1. Référence de la publication : EuropeAid/123837/D/SER/ML
2. Procédure : Appel d’offre restreint international
3. Programme : FED
4. Financement : Convention de financement 9ème FED : Programme d’Appui à la Réforme Administrative et à la Décentralisation (PARAD)
5. Pouvoir adjudicateur : Ministère des Affaires Étrangères et de la coopération Internationale, Ordonnateur National du FED, Bamako, Mali.
SPÉCIFICATIONS DU MARCHE
6. Objet du marché : Marché d’assistance technique pour la Réforme de l’État auprès du Commissariat au Développement Institutionnel
7. Description du marché : L’objectif global du programme d’Appui à la Réforme Administrative et à la Décentralisation (PARAD) de la Commission européenne est de contribuer à la mise en œuvre du Programme de Développement Institutionnel (PDI) complété par le Document Cadre de Politique Nationale de Décentralisation (DCPND) du Gouvernement de la République du Mali.
Dans le cadre du Programme de Développement Institutionnel (PDI), le PARAD entend apporter un appui substantiel aux 6 axes stratégiques retenus par le Gouvernement malien :
(1) la réorganisation de l’État central autours des missions stratégiques d’impulsion, de conception et de contrôle ;
(2) l’amélioration des méthodes et procédures de gestion des affaires publiques avec un renforcement de l’efficacité et la transparence dans la prestation des services publics ;
(3) le renforcement de la déconcentration de telle sorte que les services déconcentrés constituent un relais territorial fiable de l’État central pour la mise en œuvre des politiques publiques et remplissent efficacement leur rôle d’appui-conseil aux collectivités territoriales ;
(4) la consolidation de la décentralisation par le renforcement des capacités de prestation et de services des collectivités territoriales et par le développement des capacités de pilotage stratégique de la décentralisation aux niveaux central, régional et local ;
(5) la valorisation et le renforcement des ressources humaines dans les administrations ;
(6) la communication et les relations avec les usagers en plaçant celui-ci au centre de l’action publique.
Le présent avis de marché concerne la mise en place d’une assistance technique longue durée et courte durée pour la réforme de l’État auprès du Commissariat au développement institutionnel pour contribuer à la mise en œuvre des 6 axes stratégiques du Programme de Développement Institutionnel.
Cette assistance technique consistera en :
o 1 assistant(e) technique auprès du Commissariat au Développement Institutionnel (CDI) basé(e) à Bamako pour une durée de trois années en appui-conseils au Directeur du CDI ainsi qu’auprès du panel des bailleurs en matière de réforme institutionnel chargé du suivi-évaluation du Programme de Développement Institutionnel (PDI). Les principales missions sont les suivantes :
– appui général au Commissariat au Développement Institutionnel (CDI) : planification et coordination des activités de mise en œuvre du Plan Opérationnel du Programme de Développement Institutionnel (PO PDI) et du Programme d’Appui à la Réforme Administrative et à la Décentralisation (PARAD), coordination des acteurs (dont le réseau des points focaux sur toute l’étendue du territoire), identification des besoins définition des tâches et moments d’intervention de l’assistance technique ponctuelle, coordination et suivi de ses prestations, suivi-évaluation des activités, formulation par l’analyse, la rédaction de notes et la participation à diverses réunions) de tous avis techniques tendant à la bonne réalisation du programme ainsi que toute tâche pour laquelle son expertise est requise dans le cadre de la mise en œuvre du PO PDI et du PARAD ;
– gestion de l’appui budgétaire et institutionnel de la Commission européenne : rôle de « veille » en matière de respect des délais, procédures et conditionnalités, appui à l’élaboration des différents rapports d’activités (trimestriels, semestriels et annuels) ainsi qu’à la documentation en vue des réunions des instances de suivi (Comité de pilotage, CC/PDI, CS/PDI) et de la Revue annuelle, appui à l’élaboration des devis-programmes, appui à l’identification des missions d’assistance technique ponctuelle et des études à réaliser (spécialité, moments et durée d’intervention) ainsi qu’à l’élaboration de leurs termes de référence et aux suivis de ces missions ponctuelles et de ces études ;
– appui à la communication sur le Programme en direction des usagers, des acteurs et des partenaires au développement : appui à la conception de la communication (identification des cibles, adaptation des messages aux cibles), documentation pour les réalisateurs des supports et campagnes de communication, contribution à l’information des partenaires au développement et appui à la préparation et à la tenue régulière des panels.
