œuvre des recommandations antérieures
• Les nouvelles Recommandations pour une meilleure gestion financière. Etc.

L’auditeur est tenu de fournir :

• un rapport provisoire par organisation à amender par cette dernière.
• un rapport définitif par organisation en 3 exemplaires (02 originaux et 1 copie)
• un rapport consolidé pour tout l’ensemble des partenaires en 2 copies dures en français et 1 en anglais.
• une version électronique en français et anglais dument signée de la version consolidée.
• une version électronique des rapports définitifs des organisations partenaires dument signés.

V. LE CHOIX DE L’AUDITEUR

La mission d’audit sera assurée par un cabinet d’audit comptable groupement indépendant faisant profession habituelle de réviser les comptes, régulièrement et inscrit au tableau de l’Ordre des expert comptables et comptables Agrées du Mali ou inscrit au Tableau d’un Ordre des Experts-Comptables reconnu au plan international par l’IFAC ou la FIDEF et n’avoir pas effectué l’audit du fonds pendant trois (03) années consécutives.

Pour les groupements, le chef de file du groupement doit être régulièrement inscrit au tableau de l’Ordre des expert comptables et comptables Agrées du Mali ou inscrit au Tableau d’un Ordre des Experts-Comptables reconnu au plan international par l’IFAC ou la FIDEF

VI. PRESENTATION DES OFFRES

Les offres seront adressées au Directeur des Opérations pour l’Afrique de l’Ouest par intérim et en 3 exemplaires.  Elles comprendront les éléments suivants :  

Les dossiers de candidatures devront obligatoirement comprendre :

• Un dossier administratif justifiant de l’existence et accréditation légale du cabinet ou chef de file du groupement et des compétences et expériences requises :
  • RCCM, NINA, NIF,
  • Attestation d’agrément ;
  • Une attestation de régularité de la situation fiscale récente (certificat de situation fiscale) ;
  • Attestation INPS (Notification d’affiliation)
  • Attestation de non faillite
  • Une présentation du Cabinet ou groupement :

• Le Prestataire devra fournir une Présentation succincte du Cabinet indépendant (ou du chef de file en cas de groupement de Cabinets) ;
• Liste des références d’audit d’entités similaires ou de projets de Développement (au moins 3 références) ;
• Une copie de l’affiliation du Cabinet ou chef de file du groupement à l’Ordre des experts comptables ;
• Les CV des membres de l’équipe proposée pour réaliser la mission, y compris le signataire ; ces CV
• une attestation récente de régularité de la situation du Cabinet ou chef de file du groupement vis-à-vis de l’Organisme de prévoyance sociale du pays.

Il est à signaler que l’insuffisance ou l’absence de la documentation du « Dossier administratif de candidature », est une cause de rejet de la candidature.

L’offre technique

L’offre technique pour la réalisation de l’audit devra contenir les éléments suivants :

• une lettre d’intention,
• la compréhension des TdR, une méthodologie proposée avec une description de la mission et un calendrier des tâches,
• l’expérience du cabinet en matière de conduite d’audit des projets/programmes ;
• Un calendrier et un planning d’affectation du personnel qui représente, entre autres, les experts/jours engagés, ainsi que les délais et autres détails;
• Un détail sur la composition de l’équipe proposée (CV) avec une description des tâches à assigner à chaque expert :

Le personnel clé de la mission devra comporter au moins

• Associé Signataire, Expert-Comptable diplômé inscrit au tableau de l’Ordre des expert comptables et comptables Justifiant d’au moins 8 ans d’expérience d’audit comptable et financier et ayant une bonne connaissance des ONG
• Directeur d’audit, Expert-Comptable Justifiant d’au moins 5 ans d’expérience d’audit comptable et financier et ayant une bonne connaissance des procédures financière et comptable des projets et ONG
• Un Chef de mission ayant au moins un diplôme niveau (BAC + 5 ou plus) en audit, comptabilité, et justifiant d’une expérience de 4 ans au moins d’audit financier,
• un auditeur assistant diplômé de l’enseignement supérieur en comptabilité disposant moins 2 ans d’expérience d’audit comptable et financier et ayant une bonne connaissance

L’offre financière

L’offre financière est présentée détaillée .

• Celle-ci doit être en trois (03) exemplaires comportant le détail du budget relatif à l’ensemble de la mission en Hors Taxes et en Toutes Taxes Comprises, les prix détaillés (honoraires, indemnités journalières, transports couts unitaires et cout totaux …).

Une clé USB

– L’offre doit contenir une Clé USB contenant séparément le dossier complet de l’offre technique et celui de l’offre financière en version PDF et Word.

VII. METHODE DE SELECTION

L’offre proposée par chaque cabinet sera analysée par le comité de sélection en appliquant des critères spécifiques d’appréciation tels que la qualité et le coût :          

• Offre technique : compréhension des TDR, méthodologie, expériences du ou des consultants
• Offre financière : tarifs journaliers, nombre de jours proposés, frais annexes, offre globale correspondant au budget disponible

L’évaluation technique suivra la grille d’évaluation suivante:

• L’évaluation finale des offres sera faite sur des critères techniques et financiers définis
• Evaluation de l’offre technique (pondération de 80% de la note globale)
• Un score technique (St) avec un maximum de 100 points est attribué à la proposition technique,
• Une offre qui ne répond pas aux critères d’éligibilité des TDR ou qui n’atteint pas le seuil technique minimal de qualification de 70 points sur 100 sera rejeté à l’issue de cette première étape.
• Les candidats retenus peuvent être invités à un entretien pour une nouvelle évaluation technique.

Le score technique (St) sera attribué selon le tableau ci-dessous :

Evaluation de l’offre financière (pondération de 20% de la note globale)

La proposition financière de l’offre économiquement la moins chère (Om) appréciée en fonction du prix Global et de la cohérence dans la décomposition du prix global recevra un score financier (Sf) de 100 points. Les scores financiers des autres offres (F) seront calculés selon la formule suivante :

Sf = 100 x Om/F

Om : l’offre économiquement la moins chère

F : Prix de l’offre

Evaluation Finale de l’offre globale

L’évaluation finale de l’offre sera faite en fonction d’une pondération des Critères d’évaluation Technique et Financière :

Le score technique (St) et le score financier (Sf) de chaque offre seront ensuite combinés en un score global (Sg) par offre selon la répartition suivante :

St = 80% de la note globale

Sf = 20% de la note globale.

Le score global attribué aux offres permettra un classement des offres par l’application de la formule suivante, qui déterminera l’offre la meilleure au regard des critères de sélection proposés pour la mission :

Sg = (St x 80%) + (Sf x 20%)

Le Contrat sera adjugé à l’offre ayant obtenu le score global (Sg) le plus élevé.

Une fois les offres reçues et analysées, TREE AID se réserve le droit de négocier les propositions avec les candidats présélectionnés.

Le demandeur se réserve également le droit de ne sélectionner aucun candidat si aucune offre n’était jugée satisfaisante.

VIII. DATE DE DEPOT DES DOSSIERS

Les dossiers sont recevables au siège L’ONG TREE AID Afrique de l’ouest, 06 BP 9321 Ouaga 06, Sise à Ouagadougou Quartier Ouaga 2000, Tel : 25 37 67 65,

Au plus tard le 30 Juin 2023 à 12 H00 TU délai de rigueur.

LISTE DES ORGANISATIONS CONCERNEES PAR L’AUDIT