URGENT

AVIS DE RECRUTEMENT DE DEUX (2) ASSISTANT(E)S STAGIAIRES AUX OPERATIONS

Une Organisation internationale basée à Bamako au Mali recherche DEUX (2) ASSISTANT(E)S STAGIAIRES aux OPERATIONS dans le but d’apporter un appui et un soutien quantitatif et qualitatif pour le bon fonctionnement des activités administratives et financières de son bureau.

TERMES DE REFERENCE :

Le présent avis s’adresse aux candidats externes qui souhaitent effectuer un stage de 3 mois dans notre organisation en qualité de « Stagiaire Assistant(e) aux Opérations ».

Critères et compétences d’admissibilité au stage 

• Être en possession au minimum d’un diplôme universitaire de premier cycle (Licence ou plus) en rapport avec l’administration, les finances et la comptabilité ou équivalent ;
• Avoir une expérience minimum de trois (3) mois dans les ONGs, les organisations humanitaires/internationales et les cabinets;
• Être âgé de 25 – 35 ans ;
• Maîtriser le français (être « courant ») et l’anglais, niveau intermédiaire.
• Avoir des connaissances informatiques en Word et Excell ;
• Excellente communication et capacité à travailler en équipe pour atteindre les objectifs organisationnels ;
• Aptitude à effectuer des tâches de nature confidentielle et respecter les délais ;
• Aptitude à gérer plusieurs tâches à la fois dans un environnement de stress et de pression dans le travail ;
• Avoir un sens aigu de l’éthique et de l’intégrité ;
• Avoir une bonne capacité rédactionnelle.

Tâches et responsabilités pour les Assistants Stagiaires aux Opérations

Sous la supervision directe du Responsable de l’Administration et des Finances, les stagiaires auront pour tâches :

Administration générale:

• Fournir un appui à la gestion et à l’entretien des installations physiques, des équipements et des systèmes de communication et de transport ; rédiger des drafts de courriers dans le domaine de l’administration du bureau et du management.

Finance et Comptabilité:

• Apporter un appui qualitatif et quantitatif dans la gestion du classement et de l’archivage ; aider dans l’examen, l’analyse et la conciliation des comptes divers au besoin ; appuyer le gestionnaire du petty cash dans l’envoi des documents pour signature, la vérification des vouchers ainsi que le classement des pièces ; rédiger des drafts de courriers dans le domaine de la gestion financière et comptable.

Achat/Approvisionnement:

• Apporter un appui (suivant les instructions et directives reçu par le responsable de l’unité) dans le domaine des approvisionnements, des achats, de la logistique, de la gestion des stocks et du reporting administratif conformément au règlement financier et règles de gestion financière ainsi qu’aux politiques et procédures établies ; préparer différents rapports, correspondances et documents sur les questions liées à la passation des marchés, aux achats et approvisionnements tout en assurant la conformité aux exigences.

Analyse de données:

• Utiliser des centres de données variés et des outils de reporting et d’analyse afin d’établir des rapports de sources multiples et aider la prise de décision à travers l’organisation; gérer un éventail de transactions de données, exécuter les requêtes, enquêter et résoudre des questions spécifiques liées aux rapports et aux données.

Gestion des Ressources Humaines :

• Procéder au classement et à la mise régulière des dossiers du personnel de toutes les catégories (dossiers individuels, dossiers de recrutements etc.);
• Faire le suivi des demandes de congés, des fiches de présence et absences de toutes les catégories du personnel ;
• Apporter un appui dans le reporting mensuel concernant les RH ;
• Gérer l’envoie et le classement des courriers relatifs aux Ressources Humaines.

Gestion des projets/programmes :

• Apporter un appui dans la gestion des projets et programmes notamment dans la gestion administrative, financière et comptable des activités de l’organisation.

Dossiers de candidature :

Une lettre de motivation, la copie du dernier diplôme et un Curriculum Vitae actualisé, doivent être adressés aux adresses électroniques suivantes : ousley_com@yahoo.fr et alhendrix56@gmail.com

L’objet du courriel doit comporter la mention : Candidature pour le poste d’Assistant(e) Stagiaire aux Opérations.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées

Date limite de soumission des candidatures : Mardi 31 Janvier  2023  à 18H

Veuillez noter que seuls les candidats shortlistés seront contactés, ils subiront par la suite un test écrit et une interview

NB : Stage non rémunéré.