o Mise à disposition d’un pool d’experts court terme estimé à 21 hommes mois sur une durée de 3 ans avec prolongation éventuelle d’une année permettant d’apporter de manière ad hoc, sur demande du maître d’ouvrage, des expertises spécifiques sur les domaines pointus liés à la réforme de l’État : les besoin en assistance technique court terme auprès du CDI basée à Bamako concernent au minimum :
– un spécialiste multisectoriel en formation : capable d’assurer la supervision de l’élaboration d’outils didactiques, de programmes de formation, de formations de formateurs ainsi que des actions ponctuelles de formation dans des domaines divers, ,il doit méthodologiquement être en mesure de bâtir des actions de formation en direction de plusieurs publics, dont prioritairement le CDI, mais aussi les services centraux comme déconcentrés concernés par la réforme ;
– un expert financier : capable de contribuer à l’élaboration et la mise en place d’outils de suivi permanent de l’exécution financière du programme. Il doit en outre doter le CDI et les structures en charge de la mise en œuvre de la réforme, d’outils d’aide au montage des dossiers d’appel d’offres, passation et suivi des marchés (tableaux de bord, modèles-types…) ;
– un spécialiste en communication et en animation sociale : expert en communication, ayant une expérience appliquée à l’implantation de réformes institutionnelles, sachant concevoir et animer des campagnes de communication en direction de publics très différents (dont usagers, administrateurs, professionnels centraux et déconcentrés, élus locaux) et connaissant particulièrement le potentiel des différents supports médiatiques et leur adaptation aux types de message et de publics.
o Assistance technique en back-stopping : le nombre et la diversité des tâches attendues de l’AT permanent du CDI comportent le risque d’une conduite du travail fragmentée. Un appui quant à la vérification et au maintien des grandes orientations (ou à l’inverse à leur rectification en fonction des expériences) semble donc pertinent. Il prendra la forme d’une assistance technique périodique chargée de l’appui au maintien en perspective des activités dans le cadre de l’informatisation et de la réforme de l’État, de ses priorités et des évolutions qu’elle implique, ainsi qu’à la mise en place d’une stratégie d’harmonisation du PDI et des autres programmes (PRODEC, PRODESS, différents programmes du Ministère des Finances), une attention particulière étant portée au Cadre Stratégique de Lutte contre la Pauvreté (CSLP). Encadrement de l’assistance technique dans ce sens et suivi externe de la mise en œuvre de la convention de financement dans le domaine de la réforme de l’État à raison de 2 missions de 10 jours ouvrables chacune par an sur une durée de trois ans.
Les prestations de cette assistance technique se dérouleront principalement à Bamako, mais, des missions et des visites de terrain à l’intérieur du Mali auront lieu en fonction des nécessités de service. Aussi, l’attention est attirée sur le fait que certaines régions reculées et enclavées présentent des conditions sociales, logistiques et climatiques difficiles.
8. Nombre et Intitulé des lots
9. Budget maximal disponible : 940.000 euros
10. Prestations additionnelles éventuelles : L’administration nationale concernée veillera à mettre à la mise disposition de l’assistance un local fonctionnel pour la réalisation de leurs prestations.
Les prestations d’AT comprennent l’acquisition et le fonctionnement de véhicules de service pour les AT ainsi que les frais forfaitaires classiques liés à la mise à disposition d’une assistance technique.
CONDITIONS DE PARTICIPATION
11. Éligibilité : La participation au marché est ouverte, à égalité de conditions :
– aux personnes physiques, sociétés ou entreprises, organisme publics ou à participation publique des États ACP des États membres de l’Union européenne, à l’exclusion des 10 nouveaux États membres ;
– aux sociétés coopératives et autres personnes de droit ou de droit privé des États membres de l’Union européenne, à l’exclusion des 10 nouveaux États membres ;
– à toute entreprise commune ou groupement d’entreprises ou de sociétés des États ACP et/ou des États membres de l’Union européenne, à l’exclusion des 10 nouveaux États membres.
Cette règle de nationalité s’applique également aux experts proposés par les sociétés prestataires de services.
