CARE International au Mali recherche pour son bureau régional de Ségou : UN– E ASSISTANT (E) OPERATION basé (e) à SEGOU

La candidature des femmes est fortement encouragée

RESUME DU POSTE

Le titulaire du poste a pour mission d’assurer l’optimisation du fonctionnement de la flotte automobile du bureau de Ségou. A cet effet, il/elle doit planifier les visites pour les contrôles techniques, les réparations éventuelles des véhicules et leur entretien ; coordonner l’activité des chauffeurs en collaboration étroite avec les chefs de projets et de programmes ; assurer le ravitaillement des véhicules en carburant et faire le suivi de son utilisation. En outre le titulaire du poste doit assurer la réception des biens et équipements de la Mission en conformité avec les politiques et procédures en vigueur.

Il travaille en étroite collaboration avec le/la Chargé ( e) des Opérations, lle Coordinateur Equipe Régional, l’Agent Administratif, les Chefs de projets, l’équipe de la Finance, l’administration, les autres membres de l’équipe du Programme et des Opérations.

Il devra informer le Logistics and Procurement Manager de l’évolution de ses activités, des problèmes rencontrés ainsi que des succès et innovations du département.

ROLES ET RESPONSABILITES

• Gestion du parc auto, moto et groupe électrogène ;
• Gestion du matériel et mobilier de bureau ;
• Suivi de l’exécution des contrats de maintenance/ réparation du parc (véhicules, générateurs et motos), location de véhicules ;
• Gestion de stocks dans le logiciel OSS
• Rapports et archivage

Rôle 1   Assurer la planification des véhicules du bureau de Ségou – 10% de temps 

• En coordination avec les chefs de projets/programmes et les bureaux régionaux, faire une planification hebdomadaire des mouvements de véhicules du Bureau de Ségou en vue d’optimiser la gestion de la flotte ;
• Utiliser un outil de planification de véhicules pour éviter les doublons et les coûts de mise à disposition entre les projets et dresser un tableau hebdomadaire des véhicules en mission ;
• S’assurer tant que possible d’assigner un seul véhicule à un chauffeur ;
• Assurer que les fiches à bord des véhicules de CARE sont bien renseignées avec les informations requises ;
• Assure planification des entretiens périodiques, réparations et mise à jour des documents administratifs pour chaque véhicule (prorogation IT, AT, vignettes) ;
• S’assurer que chaque mission dans une zone restreinte est approuvée par les points focaux en sécurité ;
• S’assurer que les chauffeurs sont désignés pour effectuer les missions en tenant compte de leur capacité à maitriser la zone concernée par la mission ;
• Faire un classement de tous les documents de planification ;
• Assurer le suivi des accidents (suivi du rapport d’accident avec le chauffeur, déclaration, assurance, documentation sur le constat/ PV de la police, expertise, suivi des remboursements des dommages à transmettre au Responsable sécurité et sureté pour la mise à jour du système).
• Enregistrer tous les déplacements et mouvements dans le logiciel OSS

Rôle 2 Assurer la maintenance et l’entretien de la flotte en conformité avec les politiques et procédures de CARE – 15% de temps

• S’assurer que les vérifications journalières des véhicules par les chauffeurs sont effectuées et que toute anomalie détectée est signalée et immédiatement prise en charge par les mécaniciens ;
• S’assurer que toute défaillance nécessitant une intervention sur un véhicule donné soit identifiée, reportée dans les plus brefs délais à travers une demande de réparation qui est visée par le gestionnaire de la flotte et approuvée par son superviseur ;
• Assurer que les pannes complexes identifiées par les mécaniciens sur les véhicules sont référées à un garagiste sur la liste des fournisseurs agréés ;
• Pour les tâches à exécuter hors du garage de CARE, établir une DA et la soumettre au service d’approvisionnement afin de rechercher et analyser les devis estimatifs pour approbation par le responsable de budget ;
• S’assurer que des rapports d’intervention soient préparés pour chaque intervention sur un véhicule et suivre la qualité des prestations effectuées et la performance des prestataires ;
• Viser les rapports d’intervention des mécaniciens sur les véhicules et réaliser des visites ponctuelles auprès des garagistes pour superviser les grosses réparations ;
• S’assurer du changement périodique des pneumatiques, tenir un planning des changements et s’assurer du report correct des références des pneus en entrées/sorties ;
• Etablir un planning d’entretien des véhicules et des groupes, s’assurer que ceux-ci soient réalisés dans les délais et maintenir les carnets d’entretien des véhicules et des groupes
• Orienter les véhicules sous garantie à Bamako pour l’entretien à CFAO Motors et ceux hors garantie vers les mécaniciens/garagistes de CARE ;
• S’assurer que les pièces administratives des véhicules et motos de la mission soient complètes, classées et à jour (cartes grises, assurances, contrôle technique et vignettes);
• Etablir un planning de renouvellement des pièces administratives ;
• S’assurer que les assurances sont adéquates par rapport à la durée des projets ;
• Classer la check-list de réception des nouveaux véhicules dans leur dossier ;
• Assurer que les fiches de mouvements sont correctement tenues, notamment le report correct des kilométrages et des utilisations privées
• Produire les rapports de garage pour les véhicules de Ségou et les analyses selon le canevas fourni par CARE USA;
• Recevoir et analyser les rapports des autres garages de CARE et préparer un rapport consolidé sur les constats les plus pertinents et les soumettre à la Directrice des opérations, people & culture pour investigation le cas échéant
• Conserver un classement de toute la documentation relative au garage (carnets de demandes de réparation, demande de carburant, etc.)
• S’assurer que les kits de premiers secours et de sécurité dans les véhicules sont complets (fiches de mouvement, trousse de premier secours, extincteur, triangles, etc.)
• Préparer le rapport mensuel & trimestriel du parc, il s’agit des motos, véhicules et groupes électrogènes (Total des kilomètres parcourus par la flotte/ Consommation moyenne de la flotte (km/L) / Total des coûts d’exploitation de la flotte (USD)/ Coût d’exploitation moyen de la flotte / km (USD)/ Disponibilité moyenne de la flotte (%)/ Utilisation moyenne de la flotte (%) /Total des incidents de la flotte)

