Contexte

La vision d’Oxfam pour le Mali est : « Un Mali pacifié, où les inégalités et les injustices sociales sont réduites, afin que les femmes, les hommes, les filles et les garçons exercent et jouissent pleinement de leurs droits »

Pour réaliser cette vision, trois Objectifs Stratégiques sont définis :

• La Résilience des communautés et moyens d’existence durables ;
• La Bonne Gouvernance, paix et participation citoyenne ;
• Et l’Accès aux services sociaux de base.

Egalement, au cœur de la Stratégie Pays d’Oxfam au Mali se trouve l’Influence, le plaidoyer ainsi que l’équité de Genre pour la réduction de la vulnérabilité des communautés face aux chocs internes et externes et de l’injustice de la pauvreté. Nos programmes contribueront à réduire la marginalisation économique des femmes et à promouvoir leur pleine participation au développement du Mali.

But du Poste

Le ou la chargé (e) de l’archivage (tant physique qu’électronique) a comme tâches de garantir et contrôler l’accès sur le long terme à l’information organique et de faire connaître ce patrimoine. Il/Elle est le gardien des archives dont il/elle a la charge, il/elle en assume la diffusion et la valorisation

Responsabilités et Tâches Responsabilité

Concevoir et mettre en place le système d’archivage physique et électronique pour la mission

• Contrôler les documents collectés, assister les producteurs d’information dans la création et le classement de leurs dossiers d’activité (activités de conseil et de formation : se familiariser avec les principaux documents de gestion d’OXFAM Mali et leurs circuits de traitement) ;
• Evaluer les dossiers, au terme de leur délai de conservation, organiser l’élimination des dossiers sans valeur archivistique et verser aux archives historiques tous les dossiers dont on a déterminé qu’ils ont une valeur archivistique : Comprendre et appliquer les directives d’OXFAM en la matière, et s’aligner avec le délai légal de destruction des documents comptables et financiers au Mali, séparer les archives à détruire de ceux à garder ;
• Préserver, protéger les dossiers de tout ce qui pourrait menacer leur intégrité, que ce soit des détériorations dues à des causes naturelles (feu, dégâts des eaux, micro-organismes, etc.) ou des actes de malveillance, les conserver sur le long terme),
• Mettre en place un système de centralisation de tous les documents de l’organisation à Bamako.

Assurer le classement des documents

• Administrer et gérer le local des archives, en particulier les ressources financières, matérielles (achat de matériel de reconditionnement) et immobilières (gestion des locaux et espaces de stockage) ;
• Communiquer sur l’utilisation des archives : rendre matériellement et intellectuellement possible la consultation du contenu des documents, en faisant connaître l’existence de ceux-ci, en fournissant des renseignements à leur sujet, en publiant les plus intéressants, en faisant reproduire et diffuser les plus fragiles ou les plus demandés ce en tenant compte du niveau de sensibilité des documents archivés ;

Faire le suivi des sorties et entrées des documents

• S’assurer de la mise à disposition des pièces comptables et tous autres documents demandés par les auditeurs ou tout autre personnel lors des audits externes, internes et tout autre projet
• S’assurer que tout document sorti lors des audits externes est reclassé
• S’assurer que l’accès du local d’archivage est strictement interdit à tout autre personnel.
• Mettre en place un traitement archivistique : reconditionner et décrire le contenu des dossiers en élaborant des instruments de recherche afin qu’on puisse retrouver facilement l’information dont on a besoin : Classer, sur les étagères existantes ou dans des cartons appropriés, par année tous les documents retenus pour archivage (finance-Administration Générale —Programmes-RH) ;
• Conduire un audit des archives existantes et développer une liste de document manquant. Elaborer des rapports d’archives indiquant le statut de chaque document dans le local périodiquement.

Assumer d’autres tâches sur demande de la hiérarchie

Critères de mesure de performance :

• Des documents classés, préservés et tenus selon leur contexte historique et administratif ;
• Une consultation rapide et simple des documents archivés
• Un local bien entretenu et à l’abri des détériorations ;

Conditions de travail

Le ou la chargé (e) de l’archivage doit être en mesure de travailler de façon indépendante et en dehors des heures normales de service pour satisfaire les exigences de qualité et délais de la présente mission.

Il/elle sera basé(e) à Bamako. Cependant, il/elle sera amené(e) à effectuer des visites dans les bureaux régionaux de OXFAM Mali pour la collecte de documents, à concurrence de 20% de son temps, au minimum. Elle ou il travaillera en étroite collaboration avec l’administration, les ressources humaines, les finances et les programmes.

Qualifications et compétences

• Un diplôme universitaire,
• Une Expérience en Archivage d’au moins deux ans ;
• Une bonne connaissance de l’outil informatique
• Un bon esprit d’équipe et une rigueur dans le travail ;
• Très bonne connaissance de la langue française et une connaissance professionnelle de la langue anglaise
• Excellentes aptitudes de communication ;
• Aptitude à maintenir de bonnes relations professionnelles avec ses collaborateurs,
• Grande intégrité morale et confidentialité.

Oxfam’s Values