12. Candidature : Toute personne physique ou morale éligible (au sens du point 11 ci-dessus) ou groupement de ces personnes (consortium) peut soumettre sa candidature.
Un consortium peut être un groupement permanent doté d’un statut juridique ou un groupement informel créé aux fins d’un appel d’offres spécifique. Tous les membres d’un consortium (c’est-à-dire, le chef de file et tous les autres membres) sont conjointement et solidairement responsables devant le pouvoir adjudicateur.
La participation d’une personne physique ou morale inéligible (au sens du point 11) entraînera l’élimination automatique de la candidature concernée (notamment, de la candidature de l’ensemble du consortium, dans le cas où cette personne ferait partie d’un consortium).
13. Nombre de candidatures : Une personne physique ou morale ne peut soumettre plus d’une candidature (cela vaut également pour toutes les personnes morales faisant partie du même groupe du point de vue du droit), quelle que soit la forme de sa participation (comme entité juridique individuelle ou comme chef de file ou membre d’un consortium présentant une candidature). Dans le cas où une personne physique ou morale soumettrait plus d’une candidature (cela vaut également pour toutes les personnes morales faisant partie du même groupe du point du droit), toutes les candidatures auxquelles cette personne participe (et toutes les personnes morales faisant partie du même groupe du point de vue du droit) seront éliminées).
14. Interdiction des alliances entre des candidats retenus sur la liste restreinte : Toute offre reçue de la part de soumissionnaires comprenant des sociétés autres que celles mentionnées sur les formulaires de candidature ayant servi ayant servi à l’établissement de la liste restreinte sera éliminée de la présente procédure restreinte. Les candidats invités à soumissionner ne peuvent ni s’associer entre eux ni établir des relations subcontractuelles concernant le marché en question.
15. Situations d’exclusion : Dans le formulaire de candidature, les candidats doivent attester sur l’honneur qu’ils ne se trouvent dans aucune des situations visées au point 2.3.3. du Guide pratique des procédures contractuelles applicables aux actions extérieures de la CE.
16. Possibilités de sous-traitance : La sous-traitance n’est pas autorisée.
17. Nombre de candidats invités à soumissionner : Le nombre de candidats devant composer une liste restreinte est de 4 au minimum et de 8 au maximum.
CALENDRIER PRÉVISIONNEL DES OPÉRATIONS
18. Date prévue d’envoi des invitations à soumissionner :Novembre 2006
19. Date prévue de commencement de l’action : 1er trimestre 2007
20. Durée initiales du marché et prorogation éventuelle : Durée initiale du marché : 3 ans
Prolongation éventuelle.
CRITERES DE SÉLECTION ET D’ATTRIBUTION
21. Les critères de sélection suivants seront appliqués aux candidats. Dans le cas ou les candidatures seraient soumises par un consortium, ces critères de sélection s’appliqueront au consortium dans son ensemble :
1) Capacité économique et financière du candidat (à préciser en fonction de la rubrique 3 du formulaire de candidature)
Ces critères permettent de s’assurer que le candidat (ou le consortium dans son ensemble en cas de candidature soumise par un consortium) :
o ne sera pas économique dépendant du pouvoir adjudicateur au cas où le marché lui serait attribué ; et
o a une situation financière suffisamment stable pour donner suite au marché proposé.
a) Critère de référence A : Le chiffre d’affaires annuel moyen des 3 dernières années, y compris l’exercice en cours, du candidat doit être au moins égal 2.000.000 euros ;
b) Critère de référence B : La trésorerie et les équivalents de trésorerie de début et de fin d’exercice sont, globalement, excédentaires.
2) Capacité professionnelle du candidat (à préciser en fonction des rubriques 4 et 5 du formulaire de candidature)
Ce critère permet de s’assurer que le candidat (ou le consortium dans son ensemble en cas de candidature soumise par un consortium) :
o possède les ressources humaines et les compétences lui permettant de donner suite au marché proposé ;
o n’est pas un prestataire sans réelle compétence dans les domaines liés au marché, mais qui se contente de trouver et de proposer des experts répondant à la description de projet.
a) Critère de référence A : Le total du personnel permanent de Formation supérieure pour les domaines en rapport avec le marché (réforme de l’État, déconcentration) est au minimum de 2 au siège (pour chacun des 3 exercices demandés).
b) Critère de référence B : Le total du personnel permanent est au minimum de 7 au siège (pour chacun des 3 exercices demandés).