Rôle 3 : Assurer les opérations de ravitaillement en carburant selon les procédures en vigueur – 15% de temps

• Suivre et contrôler le ravitaillement en carburant des véhicules et groupes électrogènes ;
• Recevoir les demandes de carburant dûment approuvées et/ou préparer les DA selon les besoins formulés par les projets et les transmettre à l’approvisionnement ;
• S’assurer que le processus de réapprovisionnement en carburant des TOMCARD;
• Assurer que les opérations de ravitaillement en carburant des véhicules dans d’autres stations-services que TOTAL NEGERNIES sont faites dans des situations exceptionnelles ;
• Conserver les TOMCARD dans un endroit avec accès limité ;
• Photocopier et classer les tickets de TOMCARD dès leur réception
• Réconcilier mensuellement les rapports de carburant provenant de la station-service avec les tickets fournis ou justification de carburant ;
• Préparer les demandes de paiement pour les factures en provenance des stations-services n’utilisant pas les TOMCARD
• Préparer les rapports mensuels d’approvisionnement en carburant des véhicules des projets à partir des TOMCARD tous produits.
• Renseigner le logiciel OSS

Rôle 4 : Gérer la facturation de l’utilisation des véhicules entre projets au niveau du bureau de Ségou – 15% de temps

• Faire une revue hebdomadaire des carnets de bord des véhicules pour assurer que leur remplissage est fait correctement avec toutes les informations pertinentes pour la facturation mensuelle ;
• Préparer et signer les ordres de mission à l’aller et au retour en indiquant correctement toutes les informations (personnes à bord, numéro de véhicule, FC/PID, dates etc.) et les classer ;
• Assurer que les demandes de mise à disposition de véhicule sont reçues dans un délai supérieur à 24h ;
• Facturer mensuellement les mises à disposition des véhicules en respectant les notes de services y afférentes et s’assurer de la validation par le responsable de budget locataire/attributaire des codes budgétaires ;
• Facturer mensuellement l’utilisation des véhicules entre projets ;
• Facturer l’utilisation privée des véhicules par le personnel ;
• Préparer un rapport trimestriel d’utilisation privée des véhicules par le personnel expatrié
• Maintenir un classement des factures de mise à disposition 

Rôle 5 : Gérer les réceptions des biens livrés au bureau de Ségou – 20% de temps 

• Remplir correctement et signer tous les documents internes qu’exigent les procédures de CARE en matière de réception et dans les délais opportuns et dans le système OSS;
• Vérifier et rapprocher la quantité et la qualité des marchandises réceptionnées avec les bons de livraison des fournisseurs et les bons de commande ;
• Etablir le GRN conformément à l’article ou la prestation reçue. Mentionner sur le GRN tout élément concernant la qualité des équipements reçus et le respect des délais convenus avec le fournisseur ;
• Faire approuver les GRN par personnes dument autorisées (Directrice des Opération et PC ou toute autre personne désignée pour les biens ou le responsable de budget pour les prestations de service et consultations).
• Pour les responsables de budget non présents au bureau de Ségou, obtenir une approbation par email du GRN.
• Saisir le GRN dans Peoplesoft
• Etablir systématiquement un PRF Réception pour les équipements d’une valeur supérieure à 5000 $ et le faire approuver par la Directrice des Opérations et PC et faire la mise à jour du registre dans le logiciel OSS.
• Se faire assister, si nécessaire, par les mécaniciens, l’informaticien ou tout autre spécialité, dans la détermination de la qualité des équipements ou prestations nécessitant une expertise complémentaire ;
• Utiliser la check-list de réception des nouveaux véhicules pour vérifier la conformité des nouveaux véhicules avec la commande et des documents administratifs ;
• Centraliser toute la documentation d’approvisionnement, y adjoindre le GRN approuvé et transmettre à la Comptabilité pour paiement. Suivre les transmissions à travers un registre ;
• Faire un classement de tous les documents de réception et d’expédition (GRN).

