Avis de Recrutement N°065/RH/BK/2022
ARCHIVISTE MISSION- F/H
Nous portons à la connaissance de tous, qu’Action Contre la Faim organise ses recrutements dans la transparence, l’équité, la gratuité et n’a jamais exigé ni accepté des frais, des pots-de-vin, des paiements à aucun stade des processus de recrutements.
Action Contre la Faim appelle tous les demandeurs d’emplois à ne jamais accepter des paiements et les invite à dénoncer les personnes qui leur demanderaient des paiements dans le cadre du recrutement auprès de l’organisation.
Poste : Un (01) Archiviste Mission – F/H
Localisation du Poste : Bamako
Début : 01/02/2023
Durée : 12 Mois renouvelables
Conformément au nouveau modèle de rémunération d’ACF Mali. Le Salaire Brut annuel est compris entre 4 617 932 FCFA et 6 224 170 FCFA selon l’expérience et le profil.
OBJECTIF GENERAL DU POSTE
Sous la supervision de la Responsable Audit et contrôle Interne, Archiviste Mission a pour objectif principal de :
- Assurer la révision des documents comptables pour assurer leur bonne qualité et conformité des procédures internes ACF et bailleurs,
- Assurer l’archivage des documents comptables/Assister les auditeurs en cas de besoin.
- Consolidation (préparation du CD)
OBJECTIFS SPECIFIQUES DU POSTE
Objectif 1: Révision des pièces comptables de toutes les bases y compris celle de la coordination
- Assurer que toutes les pièces comptables de toutes les bases sont envoyées régulièrement envoyées à la coordination.
- Assurer que les pièces reçues sont complètes
- vérifier la qualité des pièces reçues,
- Se coordonner avec les bases pour les pièces qui seraient éventuellement manquantes, faire le suivi pour qu’elles soient complétées dans le délai.
- Préparer le rapport des pièces manquantes par département
- Contribuer au bon déroulement des audits en mettant à disposition des auditeurs le dossier de clôture du contrat audité accompagné des chronos de justificatifs classés correctement
- Classer électroniquement les pièces comptables par codes budgétaires et par contrat bailleur à la clôture
- Préparer le dossier d’archivage de chaque contrat bailleur en vue de la préparation des audits.
Objectif 2: Assurer l’archivage des documents comptables/ suivi de l’archivage des bases et Assister les auditeurs en cas de besoin
- Assurer que les pièces comptables sont archivées suivant les normes ACF (par bailleurs et ligne budgétaire),
- Assurer l’archivage électronique là où ça serait possible,
- Assurer une bonne traçabilité des mouvements des documents physiques
- Veiller à un stockage propre et sécurisé des documents
- Veiller à la sécurisation de l’accès aux différentes infrastructures des archives
- Prendre des initiatives pour une meilleure amélioration de l’archivage ;
- Appuyer les Bases et les départements dans leur archivage ;
- Faire tous les deux mois une vérification des documents justificatifs générés par les départements (logistique et technique).
- Scanner tous les documents le nécessitant
- Tenir la base des données des documents scannés
- Veiller à la bonne gestion et sécurisation des dossiers archivés en garantissant un stockage propre et sécurisé des dossiers ;
- Assurer la certification des documents à envoyer au siège ou aux bailleurs
- Assurer la photocopie des pièces comptables à être envoyées aux auditeurs,
- Disponibiliser les pièces sollicitées par les auditeurs ou le siège ;
Objectifs 3 : Consolidation (préparation du CD)
- Consolider toute l’information du contrat générée par chaque département en suivant les critères justification du bailleur.
- Récupérer l’information générale et communication partenaire pour le rapport.
PROFIL DU CANDIDAT
| Instruction : Niveau d’études/diplômes | Diplôme Universitaire dans le domaine d’administration, la science archivistique, comptabilité Finance. |
| Connaissances spécifiques /techniques souhaitées : |
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| Expérience préalable nécessaire : | 1 à 2 ans d’expérience |
| Habilitées demandées | Bon sens de l’organisation, bon sens de la planification, bonne capacité à communiquer, autonome et esprit d’initiatives |
| Langues: | Niveau excellent de français |
| Programmes informatiques requis : | Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc. |
| Mobilité demandée (local- national – international) et fréquence des voyages | Participation à des ateliers et mobilité sur le terrain pour mission. |
Pour soumettre votre candidature, vous êtes prié de vous rendre sur lien suivant et postuler en ligne. https://employ.acf-e.org/
Ou directement sur le poste : https://employ.acf-e.org/index.php/positions/view/7161
Les candidatures féminines sont fortement encouragées !!!
Les dossiers des candidatures doivent comporter :
- Le CV à jour avec le contact (Email, Tel) + les références professionnelles.
- La lettre de motivation.
La date de clôture de la réception des candidatures est fixée pour le 29/01/2023.
Seules les candidatures qui répondent aux profils recherchés seront contactées pour la suite du processus de recrutement.
« Veuillez noter qu’un email frauduleux circule. Celui-ci donne de fausses informations indiquant qu’Action contre la Faim au Mali et au Sierra Leone recruterait des personnes, contre versement de frais administratifs.
Action contre la Faim ne demandera jamais d’argent dans le cadre de ses processus de recrutement.
Pour toute candidature pour nous rejoindre, merci de vous référer aux sites internet des membres du réseau Action Contre la Faim.