3) Capacité technique du candidat (à préciser en fonction des rubriques 5 et 6 du formulaire de candidature)
Ce critère permet de vérifier si le candidat (ou le consortium dans son ensemble en cas de candidature soumise par un consortium) possède ou non les compétences et l’expérience lui permettant de donner suite au marché proposé ;
a) Critère de référence A : Le candidat a, au cours des quatre dernières années, géré au moins 2 contrats d’Assistance Technique longue durée (1 an minimum) dans des domaines de la réforme de l’État et de la déconcentration en rapport avec le marché.
b) Critère de référence B : Le candidat a, au cours des quatre dernières années, exécuté au moins 4 études (identification, évaluation…) dans les domaines de l’informatique en rapport avec le marché.
Si le nombre de candidatures éligibles satisfaisant à l’ensemble des critères de sélection est supérieur à huit, les atouts et faiblesses des applications de ces candidats doivent être réexaminées pour identifier les huit meilleures candidatures pour l’appel d’offres. Le seul élément qui sera pris en considération dans ce réexamen est le suivant :
Critère de comparaison : Nombre de contrat d’Assistance Technique longue durée dans des domaines en rapport avec le marché depuis 2000 jusqu’à l’année 2006 incluse.
22. Critères d’attribution : Ces critères sont précisés dans le dossier d’appel d’offres annexé à la lettre d’invitation à soumissionner qui sera envoyée aux candidats retenus sur la liste restreinte.
CONSTITUTION DE LA CANDIDATURE
23. Date limite de remise des candidatures : Le 18 octobre 2006 à 16 h 00.
Toute candidature reçue après la date limite sera écartée.
24. Modalités de présentation des candidatures et renseignements à fournir : Les candidatures doivent être rédigées uniquement au moyen du formulaire de candidature standard (disponible à l’adresse internet suivante :
https://europa.eu.int/comm/europeaid/index_fr.htm)
Les dispositions et le modèle doivent être strictement respectés.
Toute candidature qui n’observe pas ces dispositions sera automatiquement éliminée. Tout document supplémentaire (brochure, lettre, etc.) joint à la candidature ne sera pas pris en considération.
25. Modalités d’envoi des candidatures : Les candidatures doivent être exclusivement transmises au pouvoir adjudicateur :
o Par porteur (notamment les services de messagerie express) déposant directement la candidature auprès de l’autorité contractante, contre accusé de réception signé et daté, à l’adresse suivante :
Ministère des Affaires Étrangères et de la Coopération Internationale
Ordonnateur National du FED, Direction de la Coopération Internationale (Cellule CONFED)
Quartier Koulouba, Bamako, République du Mali
Tél. : (00 223) 222 98 20/fax (00 223) 222 45 34
E.mail : confed@afribone.net.ml
L’intitulé du marché et le numéro de l’avis de marché (voir rubrique 1 ci-dessus) doivent figurer lisiblement sur l’enveloppe contenant la candidature et doivent être mentionnés dans toute correspondance ultérieure avec le pouvoir adjudicateur.
Les candidatures soumises de toute autre façon ne seront pas prises en considération.
26. Modification ou retrait des offres : Les soumissionnaires peuvent modifier ou retirer leur offre moyennant une notification écrite avant la date limite de remise des offres. Aucune offre ne saurait être modifiée après ce délai.
La notification de modification ou de retrait doit être rédigée et présentée conformément à la clause 25. L’enveloppe extérieure doit porter la mention « modification » ou « retrait », selon le cas.
27. Langue opérationnelle : Toutes les communications par écrit pour cette procédure d’appel d’offres et contrat doivent être en langue française.
28. Autres renseignements
29. Date de publication de la prévision de marché correspondante :Avis de pré-information n° EuropeAid/123837/D/SER/ML publié dans le Journal Officiel S. 139 du 26.07.06 et sur le site internet
https://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/fed/b fr.htm
30. Base juridique : Accord ACP-UE de Cotonou, signé le 23 juin 2000.
Décision N° 2/2002 du Conseil des Ministres ACP-CE du 7 octobre 2002 concernant la mise en œuvre des articles 28, 29 et 30 de l’annexe IV de l’Accord de Cotonou et son annexe.