Rôle 6 : Gérer le registre des Assets/ Equipements de CARE Mali – 15% de temps

• Affecter un numéro d’inventaire chronologique à tous les MMEs achetés par CARE ;
• Apposer systématiquement les étiquettes de CARE sur tous les équipements et faire le suivi avec les bureaux régionaux ;
• Mettre à jour le registre dans les 72 h suivants la réception d’un PRF ;
• Maintenir à jour la base de données de l’inventaire des MMEs de toute la mission, en conformité avec les procédures de CARE ;
• Classer toutes les copies des PRF relatifs aux biens du patrimoine (réception, transfert et liquidation) ;
• Suivre les mouvements des équipements entre les bureaux de CARE ainsi que les équipements alloués aux partenaires pendant la durée de vie des projets ;
• Communiquer les mouvements des MMEs entre les différents emplacements (Résidences, bureaux de la Direction, Bureaux régionaux) à la logisticienne chargée des réceptions des biens afin qu’elle prépare les PRF transfert/liquidation (à enlever) dans OSS
• Superviser la tenue correcte de tous les registres d’inventaire secondaire au niveau des bureaux régionaux ;
• Participer à la préparation du rapport annuel des MMEs destiné à CARE Atlanta ;
• Veiller à ce que les bureaux régionaux envoient leurs rapports mensuels sur les MMEs, en y mentionnant les nouveaux matériels achetés localement et qui doivent recevoir un numéro, ainsi que le lot de matériels cassés, perdus, etc. ; Réconcilie avec le registre principal ;
• En collaboration avec le superviseur et le service comptable réconcilier trimestriellement semestriellement le registre du patrimoine avec le Grand Livre dans PeopleSoft pour assurer que les informations dans le registre du patrimoine sont complètes ;
• Faire les investigations qui résultent de l’inventaire annuel et mettre à jour le registre dans les délais opportuns ;
• Assurer le remplissage et la mise à jour régulière de la petite base de données des consommables (équipement d’une valeur inférieure à 500$).

Rôle 7 : Gestion des performances du personnel  – 10% de temps       

• Préparer et réviser au temps opportun la description de poste des chauffeurs et mécaniciens et les orienter dans leur travail ;
• Former les chauffeurs et mécaniciens sur les politiques et procédures de CARE liées à leur travail ;
• Assister les chauffeurs et mécaniciens dans la définition de leurs objectifs annuels ;
• Faire des réunions hebdomadaires de planification et définir les priorités de la semaine ;
• Superviser et suivre régulièrement les performances du personnel placé sa tutelle ;
• Préparer les rapports d’évaluation des performances des chauffeurs et mécaniciens ;

AUTONOMIE ET AUTORITE

Le titulaire de ce poste est supervisé par la Chargée d’Administration Senior qui définit ses priorités et l’assiste dans la définition des grandes lignes de son travail. Il/elle gère les réceptions, les ravitaillements en carburant et en pièces détachées et le garage. Toutes les correspondances destinées à l’extérieur de CARE préparées par le chargé du poste doivent être obligatoirement approuvées par la Chargée de l’Administration Senior.

Dans l’exercice de ses fonctions, il/elle rapporte toutes les anomalies constatées à son superviseur et au personnel approprié, notamment les gestionnaires de budget.

Le titulaire du poste peut proposer de nouvelles procédures ou systèmes à la Direction, et ce en ligne avec les politiques et procédures des bailleurs et de CARE.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Le titulaire du poste doit être en mesure de travailler de façon indépendante. Il/elle est basé(e) à Ségou. Il/elle peut travailler en dehors des heures normales de service pour satisfaire les exigences de qualité et de délais de CARE.

QUALIFICATION ET EXPERIENCE

• Etre titulaire d’un diplôme de niveau au moins BAC + 2 en gestion ou dans un domaine technique ou une expérience équivalente.
• Une expérience professionnelle d’au moins deux (02) ans en Logistique
• Une excellente expression orale et écrite en français. L’anglais est un atout.
• Une bonne connaissance des logiciels de traitement de texte et comptable
• D’excellentes aptitudes de communication
• Aptitude à maintenir de bonnes relations professionnelles avec ses collaborateurs
• Etre d’une grande intégrité morale

Mentionner sur l’enveloppe ou dans l’objet de votre message « Poste : UN– E ASSISTANT (E) OPERATION.

Les dossiers de candidature comprenant : une demande manuscrite, un curriculum vitae détaillé, une lettre de motivation, une copie certifiée des attestations de diplômes et attestations de travail + 3 références professionnelles, doivent parvenir sous pli fermé  à la Direction de CARE Mali à Korofina Nord Bamako BP : 1766, Tel 20.24.22.62/ 20.24.91.37 Fax : 20.24.75.32 Porte 368, Rue 110 au plus tard le 02 aout  2022 dans nos bureaux régionaux ou à l’adresse suivante : mli.recrutement@care.org

NB :

SEUL LES DOSSIERS MENTIONNES « UN– E ASSISTANT (E) OPERATION » à l’objet SERONT PRIS EN COMPTE

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

CARE Mali jouit d’une excellente réputation nationale et internationale pour son sérieux et son professionnalisme et combat activement toute fraude ou tentative de fraude et toute corruption ou tentative de corruption.